Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث شركة الكيان للديكور عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية. تتطلب الوظيفة خبرة تتراوح بين 0-1 سنة، وهي فرصة مثالية للمحترفين الطموحين لبدء مسيرتهم المهنية في بيئة ديناميكية.

الهدف من الدور

يتمثل الهدف الأساسي لدور السكرتير في دعم المدير أو الإدارة من خلال تنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية. يشمل ذلك إدارة الاتصالات، وتنظيم الوثائق، وتنسيق المشاريع الأساسية، وإدارة الجداول الزمنية، مما يساهم في تعزيز الكفاءة التشغيلية للمكتب.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بسرعة، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وآمن.

المؤهلات والخبرات

• خبرة تتراوح بين 0-1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في جدة، مكة المكرمة، ضمن فريق شركة الكيان للديكور. ستعمل في بيئة مكتبية داعمة، حيث تتاح لك الفرصة لتطوير مهاراتك الإدارية والمساهمة في نجاح العمليات اليومية للشركة.

التقديم للوظيفة

إذا كنت تمتلك المؤهلات والخبرات المطلوبة، وتتطلع إلى فرصة للانضمام إلى فريق شركة الكيان للديكور، ندعوك للتقديم لهذه الوظيفة.