إدارة المخزون - دليل شامل

إدارة المخزون في المطاعم بكفاءة أمر بالغ الأهمية لتقليل الفاقد وتحسين الأرباح، إذ تعمد المطاعم إلى تنفيذ تلك العملية لمتابعة تكاليف الطعام، وتحديد أسعار القائمة، وتقليل الفاقد، وزيادة الكفاءة التشغيلية، لأن إدارة مخزون الطعام بشكل صحيح تساهم في الحفاظ على سير الخدمات بسلاسة، لأنها تضمن توافر المواد اللازمة في الوقت المناسب وبالكميات الصحيحة، مما يقلل من الهدر ويعزز الكفاءة، لذلك نوضح في هذا المقال ماذا تعني إدارة مخزون المطاعم، وما هي أساسيات واستراتيجيات إدارة المخزون.

إدارة المخزون:

إدارة مخزون المطاعم هي العملية التي يتم من خلالها تتبع ورصد جميع المكونات والإمدادات والعناصر الأخرى التي يستخدمها المطعم لتشغيل عملياته اليومية، وبالتالي فهي تنتج مجموعة من المعلومات التي تستخدمها إدارة المطعم في تحسين عملية شراء المخزون، أي شراء الكميات المناسبة دون زيادة أو نقص، وتقليل الخسائر الناتجة عن السرقة أو التلف أو هدر الطعام، بما يضمن إدارة التكاليف بكفاءة ومن ثم زيادة الربحية.

تنطوي عملية إدارة المخزون على مراقبة جميع المكونات والإمدادات، بدءًا من لحظة وصولها من الموردين، والتحقق من أن الكميات والجودة تتطابق مع ما تم طلبه، وتتبع معدلات الاستخدام، ومتابعة تواريخ انتهاء الصلاحية، والتنبؤ بتقلبات الطلب بناءً على الموسم أو الفعاليات الخاصة، ثم إدخال تلك المعلومات بدقة في نظام تتبع المخزون سواء بشكل يدوي أو من خلال برنامج إدارة المخزون الذي يعتمد عليه المطعم ويسهل من تلك العملية ويضمن توفير طريقة أكثر دقة لحساب وتتبع المنتجات.

ومن خلال تنفيذ عملية إدارة المخزون، يمكن للمطعم التعرف على ما هو المخزون الذي تم شراؤه وكمية كل منتج، وكمية المخزون المستخدمة كل يوم، وكمية المخزون المتبقية في نهاية كل يوم، مما يتيح لها اتخاذ قرارات مستنيرة ومدروسة فيما يخص شراء المنتجات، بما يضمن التقليل من هدر الطعام والمكونات غير الغذائية، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وزيادة الإيرادات وهوامش الربح.

تعاون مع صبّار ووظف أفضل المتخصصين في إدارة المخزون للمطاعم لضمان تنظيم وتوزيع مثالي لمخزون مطعمك، لتحسين أداء عملك وزيادة ربحيتك.

تشمل إدارة مخزون المطاعم مجموعة من الممارسات التي تضمن مراقبة المخزون بكفاءة من أجل تقليل الهدر وتعظيم الأرباح النهائية، وهي الممارسات التي تتمثل فيما يلي:

1- تصنيف المخزون

من الأساسيات التي لا غنى عنها في إدارة مخزون أي مطعم، هو تصنيف المخزون وتنظيمه، وهي عملية تشير إلى تخصيص مكان لكل منتج يستخدمه المطعم، وذلك من خلال تقسيم المخزون إلى أقسام مثل: المجمدات، المنتجات الجافة، الثلاجات، المعدات والآلات، فضلًا عن تصنيف المخزون من الطعام إلى أصناف مختلفة مثل السلع القابلة للتلف مثل: الخضروات، الفواكه، المأكولات البحرية، والسلع غير القابلة للتلف مثل: المنتجات المعلبة، التوابل، المنكهات، لضمان مراقبة العناصر بشكل أكثر فعالية.

كما يشمل تصنيف المخزون وضع علامات على الرفوف أو إعداد جدول بيانات لتتبع ما يوجد عليها، مما يسهل من معرفة مكان وجود المنتجات ويعزز من القدرة على الوصول إليها بسرعة.

ولضمان تنظيم المخزون، لا بد من وضع السلع والمكونات الأكثر استخدامًا في مكان يسهل الوصول إليه.

اقرأ أيضًا: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح

2- مراقبة المخزون بانتظام

تُعد عملية مراقبة المخزون بصورة دورية من العناصر بالغة الأهمية في إدارة المخزون، إذ يتعين على المطعم مراقبة المخزون بشكل دوري سواء كان أسبوعيًا، نصف شهري، أو شهريًا، للتأكد من أن المواد الأساسية متوفرة دائمًا، وهو ما يتطلب تنفيذ مجموعة من الإجراءات وهي:

عد العناصر الفعلية

يتم إجراء جرد للمخزون من خلال عد العناصر الفعلية في المجمد، والثلاجة، ومناطق التخزين، ومن ثم مقارنتها مع المستويات المُسجلة، حتى يتسنى للمطاعم تحديد أي تناقضات واتخاذ الإجراءات المناسبة.

