جرد المخزون - دليل شامل

جرد المخزون في المطاعم عملية لا غنى عنها لضمان نجاح المطعم واستمراريته، إذ تتعامل المطاعم يوميًا مع مواد غذائية قابلة للتلف، لذا فإن الحفاظ على المخزون بطريقة صحيحة يُعد جزءًا أساسيًا من إدارة المطعم، الأمر الذي يتطلب إدارته بفعالية لتجنب زيادة التكاليف التشغيلية وعدم التأثير سلبًا على الأرباح، وجزءً من تلك الإدارة عملية الجرد التي تهدف إلى تتبع العناصر المتوفرة في المخزن، وتحديد الكميات المستخدمة، والكشف عن الفاقد أو الهدر، حتى يتسنى لإدارة المطعم تنفيذ استراتيجيات تساعد على التقليل في التكاليف وتعظيم الأرباح، وفي هذا المقال نوضح تعريف جرد المخزون وأساسياته.

معنى جرد المخزون:

يشير مصطلح جرد مخزون المطعم إلى عملية المراجعة الشاملة لجميع المواد الغذائية والسلع والمستلزمات الموجودة داخل مستودع المطعم، للتأكد من تطابق كميتها مع الكميات المسجلة في السجلات أو النظام المحاسبي، وبالتالي تتيح تلك العملية التأكد من دقة البيانات وتحسين كفاءة المخزون.

ولا تقتصر أهداف جرد المخزون على التحقق من دقة البيانات فحسب؛ بل تشمل اكتشاف الاختلافات في المخزون، وتحديد الفاقد نتيجة التلف أو السرقة أو الأخطاء البشرية، وتحديد التالف، فضلًا عن ضمان توفر الكميات المناسبة من المخزون دائمًا لتلبية طلبات العملاء دون الإفراط في التخزين، الأمر الذي يُحسّن التدفق النقدي ويقلل من تكاليف التخزين على المدى الطويل.

ومن خلال عملية جرد المخزون، يحصل أصحاب المطاعم على معلومات تساعدهم على التحكم بشكل أفضل في تكاليف الطعام، لأن تلك المعلومات تقدم رؤى واضحة حول ما تم استخدامه وما يجب طلبه، كما أنها تتيح لهم التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وتعديل الطلبات وفقًا لذلك، وهو نهج استباقي بالغ الأهمية يقلل من مخاطر الإفراط في شراء كميات زائدة عن الحاجة، أو نفاد المكونات الغذائية الأساسية.

ويتولى مدير المخزون في المطعم مهمة تنفيذ عملية الجرد بشكل دوري شهري أو ربع سنوي أو سنوي، سواء لمراجعة جميع عناصر المخزون في وقت محدد، أو لجرد مجموعة محددة من الأصناف على عدة مراحل، لضمان عدم توقف سير العمل داخل المطعم.

‍

إذا كنت تواجه فروقات مستمرة بين المخزون والمبيعات، توفر لك صبّار مسؤولي جرد مدرّبين خصيصًا لمجال المطاعم، لضبط الكميات بدقة، تقليل الهدر، وتحسين هامش الربح.

هناك العديد من الخطوات المنهجية التي يتم تنفيذها عند إجراء عملية جرد المخزون، لضمان كفاءة تلك العملية ودقتها، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- تحديد أهداف الجرد

يُعد تحديد أهداف الجرد من أول الأساسيات التي تُبنى عليها تلك العملية، إذ يحدد مدير المخزون الغرض من الجرد، سواء كان تحسين الكفاءة التشغيلية، أو تحقيق المزيد من الاتساق في العمليات اليومية، أو تعزيز المساءلة داخل فريق العمل، إذ أن وضوح الغرض يجعل من تلك العملية ليست مجرد إجراء شكلي أو روتيني، بل يحولها إلى أداة فعالة للتطوير والتقدم المستدام على المدى الطويل.

