مساعد إداري

المهام والمسؤوليات:

1. تسجيل وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
2. تصنيف وحفظ وأرشفة وثائق المشروع ورقيًا وإلكترونيًا.
3. متابعة حالات المستندات والملاحظات والردود مع الأطراف ذات العلاقة.
4. التأكد من تداول أحدث نسخة من الوثائق والمخططات.
5. تحديث سجلات الوثائق وإعداد تقارير المتابعة الدورية.
6. تنظيم محاضر الاجتماعات والتقارير والعقود وأوامر العمل.
7. المحافظة على سرية الوثائق وسلامة الملفات.
8. التنسيق مع فريق المشروع والمقاولين وجهاز الإشراف.

المتطلبات:

1. درجة البكالوريوس في تخصص مناسب.
2. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في ضبط الوثائق، ويفضل ضمن مشاريع الإنشاءات أو إدارة المرافق.
3. إجادة اللغة العربية قراءةً وكتابةً.
4. مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
5. إجادة برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel وWord وOutlook.
6. خبرة في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية، مثل Aconex أو SharePoint.
7. الدقة، والتنظيم، والقدرة على متابعة عدة مهام في وقت واحد.