مهارات الاتصال - دليل شامل

مهارات الاتصال ضرورية للنجاح في أي وظيفة بأي مجال، إذ تتطلب جميع الوظائف تفاعلًا بشريًا، سواء كان ذلك مع المشرفين والزملاء أو مع العملاء والمستهلكين، لذلك فإن امتلاك مهارات اتصال قوية يساعد على تسهيل تلك التفاعلات، ويمكّن صاحبها من أداء عمله بكفاءة وإنتاجية أكبر، وبعد أن بات التواصل الفعال أساس العمل الجماعي في مكان العمل، أصبح من الضروري اكتساب تلك المهارات وتطويرها لتأثيرها في كيفية التفاعل مع الآخرين، وكيفية التعامل مع المشكلات مثل النزاعات المحتملة في العمل، وفي هذا المقال نوضح تعريف مهارات الاتصال وأنواعها وأهميتها، وما هي استراتيجيات تطويرها.

مهارات الاتصال:

مهارات الاتصال هي القدرات التي يمتلكها الفرد وتمكنه من التفاعل مع الآخرين والتواصل معهم بشكل فعال من خلال تبادل المعلومات ونقل أو مشاركة الأفكار والمشاعر، إذ يستطيع التواصل بكفاءة مع مجموعة متنوعة من الزملاء في مكان العمل، وإيصال الرسائل بطريقة بسيطة وواضحة دون إساءة تفسير أو تضليل الآخرين، والتحكم في نبرة الصوت ولغة الجسد.

ومهارات التواصل تتعلق بفهم التعليمات، واكتساب مهارات جديدة، وتقديم الطلبات، وطرح الأسئلة، ونقل المعلومات بسهولة، فكلما كانت تلك المهارات قوية، زادت قدرة متلقي الرسالة على فهمها دون لبس.

وتُعد مهارات التواصل الفعال من أكثر المهارات التي يبحث عنها أصحاب العمل في المرشحين المحتملين مهما كانت صناعة المؤسسة، نظرًا لأهمية التواصل في نقل المعلومات، والتفاوض، والتعامل بثقة مع العملاء، وفي منع حدوث سوء الفهم في مكان العمل، والمساهمة في حل النزاعات بكفاءة، وبناء بيئة عمل إيجابية قائمة على التفاهم والدعم والتقدير.

وتشمل أنواع مهارات الاتصال ما يلي:

1- الاتصال اللفظي

تشير مهارة الاتصال اللفظي إلى القدرة على التعبير عن الأفكار والمفاهيم بوضوح من خلال الكلمات المنطوقة، إذ يستطيع صاحبها التحدث بوضوح واختصار ودون لبس أو سوء فهم، وحرصه على نقل المشاعر والمعاني من خلال مراعاة الفروق الدقيقة في النبرة والطبقة ووضوح النطق.

ومن خلال الاتصال اللفظي الجيد، يمكن انتقاء الكلمات المناسبة للموقف، واستخدام نبرة الصوت التي تتماشى مع الرسالة، على سبيل المثال، لا يمكن مخاطبة المدير بنفس طريقة ونبرة مخاطبة الزملاء في العمل، وبالتالي فإن امتلاك مهارات تواصل شفهي جيدة أمر ضروري لبناء علاقات إيجابية في مكان العمل ومع العملاء.

تعرف على: الاتصال والتواصل الفعال في بيئة العمل والفرق بينهما وأهم المهارات

2- الاتصال غير اللفظي

مهارة الاتصال غير اللفظي هي القدرة على نقل الرسائل باستخدام لغة الجسد ووضعية الجسد وتعبيرات الوجه والإيماءات، دون استخدام الكلمات، وهو نوع من التواصل يساعد على بناء علاقات إيجابية بين أعضاء الفريق أو بين الموظفين والعملاء أكثر من الاتصال اللفظي، لأن الطريقة التي ينظر بها الشخص إلى الآخرين ويتفاعل بها معهم ويستمع إليها من خلالها، بالإضافة إلى حركاته، تعبر عن المشاعر أكثر مما تستطيع الكلمات التعبير عنه.

