Senior Office Manager📣 إعلان

نبذة عن الدور

تبحث شركة عبد اللطيف جميل عن مدير مكتب أول ذي تنظيم عالٍ واستباقي للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. سيساهم هذا الدور بدوام كامل بشكل أساسي في ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة وكفاءة، وتقديم دعم إداري شامل للمدير وشخصيات إدارية أخرى.

مسؤوليات الدور

• الرد على استفسارات المدير، ومتابعتها، وتفويضها إلى المرؤوسين المناسبين نيابة عنه.
• تحديد المواد المطلوبة للاجتماعات والحصول عليها من مصادر مختلفة، وجمع وتجميع البيانات للتقارير والإحصائيات بناءً على تعليمات شفهية.
• تنفيذ المهام الإدارية الروتينية، واتخاذ القرارات اليومية اللازمة لدعم الأنشطة وضمان التدفق السلس للعمل والمعلومات.
• طباعة جميع الأعمال السرية للمدير، والمديرين الآخرين، والمرؤوسين، مع ضمان الحفاظ على السرية التامة.
• صيانة والتحكم في الملفات والبيانات والرسائل والتقارير الحساسة أو السرية للغاية، مع تقييد الوصول إليها على الموظفين المصرح لهم فقط.
• استلام وتسجيل الملفات الحساسة، والرسائل السرية، والتقارير من الإدارة العليا، والزملاء، والمصادر الخارجية.
• صياغة أو إرسال ردود على الاستفسارات الروتينية، وصياغة ردود على الاستفسارات غير الروتينية، باتباع تعليمات المشرف المباشر.
• تنسيق الأنشطة اليومية للمدير، بما في ذلك إدارة الجداول اليومية، والتذكيرات بالاجتماعات، والمواعيد الأخرى.
• إجراء ترتيبات السفر والفنادق وغيرها للاجتماعات والزيارات، بما في ذلك حجز التذاكر والمواصلات.
• فرز وتحديد أولويات جميع المراسلات والتقارير، وتحديد مدى إلحاح الردود، وإحالة البنود التي تتطلب اهتمامًا شخصيًا فوريًا، مع إحالة البنود الضرورية إلى المرؤوسين الآخرين ومتابعة الردود.
• تنسيق وإنشاء وإعداد التقارير للمدير العام.
• ممارسة المبادرة والعمل المستقل من خلال إجراء الاستفسارات وإعداد المراسلات الروتينية أو الرد على الاستفسارات.
• متابعة المعاملات مع الأقسام أو الإدارات الأخرى ذات الصلة داخل الشركة.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة للملفات والاسترجاع، سواء كانت ورقية أو إلكترونية.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة لا تقل عن 3 سنوات في منصب مماثل لإدارة المكاتب.
• التعرض لبيئة عمل مؤسسية متعددة الجنسيات أمر ضروري.
• حاصل على درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
• القدرة على تحديد الأولويات ووضع مسار عمل للتعامل مع مهام متعددة بفعالية.
• التحلي بالكياسة والتقدير في إعداد المعلومات والكشف عنها والتعامل معها.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل فعالة باللغتين الإنجليزية والعربية، تمكن من التفاعل مع الأفراد على جميع المستويات داخل وخارج المنظمة.
• قدرات قوية في المراسلة الذاتية.

تفاصيل إضافية

يشغل شاغل الوظيفة منصب مدير مكتب أول بدوام كامل في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2-5 سنوات في منصب مشابه.