وظائف مساعد إداري في جدة

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام.
• تطوير وصيانة نظام الأرشفة.
• طلب مستلزمات المكتب والحفاظ على مخزون المستلزمات.
• تقديم الدعم العام للزوار والإجابة على الأسئلة والطلبات.
• البحث وإنشاء العروض التقديمية.
• إنتاج التقارير وإدارة مواعيد الموظفين.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وتنسيق إجراءات المكتب.

• درجة البكالوريوس.
• من 1 إلى 2 سنة من الخبرة كمساعد إداري أو ما يعادلها.
• معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكتب.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.

• بيئة عمل حديثة وصديقة للعائلة.
• الاندماج في فريق شاب وديناميكي.
• مهام تتسم بالتحدي مع مسؤولية شخصية وفرص للتطوير الشخصي.

• رابط اللوائح: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع السلطات، والمساعدة في طلبات تصاريح الأعمال، وضمان الامتثال للتحديثات.
• إدارة العقود: الحفاظ على عقود العملاء والخدمات من الأطراف الثالثة، وتتبع الجداول الزمنية، وضمان إمكانية الوصول إلى الوثائق.
• اللوجستيات وتنسيق العملاء: تخطيط اللوجستيات لجمع وتسليم الطلبات، وتنسيق الخدمات مع العملاء لتلبية احتياجاتهم.
• إدارة العطاءات والمشتريات: دعم إعداد العطاءات والتقديمات مع الحفاظ على سجلات مفصلة.
• التقارير والفواتير: إعداد شهادات العلاج الشهرية وإدارة الفواتير للخدمات المتخصصة.

• التعليم: درجة في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: من 2 إلى 4 سنوات في الإدارة أو الامتثال أو تنسيق العملاء.
• المهارات: مهارات تنظيمية قوية، إتقان في Microsoft Office، مهارات اتصال ممتازة بالإنجليزية والعربية، الانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة المعلومات السرية.

• الدعم الإداري: إدارة العمليات اليومية للمكتب وتقديم المساعدة الإدارية العامة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات (إلكترونية ونسخ ورقية).
• مراقبة وطلب مستلزمات المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.

• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى بشكل احترافي.
• العمل كنقطة اتصال بين الموظفين والإدارة والشركاء الخارجيين.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر.
• إدارة التقاويم وتنظيم مكالمات/اجتماعات المؤتمرات.

• تقديم الدعم الاحتياطي للموظفين الإداريين الآخرين عند الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات للزيارات وطلبات الزوار.

• مراجعة وتسوية تقارير النفقات لضمان الدقة والامتثال.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة.
• سنة واحدة أو أكثر في الإدارة.
• خبرة إدارية احترافية.
• الطلاقة في الإنجليزية والعربية.

• درجة البكاليوس أو ما يعادلها.
• 2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في الإدارة أو إدارة المكاتب.
• إجادة قوية في برامج MS Office (وورد، إكسل، باوربوينت).
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• دقيق ومبادر مع قدرات قوية في اتخاذ القرار.

• تقديم الدعم الإداري للإدارة.
• تتبع وصيانة الوثائق الأساسية، بما في ذلك تأشيرات العمل وسجلات الهوية.
• إدارة طلبات وتجديدات تصاريح المطار.
• التنسيق مع الموردين لضمان تسليم الإمدادات في الوقت المناسب.
• إعداد تصاريح بوابة الأمن.

• استقبال الزوار وتحديد غرض زيارتهم.
• إدارة وإعداد الردود على المراسلات الروتينية.
• توثيق محاضر الاجتماعات والتعامل مع جميع البريد الوارد والصادر.
• إنشاء وصيانة أنظمة الملفات لمستندات متنوعة.
• إعداد المراسلات والتقارير باستخدام برامج المكتب.
• التواصل بفعالية مع الضيوف والموظفين، مع الحفاظ على الاحترافية في جميع الأوقات.

• مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات الملكية.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية.
• الإلمام بمعدات المكتب القياسية.
• الالتزام بقيم ماريوت وتقديم خدمة استثنائية.

مساعد إداري (1 مساءً - 9 مساءً، عطلة الجمعة)

نحن نبحث عن مساعد إداري لإدارة المراسلات، وتنظيم الملفات، وتحديد المواعيد، ودعم العمليات اليومية للمكتب.
المتطلبات: مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والإلمام بـ مايكروسوفت أوفيس.
الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية
التوقيت: 1:00 مساءً - 9:00 مساءً | عطلة الجمعة