ومن خلال الاتصال غير اللفظي، يمكن رؤية ما وراء ما يقوله الشخص، وفهم ما يقصده أو يشعر به بالفعل، وبالتالي فهي مهارة ضرورية في غالبية المهن، خاصة في مجالات المبيعات أو الأدوار القيادية، وليس فقط في عالم الأعمال.

3- الاستماع النشط

عندما يوصف شخص ما بأنه مستمع نشط، فهذا يعني أنه قادرًا على توجيه كامل تركيزه فيما يقال وفهم الرسالة قبل الرد عليها، إذ تشمل مهارة الاستماع النشط إيلاء اهتمام كبير للمتحدث والتفاعل معه والإنصات لما يقوله دون مقاطعة، وإعادة صياغة ما تم سمعه للتأكد من فهمه بشكل صحيح، وطرح أسئلة توضيحية لجعل الطرف الآخر يشعر بأن حديثه موضع اهتمام، وهو ما يساعد على بناء علاقات عميقة وإيجابية بين الطرفين.

وتُعد مهارة الاستماع النشط ضرورية ليس فقط عند التعامل مع العملاء لأن فهم العملاء وإشعارهم بالاهتمام أمرًا أساسيًا، بل هي مهمة أيضًا في التفاعل الناجح مع زملاء العمل، والنجاح في بيئة العمل، وحتى التفوق في مقابلات العمل.

في صبّار نختصر عليك الوقت والجهد باختيار المرشحين المثاليين لجميع التخصصات، لنمنحك فريقًا جاهزًا للإنجاز منذ اليوم الأول.

4- الاتصال الكتابي

لا تقل مهارة الاتصال الكتابي أهمية عن الاتصال اللفظي في بيئة العمل، وهي وسيلة التواصل الأولى بين المرشح وصاحب العمل قبل حتى مقابلته، وتعني هذه المهارة القدرة على استخدام الكلمات الصحيحة واللغة المناسبة عند صياغة التقارير والمنشورات والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني، إذ يتم كتابتها بوضوح وترتيب ودقة.

وتتضمن مهارة الاتصال الكتابي الجيدة عدة قواعد تشمل:

• خلو الرسائل من الأخطاء النحوية والإملائية التي تعيق فهمها وتقلل من احترافية صاحبها وتجعله يبدو شخص غير دقيق.
• تجنب استخدام لغة غير رسمية أو اختصارات قد يساء فهمها، خاصة إذا كانت الرسالة موجهة لشخص يتم التواصل معه لأول مرة.
• الرد السريع على أي رسائل بريد إلكتروني أو محادثات فورية، من أجل الحفاظ على تدفق التواصل في العمل.
• التأكد من إرسال الروابط والمرفقات بشكل صحيح حتى تبدو الرسالة مُكتملة.

ولا تُعد مهارة الاتصال الكتابي مهمة في مكان العمل فحسب، بل أن امتلاكها أمرًا ضروريًا عند البحث عن وظيفة جديدة، حيث تعكس السيرة الذاتية وخطاب التقديم مهارات المتقدم في الكتابة وتعطي لمدير التوظيف فكرة عن مدى قدرته على التواصل بوضوح.

5- العرض التقديمي

من مهارات الاتصال المهمة في مكان العمل، القدرة على إيصال الأفكار والآراء بكفاءة أمام الزملاء والمديرين من خلال العروض التقديمية، أو وصف الذات جيدًا خلال مقابلة عمل، وهي مهارة تتيح نقل الأفكار والمعلومات والرسائل بفعالية إلى الآخرين، وتعزز من القدرة على التأثير على الآخرين.

وتفيد مهارة العرض في العديد من المواقف المهنية، منها إقناع عميل محتمل بمواصفات المنتج أو الخدمة ومدى أهميته بالنسبة له، شرح الموظف كيفية عمل مشروعه، استعراض الموظف أبحاثه أو نتائجه أمام المديرين والموظفين الآخرين.