اقرأ أيضًا: إدارة المخزون - دليل شامل

2- جدولة الجرد

حتى تصبح عملية الجرد منظمة، لا بد من وضع جدولًا ثابتًا لجرد المخزون، سواء أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا، ومن الأفضل أن تُنفذ تلك العملية في الأوقات غير المزدحمة، مثل الليلة السابقة لعطلة المطعم أو في يوم العطلة، لضمان عدم تأثيرها على سير العمل اليومي، وحتى يتسنى للموظفين التركيز على مهامهم اليومية، كما أن ذلك يتيح استهلاك أكبر قدر ممكن من المخزون قبل تحديث الجرد وإجراء الطلب الجديد.

3- توحيد إجراءات جرد المخزون

قبل البدء في عملية جرد المخزون، لا بد من توحيد إجراءات تنفيذ تلك العملية لضمان الاتساق، مع توضيح الإجراءات المقرر اتباعها للموظفين، من حيث كيفية عدّ كل نوع من أنواع المخزون، بدءً من المواد الجافة وصولًا إلى المواد القابلة للتلف، مع توضيح كيفية استخدام أي أدوات أو برامج متاحة.

كما تشمل الإجراءات الموحدة  تحديد أعضاء معينين من الفريق لتنفيذ الجرد أو تحديد أوقات دورية للجرد، حتى تصبح تلك العملية أكثر سهولة.

ومن خلال توحيد إجراءات عملية الجرد، يضمن المطعم دقة عمليات العد، مما يساهم في التقليل من التباين والأخطاء، ويسهل من مقارنة نتائج الجرد مع مرور الوقت، ويوفر بيانات أدق تدعم اتخاذ القرارات.

اعرف أكثر عن: جرد المستودع - دليل شامل

4- تحديد الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق

على الرغم من أن مدير المخزون هو المسؤول الأساسي عن جرد مخزون المطعم؛ إلا أنه لا ينفذ تلك العملية وحده، إذ يستعين بعضو آخر على الأقل لمساعدته خلال تلك العملية، بما يضمن عدم ارتكاب أخطاء.

وفي حال وجود فريق عمل يتولى تنفيذ عملية الجرد؛ فلا بد من تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل عضو في الفريق، إذ يتم تكليف أحد الأعضاء بعملية العد أو الوزن، مع تكليف عضو آخر بتسجيل التفاصيل يدويًا أو عبر تطبيق إلكتروني خاص بجرد مخزون المطاعم، حيث أن تنفيذ تلك الطريقة يعزز من دقة العملية ويضمن كفاءتها.

وحتى يكون فريق العمل قادرًا على جرد المخزون بكفاءة؛ من المهم تدريبه على تقنيات الجرد والأدوات المستخدمة، لضمان استعداد جميع أعضاء الفريق لأداء مهامه بدقة، وتنفيذ العملية بشكل أسرع وبأقل نسبة من الأخطاء، مما يضمن نتائج موثوقة.

كوّن فريق العمل المحترف في جرد المخزون مع صبّار التي تؤمن لك مختصين في جرد مخزون المطاعم، لتضمن جرد دقيق يقلل الهدر ويكشف السرقات، مع تنظيم المخزون لرفع كفاءة التشغيل اليومية.

5- تجهيز أدوات الجرد

هناك العديد من الأدوات والتقنيات التي يمكن لأصحاب المطاعم الاستفادة منها في تسهيل عملية جرد المخزون وتقليل الأخطاء، والحفاظ على تحكم دقيق في الموارد، مما يؤدي في النهاية إلى عمليات أكثر كفاءة، ويعظم من الأرباح.

ومن أبرز تقنيات جرد مخزون المطاعم ما يلي:

برامج إدارة المخزون

تُعد برامج إدارة المخزون أداة أساسية في عملية الجرد، إذ توفر منصة مركزية تتيح تتبع مستويات المخزون، وتسجيل عمليات الجرد، وإنشاء التقارير اللازمة، وهو ما يفيد في تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، ويسهل من إجراء تحديثات فورية للمخزون، مما يعزز من دقة عملية الجرد ويساهم في اتخاذ قرارات مستنيرة وإدارة الموارد بشكل أكثر كفاءة.

