Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مدرسة طلائع الغد النموذجية الاهلية عن سكرتير متفرغ للانضمام إلى فريقها في تبوك. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير والإدارة، مما يضمن سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

الغرض من الوظيفة

يُعد شاغل هذه الوظيفة حجر الزاوية في دعم العمليات اليومية للمدرسة، حيث يساهم في تنظيم المهام الإدارية الأساسية. يشمل ذلك إدارة الاتصالات، تنظيم الوثائق، والمساعدة في تنسيق المشاريع لضمان تحقيق الأهداف الإدارية بكفاءة عالية ودعم المدير والإدارة بشكل مباشر.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات، بما في ذلك ما يُملى، بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقاً للمعايير المكتبية المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وإعداد جدول الأعمال الخاص بها.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وميسر للوصول.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• مهارات ممتازة في تدوين الملاحظات والكتابة السريعة (الاختزال).
• القدرة على تنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية.
• مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية باللغة العربية.

بيئة العمل

تتوفر هذه الوظيفة بدوام كامل في مقر مدرسة طلائع الغد النموذجية الاهلية بمدينة تبوك. يعمل السكرتير ضمن بيئة تعليمية داعمة، ويتعاون بشكل وثيق مع الإدارة والزملاء لضمان تحقيق الأهداف المشتركة للمؤسسة.

التقديم للوظيفة

ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للانضمام إلى فريق عملنا في مدرسة طلائع الغد النموذجية الاهلية.