اقرأ أيضًا: مهارات الموظف المثالي - أهم 15 مهارة

6- استقبال وتقديم التغذية الراجعة

تُعد عملية التواصل من العمليات ذات الاتجاهين، فهي لا تقتصر على توصيل الأفكار والمعلومات بطريقة واضحة فحسب، بل تشمل تقديم وقبول التغذية الراجعة، إذ يمتاز المتواصل الجيد بقدرته على الاستماع جيدًا إلى التغذية الراجعة من الآخرين وتقبلها واحترامها حتى وإن كان يختلف معها، وذلك دون مقاطعة المتحدث، بل الانتظار حتى ينتهي ومن ثم يطرح الأسئلة التوضيحية.

كما تشمل مهارة التغذية الراجعة القدرة على تقديمها للآخرين بناءً على تقييم موضوعي بهدف تحسين الأداء، مع منحهم فرصة للرد، ومراعاة احتياجاتهم وتقديم الملاحظات السلبية بأسلوب لائق وخصوصي.

وتُعتبر القدرة على إعطاء واستقبال التغذية الراجعة من مهارات الاتصال المهمة وعاملًا أساسيًا للنجاح المهني، لأنها تدل على تمتع صاحبها بالانفتاح لقبول النقد البناء، والتفكير النقدي المطلوب لتقديم هذه الملاحظات والاستعداد للتعلم.

7- احترام الآخرين

تتجلى مهارة احترام الآخرين عند الاتصال بهم في الاستماع إلى حديثهم باهتمام دون مقاطعة، وتقبل أفكارهم وآرائهم حتى في حال الاختلاف معها، واستخدام اسم الشخص عند التحدث معه، والتواصل معه بصريًا، وتجنب المشتتات مثل السماعات أو الهواتف المحمولة والتركيز على المحادثة.

ويجب أن تظهر مهارة احترام الآخرين عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، فتكون الرسالة دقيقة ومكتوبة بشكل مرتب ومهذب، حتى يشعر المستقبل أن صاحبها يكُن له الاحترام ويهتم بطريقة تواصله معه.

ومن خلال تلك الأفعال البسيطة، يشعر الطرف الآخر بالتقدير، ويكون أكثر استعدادًا للتواصل مع المتحدث، وهو ما يفيد في بناء بيئة عمل إيجابية، فضلًا عن أهمية ذلك في مواقف مثل مقابلات العمل، إذ تعزز هذه المهارة من فرص قبول المرشح بالوظيفة.

يمكنك الاطلاع على: المهارات التقنية في السيرة الذاتية

8- الثقة

تكتسب مهارة الثقة أهمية خاصة في بيئة العمل، فعندما يعرض الشخص أفكاره وآرائه بثقة، يصبح الآخرين أكثر تقبلًا لها ويتجاوبون معها بشكل إيجابي، وتظهر هذه الثقة في الحفاظ على التواصل البصري خلال الحديث، واستخدام نبرة صوت حازمة وودودة في ذات الوقت، مع الوضعية الجيدة للجسم من خلال الجلوس بوضعية مستقيمة مع أكتاف مفتوحة، كما تتجلى بوضوح عند التحضير المسبق للعرض أو المناقشة، مما يجنب التلعثم ويساعد على استعراض المحتوى بثبات ووضوح.

وما يجب وضعه في الاعتبار، عدم المبالغة في التصرفات التي تدل على الثقة، لأنها قد تعطي انطباعًا بغطرسة وغرور صاحبها أو عدم احترامه للآخرين، وهذا لا يلقى قبولًا لدى معظم الناس.

9- الوضوح

يُعتبر الوضوح من أهم عناصر الاتصال اللفظي، وتشير هذه المهارة إلى القدرة على إيصال الرسائل بوضوح واختصار، من خلال تنظيم الأفكار بشكل منطقي، واستخدام الكلمات المناسبة لنقلها بأكثر طريقة فعالة ممكنة.