أجهزة مسح الباركود وتقنية RFID

تُستخدم أجهزة مسح الباركود وتقنية RFID بشكل أساسي من أجل تسريع عملية جرد المخزون، فمن خلال أجهزة الباركود يمكن تحديد العناصر وتسجيلها بسرعة ودقة، بينما تعمل تقنية RFID على تتبع العناصر تلقائيًا من خلال الاتصال اللاسلكي، وبالتالي فإن الاعتماد على تلك الأدوات يوفر من الوقت المُستغرق في عملية الجرد.

أنظمة نقاط البيع (POS)

تستعين إدارة المطاعم بأنظمة نقاط البيع (POS) في تنفيذ عملية جرد المخزون، إذ أن تكاملها مع أنظمة الجرد يتيح تدفق البيانات بسلاسة بين المبيعات وسجلات المخزون، فعندما تحدث أي عملية بيع؛ يتم تحديث المخزون تلقائيًا، مما يوفر معلومات فورية حول مستويات المخزون، بما يضمن دقة السجلات والتنبؤ بالطلب، حتى لا يحدث فائض في المخزون أو نقص فيه.

يمكنك الاطلاع على: إدارة المستودعات - دليل شامل

6- إجراء عملية جرد المخزون

يتطلب تنفيذ عملية جرد المخزون اتباع مجموعة من الخطوات الدقيقة المنهجية التي تضمن كفاءة ودقة تلك العملية، وهي كما يلي:

عد أصناف المخزون

تتمثل الخطوة الأولى في الجرد الفعلي للمخزون في عد فئات الجرد، إذ يتم عد كل صنف بطريقة منهجية، من خلال التأكد من ترتيب الثلاجات، غرف التبريد، ومناطق التخزين الجاف بشكل منظم، والتحقق من وجود الملصقات في أمام المنتجات على الأرفف، مع التأكد من صلاحية المواد المخزنة وتدوين التالف منها، ويُفضل البدء من قسم إلى آخر لتجنّب التكرار أو نسيان أي عنصر.

وخلال عملية العد، من المهم عدم أخذ أو إضافة أي أصناف إلى المخزون، لضمان تنفيذ العد بدقة.

وتحتاج تلك الخطوة إلى استخدام أدوات مثل أوراق الجرد، أو أجهزة مسح الباركود، أو تطبيقات الهاتف المحمول.

الثبات في إجراءات الجرد

يجب التأكد من التزام فريق العمل باستخدام نفس الأدوات واتباع نفس الأساليب في عملية الجرد، لضمان الحصول على بيانات موثوقة، والتقليل من الأخطاء والتفاوتات قدر الإمكان، وحتى يسهل اكتشاف المشكلات.

تنفيذ تقنيات الجرد

هناك عدة تقنيات تُستخدم في جرد المخزون حسب نوع المخزون ذاته، فإذا كان الجرد يتم لمنتجات جافة؛ يتم عدها بالجملة والتحقق من التغليف، وإذا كانت المواد قابلة للتلف؛ يتم الجرد عن طريق التحقق من الحالة العامة وتواريخ الصلاحية، أما المشروبات فيتم عدها بالوحدة مع فحص ما إذا كانت العبوات ممتلئة أو جزئية أو فارغة.

تسجيل بيانات الجرد

في أثناء عملية جرد المخزون، يتم تسجيل بيانات الجرد باستخدام الأدوات الرقمية لتقليل الأخطاء البشرية، إذ ينبغي تسجيل كل عنصر تم عدّه مباشرة في نظام الجرد، وتسجيل الملاحظات في حال اكتشاف أي تلف أو فروقات من خلال مقارنة الكميات الفعلية التي تم عدّها من المخزون مع الكميات المسجلة في النظام، وقبل اعتماد الجرد النهائي؛ يجب التأكد من صحة البيانات المُدخلة.

التحقيق في الفروقات بين العد والسجلات

إذا نتج عن العد اكتشاف أي اختلافات بين الكميات الموجودة فعليًا وبين المدونة في السجلات؛ فلا بد من إجراء تحقيقًا للتعرف على الأسباب التي أدت إلى ذلك، والتي يمكن أن تكون عدم تسجيل معاملات معينة، أو أخطاء في إدخال البيانات، أو السرقة، الأمر الذي يتطلب إجراء مراجعة شاملة لتحديد مصدر الفروقات واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، إذ أن المعالجة الفورية لتلك المشكلات تضمن عدم تكرارها وتعزز من الثقة في نظام إدارة الجرد.

