Senior Office Manager📣 إعلان
في عبد اللطيف جميل
منذ ساعة واحدة تقريباً
| نوع العقد | دوام كامل | |
| طبيعة الوظيفة | بالموقع | |
| الموقع | مكة المكرمة |
نبذة عن الدور
تبحث شركة عبد اللطيف جميل عن مدير مكتب أول ذي تنظيم عالٍ واستباقي للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. سيساهم هذا الدور بدوام كامل بشكل أساسي في ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة وكفاءة، وتقديم دعم إداري شامل للمدير وشخصيات إدارية أخرى.
مسؤوليات الدور
- الرد على استفسارات المدير، ومتابعتها، وتفويضها إلى المرؤوسين المناسبين نيابة عنه.
- تحديد المواد المطلوبة للاجتماعات والحصول عليها من مصادر مختلفة، وجمع وتجميع البيانات للتقارير والإحصائيات بناءً على تعليمات شفهية.
- تنفيذ المهام الإدارية الروتينية، واتخاذ القرارات اليومية اللازمة لدعم الأنشطة وضمان التدفق السلس للعمل والمعلومات.
- طباعة جميع الأعمال السرية للمدير، والمديرين الآخرين، والمرؤوسين، مع ضمان الحفاظ على السرية التامة.
- صيانة والتحكم في الملفات والبيانات والرسائل والتقارير الحساسة أو السرية للغاية، مع تقييد الوصول إليها على الموظفين المصرح لهم فقط.
- استلام وتسجيل الملفات الحساسة، والرسائل السرية، والتقارير من الإدارة العليا، والزملاء، والمصادر الخارجية.
- صياغة أو إرسال ردود على الاستفسارات الروتينية، وصياغة ردود على الاستفسارات غير الروتينية، باتباع تعليمات المشرف المباشر.
- تنسيق الأنشطة اليومية للمدير، بما في ذلك إدارة الجداول اليومية، والتذكيرات بالاجتماعات، والمواعيد الأخرى.
- إجراء ترتيبات السفر والفنادق وغيرها للاجتماعات والزيارات، بما في ذلك حجز التذاكر والمواصلات.
- فرز وتحديد أولويات جميع المراسلات والتقارير، وتحديد مدى إلحاح الردود، وإحالة البنود التي تتطلب اهتمامًا شخصيًا فوريًا، مع إحالة البنود الضرورية إلى المرؤوسين الآخرين ومتابعة الردود.
- تنسيق وإنشاء وإعداد التقارير للمدير العام.
- ممارسة المبادرة والعمل المستقل من خلال إجراء الاستفسارات وإعداد المراسلات الروتينية أو الرد على الاستفسارات.
- متابعة المعاملات مع الأقسام أو الإدارات الأخرى ذات الصلة داخل الشركة.
- إنشاء وصيانة أنظمة فعالة للملفات والاسترجاع، سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
المؤهلات والمتطلبات
- خبرة مثبتة لا تقل عن 3 سنوات في منصب مماثل لإدارة المكاتب.
- التعرض لبيئة عمل مؤسسية متعددة الجنسيات أمر ضروري.
- حاصل على درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
- القدرة على تحديد الأولويات ووضع مسار عمل للتعامل مع مهام متعددة بفعالية.
- التحلي بالكياسة والتقدير في إعداد المعلومات والكشف عنها والتعامل معها.
المهارات المطلوبة
- مهارات تواصل فعالة باللغتين الإنجليزية والعربية، تمكن من التفاعل مع الأفراد على جميع المستويات داخل وخارج المنظمة.
- قدرات قوية في المراسلة الذاتية.
تفاصيل إضافية
يشغل شاغل الوظيفة منصب مدير مكتب أول بدوام كامل في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2-5 سنوات في منصب مشابه.
متطلبات الوظيفة
- تتطلب ٢-٥ سنوات خبرة
وظائف مشابهة
قد يعجبك أيضاً
- وظائف ذات صلة بـ Senior Office Manager
- وظائف مقدم طعام (ويتر) في الجبيل
- وظائف أخصائي مبيعات في الجبيل
- وظائف مصمم جرافيك في الجبيل
- وظائف مدير مالي في الجبيل
- وظائف محضر قهوة (باريستا) في الجبيل
- مجالات وظيفية أخرى في مكة المكرمة
- وظائف مقدم طعام (ويتر) في مكة المكرمة
- وظائف مدير موارد بشرية في مكة المكرمة
- وظائف أخصائي مبيعات في مكة المكرمة
- وظائف مساعد إداري في مكة المكرمة
- وظائف مصمم جرافيك في مكة المكرمة
- وظائف مدير تطوير اعمال في مكة المكرمة
- وظائف مدير مالي في مكة المكرمة
- وظائف محضر قهوة (باريستا) في مكة المكرمة
- وظائف مدير تسويق في مكة المكرمة
- وظائف أخصائي تسويق في مكة المكرمة
- استكشف الوظائف في أنحاء المملكة
- وظائف بائع عطور في الرياض
- وظائف مندوب توصيل في القريات
- وظائف استشاري مبيعات في تبوك
- وظائف مضيف (هوست) في جدة
- وظائف بائع في الظهران
- وظائف أخصائي تغذية في جدة
- وظائف أخصائي خدمة اجتماعية في مكة المكرمة
- وظائف أخصائي مبيعات في نجران
- وظائف مسؤول عمليات في مكة المكرمة
- وظائف جامع بيانات في الدمام