والشخص الواضح هو القادر على التعبير عما يريد مباشرة، سواء كان يتحدث وجهًا لوجه، أو عبر الهاتف، أو البريد الإلكتروني، مما يجنبه الكلام الذي لا فائدة منه ويربك الطرف الآخر ويؤدي إلى سوء الفهم.

وتتجلى أهمية هذه المهارة سواء خلال المقابلة الشخصية، أو عند التواصل مع العملاء، أو عند عرض الأفكار والمشروعات على المدير.

اكتشف المزيد حول: المهارات الشخصية في السيرة الذاتية

10- الصدق

من المهارات الواجب دمجها في جميع جوانب الحياة المهنية عند الاتصال مهارة الصدق التي تشير إلى الشفافية والأمانة في الحديث عند التعامل مع الزملاء والمشرفين والمديرين، والاعتراف بالأخطاء وتحمل مسؤوليتها.

وتبرز مهارة الصدق بشدة في مقابلات العمل، إذ ينبغي أن يصدق المرشح في حديثه، فلا يسرد مهارات ومؤهلات ليست متوفرة فيه، لأن الحقيقة ستنكشف في وقت ما، مما يؤثر على مستقبله المهني.

وما يجب وضعه في الاعتبار بشأن مهارة الصدق، توصيل الصدق بأسلوب لبق، ففي حال وجود مشكلة في مكان العمل، يجب التعبير عنها بلطف، فلا يكن المتحدث عدوانيًا أو متشبثًا برأيه بطريقة مبالغ فيها.

تعرف على: مهارات الموظف الناجح - أهم 30 مهارة مهمة للموظف

11- التعاطف

لن يصبح الاتصال مع الآخرين فعالًا ما لم يكن التعاطف جزءً منه، وتعني هذه المهارة القدرة على فهم ومراعاة وجهة نظر الشخص الآخر، ومشاعره، وظروفه، فعندما يتواصل الشخص مع الطرف الآخر بتعاطف، يتمكن من تعديل رسالته وطريقة إيصالها لتناسبه وتصل إليه بصورة أفضل، وهي مهارة بالغة الأهمية سواء عند التعامل مع الزملاء أو المديرين أو العملاء.

ومن خلال التعاطف، يمكن بناء علاقة إيجابية قائمة على الصدق والثقة والحوار المفتوح، مما يساعد في تعزيز العمل الجماعي في بيئة العمل، ويجنب سوء الفهم والعلاقات المتوترة.

12- الود

في أي نوع من التواصل، تُعد النبرة الودية من أهم العوامل التي تشجع الطرف الآخر على الاستمرار في الحديث الشفوي أو المكتوب، وتتجلى مهارة الود في نبرة الصوت والابتسامة والتحية وطريقة صياغة الرسالة، سواء خلال المقابلة الشخصية أو عند التعامل مع فريق العمل والمديرين، وبالتالي فهي تضفي لمسة شخصية تُشعر الطرف الآخر بالتقدير.

وتُعد مهارة الود من المهارات الدالة على تمتع المتحدث بأدب شديد، وهي ميزة مهمة في بيئة العمل التي تتطلب أشخاص مهذبين ومتعاونين، فضلًا عن تأثيرها الإيجابي خلال المقابلة الشخصية.

نوفر لك في صبّار حلول توظيف شاملة تغطي جميع التخصصات والمستويات الوظيفية، مع عملية فرز دقيقة تضمن حصولك على المرشح المثالي الذي يحقق أهداف شركتك ويعزز نموها.

13- الذكاء العاطفي

تشير مهارة الذكاء العاطفي إلى قدرة الشخص على فهم مشاعره والتحكم فيها وإدارتها، والاستجابة بعقلانية، بهدف التواصل الفعال، وتجنب التوتر، وتجاوز التحديات، والتعاطف مع الآخرين.

فعندما ينجح الشخص في الحفاظ على هدوئه حتى في أصعب المواقف، يتمكن من التواصل مع الآخرين بوضوح وموضوعية، دون أن يسمح لمشاعره بالتأثير على حكمه.