متابعة الاستهلاك اليومي

لضمان مراقبة المخزون بشكل فعال، لا بد من متابعة المكونات التي يستخدمها المطعم بشكل يومي، من أجل معرفة جميع السلع المتاحة دائمًا، ثم تسجيل البيانات عن تلك المكونات في التقرير الشهري الخاص بالمخزون الذي يمكن إعداده يدويًا أو باستخدام وظيفة المخزون في برنامج إدارة المطاعم.

مراقبة معدلات البيع

تنطوي تلك الاستراتيجية على تتبع مقدار العناصر المباعة خلال فترة زمنية معينة، مع مراقبة معدلات المكونات الأكثر مبيعًا خاصة في أوقات المواسم والأعياد، مما يتيح التنبؤ بموعد نفاد تلك العناصر، ومن ثم التخطيط بشكل فعال لتجهيز البديل في الوقت المناسب، لتجنب حدوث أي نقص في المكونات.

تحسين عمليات الشراء

المقصود بتحسين عمليات الشراء هو شراء المكونات عند الحاجة فقط، فعند متابعة مخزون المطعم عن كثب، يمكن معرفة متى يحين وقت إعادة طلب العناصر، بما يضمن توافر جميع المكونات وبالتالي يصبح المطعم على أتم الاستعداد لتنفيذ كافة الطلبات، وفي نفس الوقت يحد من وجود فائض في المكونات بالمخزون، وهو ما يجنب الهدر غير الضروري وزيادة التكاليف.

حساب عائد كل عنصر في المخزون

دومًا ما يحدث هدر الطعام نتيجة قيام أصحاب المطاعم بشراء كميات من العناصر أكثر من المطلوب، ولكن من خلال حساب عائد كل عنصر في المخزون يمكن معرفة كمية المكونات المطلوبة لإعداد الطبق، ومن ثم يتم وضع طلبات المخزون بناءً عليه، مما يجنب الإفراط في الطلب أو نفاد المخزون، ويمكن تنفيذ تلك العملية باستخدام برنامج إدارة مخزون المطاعم الذي يحسب العائد لكل عنصر تلقائيًا ويقدم تقارير ذكية لتحليل التكاليف بشكل أفضل.

تعرف على: مشاكل المطاعم وحلولها

3- استخدام التكنولوجيا

هناك العديد من الأنظمة الرقمية والبرامج المتخصصة في إدارة المخزون التي تعتمد عليها المطاعم في تتبع المواد بشكل أكثر دقة، إذ تقدم تلك البرامج تقارير دقيقة لحظية عن حالة المخزون والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.

ويُعد نظام نقاط البيع POS من أبرز الأنظمة التي تسهل من عملية إدارة مخزون المطاعم، إذ يُستخدم في تتبع الكميات الموجودة من المواد في المخزن بشكل مستمر وتحديثها عند إجراء كل عملية بيع، مما يساعد في معرفة المخزون المتبقي والتخطيط للشراء بكفاءة، كما يقدم تقارير عن الأصناف الأكثر طلبًا والأقل طلبًا، وبالتالي فهو يحسن من إدارة المخزون، فضلًا عن دور هذا النظام في تسريع عملية إدارة المخزون وتنفيذها دون أخطاء.

ولكن للاستفادة من مميزات نظام نقاط البيع في إدارة المخزون، لا بد من تكامله مع برامج إدارة المخزون في المطعم، لضمان تبسيط وأتمتة أكبر قدر ممكن من عملية المخزون.

اطلع على: عيوب مشروع المطعم

4- التحكم في المخزون

من الاستراتيجيات الفعالة في إدارة مخزون المطاعم، التحكم في المخزون بفعالية وتدويره لتقليل الفاقد والحفاظ على المكونات طازجة، وهو ما يتطلب استخدام تقنيات تدوير المخزون وفقًا لنظام "FIFO"، الذي يضمن استخدام المواد الأقدم أولاً، مما يقلل من خطر فساد الطعام ويضمن استخدام المواد القابلة للتلف قبل انتهاء صلاحيتها.

وتتمثل خطوات تطبيق نظام FIFO فيما يلي:

تنظيم مناطق التخزين

لا بد من تنظيم مناطق التخزين بحيث توضع المواد القابلة للتلف مثل الطعام والمكونات والإمدادات، في مناطق خاصة بها، مع ترتيب مناطق التخزين، بما في ذلك الثلاجات والمجمدات والتخزين الجاف، ووضع علامات على الأرفف أو الأقسام للإشارة إلى كيفية تخزين واستخدام العناصر، ليكون المخزون القديم في المقدمة، والعناصر الحديثة في الخلف.