تحديث سجلات الجرد

بعد الانتهاء من الجرد أو معالجة أسباب الفروقات في المخزون، لا بد من تحديث سجلات الجرد لتتوافق مع الكميات الفعلية، إذ يتم توثيق جميع التعديلات مع توضيح أسباب التحديث، بما يضمن توفير سجلًا شفافًا للمراجعة في وقت لاحق، واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على بيانات دقيقة.

اكتشف المزيد حول: إدارة المطاعم - دليل شامل لجميع الجوانب

7- إعداد تقرير الجرد

وهي الخطوة الأخيرة في عملية جرد المخزون، إذ يقوم فريق العمل بإعداد تقريرًا موضح فيه تفاصيل عملية الجرد، من حيث الكميات، والفروقات، والمواد التالفة أو المفقودة، والتوصيات، مع تقديم هذا التقرير إلى إدارة المطعم، لاستخدامه في اتخاذ قرارات تجارية مدروسة.

وتتمثل الإجراءات التي يمكن اتخاذها بناءً على بيانات تقرير جرد المخزون في طلب الكميات المناسبة من المخزون لتقليل التخزين الزائد أو نفاد العناصر الغذائية، أو تتبع معدل دوران المخزون وفترة الصلاحية ثم تحديد العناصر المعرضة للتلف وضبط عمليات الشراء وفقًا لذلك، أو تعديل أصناف قائمة الطعام لتحقيق التوازن في استخدام المكونات وتقليل الهدر.

وظف الكفاءات للسيطرة على مخزون مطعمك مع صبّار

إذا كنت تمتلك مطعمًا في أي مدينة من مدن المملكة وتبحث عن متخصصين في جرد المخزون مدربين على أنظمة الجرد الحديثة؛ يمكنك التعاون مع صبّار التي توفر لك أفضل الكفاءات في إدارة وجرد المخزون، مع ضمان إتمام عملية التوظيف في أقل من 48 ساعة.

سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو غير سعوديين، من خلال صبّار يمكنك تعيين مسؤولي جرد محترفين متخصصين في قطاع المطاعم، يساعدونك على تتبع المخزون بدقة وتقليل الهدر، المؤهلين للعمل الفوري وفقًا لمتطلبات عملك، مع إمكانية إجراء مقابلة شخصية سريعة مع كل مرشح لاتخاذ قرارات توظيف صحيحة.

الخاتمة:

يشير جرد مخزون المطعم إلى مراجعة دورية منظمة للمواد والسلع الغذائية المتوفرة داخل المطعم، بهدف التأكد من مطابقتها للسجلات الرقمية أو الورقية، مما يضمن دقة البيانات وتحسين كفاءة التشغيل. لا تقتصر أهمية الجرد على التحقق من الكميات فقط، بل تشمل كذلك كشف الفاقد بسبب التلف أو السرقة أو الأخطاء، وضمان وجود الكميات المناسبة لتلبية الطلبات دون زيادة أو نقص، وهو ما يسهم في تقليل التكاليف وتحسين التدفق النقدي على المدى الطويل.

ولضمان نجاح هذه العملية، يجب اتباع خطوات منهجية تشمل تحديد أهداف الجرد بوضوح، مثل تحسين كفاءة العمل أو تعزيز المساءلة، مع جدولة عمليات الجرد في أوقات غير مزدحمة وتوحيد الإجراءات بين الموظفين، بالإضافة إلى تدريب فريق العمل وتحديد مهام كل فرد بدقة. كما يُنصح باستخدام أدوات وتقنيات حديثة مثل أنظمة إدارة المخزون، أجهزة الباركود، أو تكاملها مع نظام نقاط البيع (POS) لتقليل الأخطاء وتسريع الأداء. وأخيرًا، تُستكمل عملية الجرد بإعداد تقرير تفصيلي يساعد في اتخاذ قرارات مدروسة، كتعديل الطلبات أو قوائم الطعام بناءً على البيانات الواقعية.