كما يتضمن الذكاء العاطفي القدرة على التعرف على مشاعر الآخرين أو مثيراتهم العاطفية، ونجاح الشخص في أن يبقى هادئًا إذا لم يتمكن الطرف الآخر من ذلك، وهي مهارة مهمة في بيئة العمل نظرًا لتأثيرها في اتخاذ قرارات أفضل، وحل النزاعات بكفاءة، وبناء علاقات إيجابية قائمة على الاحترام والدعم.

تعرف على: الذكاء الوظيفي وأنواعه وكيفية تحديده وتطويره في المؤسسة

أهمية مهارات الاتصال:

تُعد مهارات الاتصال من أكثر المهارات طلبًا في بيئات العمل بمختلف الصناعات، نظرًا للفوائد العديدة التي تحققها سواء للموظفين والمؤسسات، وهي كما يلي:

1- تحسين الإنتاجية في بيئة العمل

تلعب مهارات الاتصال دورًا بارزًا في تعزيز الإنتاجية في مكان العمل، فعندما يتواصل الموظفون بفعالية من خلال الاجتماعات، والبريد الإلكتروني، والعروض التقديمية، والتقارير، تزداد قدرتهم على عرض أفكارهم بوضوح وباختصار، وتقديم ملاحظات بناءة، مما يساعد على خلق بيئة عمل منسجمة، ويعزز من إنجاز المهام بكفاءة أكبر، وهو ما يتجلى في الإنتاجية الإجمالية بالمؤسسة.

كما تساعد هذه المهارات على معرفة الموظفين مهامهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع منهم، وبالتالي يكونوا أكثر قدرة على التفاعل مع عملهم ومع بيئة العمل ككل، وأقل انشغالًا بالمشكلات أو المشتتات الأخرى في بيئة العمل، ويمكنهم التركيز على المهام الموكلة إليهم، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية.

2- تعزيز العلاقات الشخصية

تساعد مهارات الاتصال الفعالة في تحسين العلاقات الشخصية بين الموظفين، إذ يزداد التفاهم بين أعضاء الفريق القادرين على التعبير عن مشاعرهم بحرية والاستماع إلى الآخرين باهتمام، وإدارة الصراعات بكفاءة، وعندما يشعرون بأنهم مسموعون ومقدرون في المحادثة، وبالتالي يقل سوء الفهم والنزاعات بينهم، وتصبح الروابط بينهم أقوى وأفضل.

3- زيادة الرضا الوظيفي

عندما يشعر الموظف بثقة خلال تعامله مع الآخرين الذين يمارسون أيضًا التواصل الفعال في العمل يكون أكثر عرضة لتجربة زيادة الرضا الوظيفي، إذ ينمو داخله هذا الشعور عندما يعمل في بيئة إيجابية قائمة على الثقة والصدق والشفافية بين أعضاء الفريق.

4- تنمية المهارات القيادية

تلعب مهارات الاتصال دورًا مهمًا في تعزيز الحياة المهنية للفرد، نظرًا لارتباطها الوثيق بمهارات القيادة ووجود الكثير من أوجه التشابه بينهما، فالقائد الناجح ينقل رؤيته بوضوح، ويحفز العمل الجماعي، ويعزز ثقافة الانفتاح، وتُعد مهارات الاتصال أساسًا لتلك المهارات، وبالتالي فإن امتلاكها يؤهل صاحبها ليصبح قائدًا ملهمًا لفريقه.

5- تعزيز التفاوض وتطوير الأعمال

تتجلى أهمية مهارات الاتصال في دورها في تمكين المؤسسات من وضع استراتيجيات محددة لاتخاذ القرارات الصحيحة، إذ تُعد تلك المهارات شرطًا أساسيًا لأي نشاط تجاري، لما توفره من قدرة على التفاوض، والإقناع، ومعالجة التحديات داخل بيئة العمل، مما يساعد على تطوير الأعمال.

مع صبّار يمكنك توظيف أفضل الكفاءات من مختلف المجالات، لتبني بيئة عمل منتجة وتحقق التميز في سوق المنافسة.

كيفية تطوير مهارات الاتصال:

هناك عدة استراتيجيات يمكن تطبيقها من أجل تطوير مهارات الاتصال والاستفادة منها في الحياة المهنية والشخصية، وهي كما يلي:

1- التدريب على الاستماع

يشكل الاستماع النشط جزءً كبيرًا من الاتصال الفعال، لذا لا بد من تطوير هذه المهارة التي تتطلب قدرًا أكبر بكثير من الصبر مقارنة بالتحدث، والاستماع الفعلي بدلًا من التظاهر بالإنصات، وذلك من خلال التركيز على المتحدث ومنحه كامل الانتباه، تجنب جميع مصادر التشتيت، مثل الهاتف أو الحاسوب المحمول أو أي شيء آخر، طرح أسئلة متابعة لإبقاء الحوار ممتعًا وحيًا، إعادة صياغة ما قاله المتحدث للتأكد من فهم المعنى.

2- قراءة الإشارات غير اللفظية

يمكن تحسين مهارات الاتصال من خلال معرفة كيفية فهم أنواع التواصل غير اللفظي المختلفة للطرف الآخر، وهو ما يتطلب التدريب على الحفاظ على التواصل البصري مع المتحدث، ومراعاة الوضع الجسدي ونبرة الصوت لتناسب الموقف، مع ملاحظة الإشارات غير اللفظية التي تؤثر إيجابيًا أو سلبيًا على التواصل.

3- ممارسة التواصل اللفظي

تبدأ أولى خطوات تحسين مهارة التواصل اللفظي بمراقبة الذات والآخرين، إذ يتعين على الفرد الانتباه جيدًا إلى ما يقوله، حتى يتمكن من تحديد ما إذا كان ينقل أفكاره بفعالية، ويقول كلامًا يفهمه الطرف الآخر، وما إذا كان يستغرق وقتًا طويلًا للوصول إلى النقطة الأساسية.

4- استخدام التواصل البصري

يلعب التواصل البصري دورًا مهمًا في التواصل الفعال، الأمر الذي يتطلب تحسين هذه المهارة من خلال النظر في عيني شخص ما عند التحدث إليه من أجل بناء الثقة وخلق إحساس بالارتباط معه، إذ أن الحفاظ على التواصل البصري يُظهر للطرف الآخر مدى الانخراط والتركيز في المحادثة، وبالتالي يشعر بالتقدير والاهتمام.

وهناك ملحوظة مهمة لا بد من وضعها في الاعتبار عند تحسين التواصل البصري، وهي تجنب التحديق المفرط في الشخص الآخر، لأن الإفراط في التواصل البصري قد يجعل الآخرين يشعرون بعدم الارتياح.

5- تخصيص الرسالة

من الاستراتيجيات الفعالة في تنمية مهارات الاتصال، تخصيص الرسالة للجمهور أو الطرف الآخر من المحادثة، لضمان عدم فقد الرسالة أو إساءة فهمها، وهو ما يتطلب تعديل لغة الحديث وفقًا لخلفية الطرف الآخر ومستوى خبرته ومدى إلمامه بالموضوع، والتفكير في التحيزات المحتملة، والتفضيلات، وأنماط التواصل لديه، فهناك من يفضل اللغة المباشرة، وآخرون يفضلون الأسلوب الدبلوماسي.

كما تتضمن هذه الاستراتيجية تحديد احتياجات واهتمامات واعتراضات متلقي الرسالة، ومن ثم صياغة الرسالة بما يعالج مخاوفه وأولوياته، فضلًا عن الوعي بالاختلافات الثقافية عند التعامل مع جمهور متنوع، إذ يمكن للعادات الثقافية المختلفة أن تحدد أسلوب التواصل لديهم، وطريقة تفسيرهم للغة الجسد، ومدى حساسيتهم لبعض الأمور.

6- تجنب المشتتات

يتوقف التواصل الفعال على تجنب المشتتات التي تعيق التركيز مع الطرف الآخر، وقد تؤدي إلى تفويت معلومات مهمة  أو تُظهر نقصًا في الاهتمام أو الاحترام للطرف الآخر، الأمر الذي يتطلب تجنب المشتتات خلال التواصل عن طريق ضبط الهاتف على الوضع الصامت وإبعاده عند إجراء محادثة مهمة، واختيار مكانًا هادئًا وخاصًا للمناقشات الحساسة أو المهمة، وممارسة تقنيات اليقظة الذهنية لتهدئة ضوضاء الأفكار الداخلية.

7- جعل الرسالة موجزة

يمتاز المتحدث الجيد بقدرته على ع إيصال فكرته بشكل مختصر، أي تقديم القدر المناسب من المعلومات التي تمكّن الطرف الآخر من الفهم دون إضاعة الكثير من وقته، لذا لا بد من التدريب على تقديم رسائل موجزة خالية من التفاصيل غير المهمة التي تفقد المستمع تركيزه، وذلك من خلال التفكير قبل التحدث لتحديد مدى جدوى الكلام المُراد قوله، وحتى تصبح هناك فكرة واضحة ينصب التركيز على إيصالها، مع ضرورة إيجاد التوازن المثالي بين الإيجاز والشرح الكافي.

7- تسجيل الحديث

من أفضل الطرق التي يمكن للفرد تطبيقها من أجل تحسين مهارات الاتصال لديه هي تسجيل حديثه سواء خلال مقابلة عمل، أو عند إجراء محادثة عفوية مع زميل أو مدير أو عميل، أو عند التدريب على عرض تقديمي مهم، فمن خلال هذا التسجيل يمكن مراجعة أسلوب التواصل اللفظي وتحديد نقاط الضعف فيه، حتى يتسنى معالجتها.

ومن أكثر ما يجب ملاحظته في التسجيل، سرعة الحديث سواء كانت سريعة أو بطيئة وما إذا كان هناك توقفات محرجة، مدى استخدام الكثير من كلمات الحشو، نبرة الصوت وهل توحي بالثقة أو تظهر الارتباك والتردد.

8- إزالة كلمات الحشو

الكثير من كلمات الحشو تطيل الحديث وتجعله مملًا ولا تضيف قيمة حقيقية له، كما تُظهر المتحدث وكأنه غير واثق من نفسه أو غير مستعد للحديث، لذا لا بد من التدريب على عدم الإفراط في استخدام تلك الكلمات لأنها تضر بمصداقية المتحدث وتشتت انتباه المتلقي وتجعل الكلام يبدو متقطعًا وغير مصقول.

من الممكن الاطلاع على قائمة بالأفعال القوية والكلمات المؤثرة التي تساعد على تطوير المفردات من أجل ترك انطباعًا جيدًا.

9- تلخيص النقاط الرئيسية

يساعد تلخيص النقاط الرئيسية في الحديث على ضمان استمرار التفاهم المتبادل بين الطرفين، وهو ما يتطلب التوقف خلال الحديث بين الحين والآخر لإعادة صياغة أهم النقاط المُراد إيصالها، للتأكد من وضوح الرسالة، وإعطاء المستمع فرصة لتوضيح أي نقطة قد فاتته أو أساء فهمها قبل الانتقال لموضوع آخر.

وتتضمن هذه الاستراتيجية أيضًا تلخيص ما يحاول الطرف الآخر توصيله، للدلالة على الاستماع النشط، مما يجعل المحادثة أكثر فعالية.

10- طرح الأسئلة

حتى يظهر الفرد مدى اهتمامه بفهم حديث الطرف الآخر وما يحاول توصيله، لا بد من طرح الأسئلة التوضيحية التي تشير إلى الانخراط في المحادثة وتمنح فرصة للغوص أعمق في الموضوع، واكتشاف السياق الخفي وراء ما يقال، والحصول على فهم أعمق.

وهناك عبارات يمكن استخدامها في هذا السياق مثل: "عذرًا، هل يمكنك التوضيح أكثر؟"، "لست متأكدًا أنني فهمت، هل يمكنك إعادة صياغتها؟".

11- التكيف مع التغيرات

في العديد من المواقف، قد تأخذ المحادثات اتجاهًا مختلفًا عمّا بدأت عليه، الأمر الذي يتطلب ضرورة التكيف مع التغيرات مع تطور الموقف لتجنب وقوع سوء الفهم، وحدوث توتر عام في المحادثة، من خلال عدم اتباع أسلوب جامد أو نهج واحد يناسب الجميع، ورصد أي تغييرات في السياق حتى يتسنى تعديل أسلوب التواصل من حيث نبرة صوتك، وحجمها، وموضوع الحديث، حتى يتناسب مع الموقف.

12- الاستماع بتعاطف

لأن التعاطف من مهارات الاتصال المهمة، فلا بد من التدريب عليه خلال التعامل مع الآخرين، عن طريق محاولة فهم شعور الآخر وتقبل الأسباب التي تدفعه للشعور أو التفكير بالطريقة التي يفعلها حتى في حال الاختلاف معها، مع النظر إلى الأمور من منظور الطرف الآخر بدلًا من محاولة تغييره.

صبّار شريكك الأمثل في توظيف الكفاءات

سواء كانت شركتك ناشئة تبحث عن أول موظفيها، أو مؤسسة كبرى تحتاج لتعزيز فرقها، نحن في صبّار ندعمك لتعزيز نمو أعمالك، إذ نقدم حلول توظيف مرنة تناسب احتياجاتك، مع خبرة في اختيار الكفاءات لجميع التخصصات.

تلبي لك صبّار جميع احتياجاتك من أصحاب المواهب والمهارات التي تبحث عنها، من السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، ونضمن لك توافق مؤهلات كل مرشح مع متطلبات الوظائف الشاغرة، بفضل اعتمادنا على تقنية الذكاء الاصطناعي في فرز السير الذاتية للمرشحين.

الخاتمة:

مهارات الاتصال هي مجموعة من القدرات التي تساعد الفرد على التفاعل مع الآخرين بفاعلية، سواء عبر الحديث المباشر، أو لغة الجسد، أو الكتابة، أو حتى الاستماع النشط.

تشمل هذه المهارات الاتصال اللفظي لنقل الأفكار بوضوح، وغير اللفظي للتعبير عن المشاعر عبر الإيماءات وتعبيرات الوجه، والاتصال الكتابي لصياغة رسائل احترافية، إضافة إلى القدرة على تقديم العروض التقديمية، واحترام الآخرين، وبناء الثقة، والتحلي بالوضوح والصدق، وإظهار التعاطف والود، والتمتع بالذكاء العاطفي.

تلعب هذه المهارات دورًا جوهريًا في بيئة العمل من خلال تعزيز التفاهم، وحل النزاعات، وتقوية العلاقات المهنية، وزيادة الإنتاجية، كما تعتبر من أكثر المؤهلات التي يبحث عنها أصحاب العمل في مختلف القطاعات.

لتطوير هذه المهارات، يمكن اتباع استراتيجيات مثل التدريب على الاستماع النشط، وفهم الإشارات غير اللفظية، وتحسين التواصل اللفظي والبصري، وتخصيص الرسائل حسب الجمهور، وتجنب المشتتات، وجعل الحديث موجزًا وواضحًا. كما يُنصح بتسجيل الحديث لمراجعة الأداء، وتقليل كلمات الحشو، وتلخيص النقاط الرئيسية أثناء الحوار، وطرح الأسئلة التوضيحية، والتكيف مع تغير مسار النقاش، والاستماع بتعاطف لفهم وجهات نظر الآخرين.

هذه الممارسات تعزز من قدرة الفرد على إيصال أفكاره بفعالية، وبناء علاقات قائمة على الثقة والاحترام، مما ينعكس إيجابًا على نجاحه المهني والشخصي.