تسمية العناصر

لا بد من تزويد كل عنصر من العناصر الغذائية بملصق يحتوي على تاريخ الشراء أو تاريخ انتهاء الصلاحية، مع التأكد من أن التاريخ واضح وقابل للقراءة، حتى يتمكن الطهاة والعاملين من تحديد العناصر التي يجب استخدامها أولًا وبسرعة.

تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)

تشير إجراءات التشغيل القياسية إلى التحقق من تاريخ انتهاء صلاحية المنتجات واستخدام العناصر القديمة أولًا عند تحضير الأطباق أو إعادة تعبئة الإمدادات، مع وضع المخزون القديم أمام الجديد للتشجيع على استخدامه أولًا.

مراقبة أنماط المبيعات

في هذه الخطوة، يجب مراقبة العناصر التي تُباع وتُستخدم بانتظام، وبناءً على ذلك يتم تعديل طلبات الشراء، مما يضمن عدم ترك العناصر الأقل استخدامًا لتنفد صلاحيتها، ويساعد في معرفة كمية مخزون الطعام المتاحة.

اكتشف المزيد حول: أنواع المطاعم - 20 نوع تختار من بينهم

5- التنبؤ بالطلب

يمكن للمطاعم تحسين مستويات المخزون لديها من خلال التنبؤ بالطلب الاستهلاكي والتنبؤ بالمبيعات، إذ يتم تحليل بيانات المبيعات التاريخية، ومن ثم الحصول على رؤى قيمة تساعد في تعديل مستويات المخزون ومنع النقص أو الفائض فيه.

وتشمل عملية تحليل البيانات تنفيذ عدة خطوات تتمثل فيما يلي:

• جمع بيانات المبيعات التاريخية لتحديد الاتجاهات، والتعرف على العناصر الأكثر طلبًا، والتقلبات الموسمية.
• رصد العناصر الأكثر تكرارًا خلال أشهر أو مواسم معينة التي تؤثر على الطلب على بعض العناصر الأخرى.
• تحديد متوسط المبيعات لكل فترة يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، لتحديد نقطة مرجعية للطلب المعتاد.
• مراعاة العوامل الخارجية التي قد تؤثر على سلوك العملاء، مثل الظروف الاقتصادية، أو الحملات التسويقية، أو التغيرات الديموغرافية.

يمكنك الاطلاع على: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات

6- تدريب الموظفين

حتى تؤتي استراتيجيات إدارة مخزون المطاعم بثمارها، لا بد من تدريب الموظفين على كيفية التعامل مع المخزون بشكل صحيح، الأمر الذي يفرض على إدارة المطاعم تزويد فريق العمل بالمهارات التي تساعدهم على معرفة كيفية تنفيذ ممارسات فعالة تضمن تقليل الفاقد والحفاظ على سلامة المكونات الغذائية.

وهناك مجموعة من العناصر الواجب إدراجها في برنامج تدريب الموظفين على إدارة المخزون وهي:

• التدريب على أساليب التعامل مع الطعام، وآليات التخزين، والتقنيات المُستخدمة في تدوير المخزون، بما في ذلك الحفاظ على درجات الحرارة المناسبة والرطوبة، وآليات النظافة.
• تعليم الموظفين البرامج والأدوات التي تُستخدم في إدارة المخزون وتعزيز كفاءته.
• شرح جميع قوانين سلامة الغذاء لمنع الممارسات غير الآمنة التي تتسبب في تلف المنتجات.
• تقديم معلومات حول العمليات التي يمكن تنفيذها لتجديد المخزون بسهولة.
• التأكد من إلمام جميع الموظفين بأساسيات إدارة المخزون، مثل أساليب التحكم، وتدوير المخزون، وإجراءات التسجيل.

تزودك صبّار بموظفين محترفين مدربين على أفضل أساليب مراقبة المخزون وتطبيق تقنيات التخزين الحديثة لتقليل الفاقد، ويمتلكون المهارات التي تمكنهم من تحسين استخدام المواد الخام وزيادة الربحية.

7- مراجعة قائمة الطعام

تتطلب الإدارة الفعالة لمخزون المطعم إجراء مراجعة دورية لقائمة الطعام للتعرف على الأطباق الأقل طلبًا وبالتالي تتسبب بصورة مباشرة في بطء دوران المخزون، من خلال تنفيذ الخطوات التالية:

• تحديد الأطباق التي لا تُطلب كثيرًا من قِبل الزبائن أو ذات المبيعات المنخفضة وبالتالي لا تساهم بشكل فعال في الإيرادات الإجمالية للمطعم.
• التركيز على الأطباق التي لا تتوافق مع الجمهور المُستهدف أو التي لا تعكس مفهوم المطعم.
• في حال ورود شكاوى متكررة من الزبائن حول أطباق معينة، يجب فحصها لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
• تقديم استبيان للزبائن لجمع ملاحظاتهم وفهم تفضيلاتهم، ومستويات رضاهم، وآرائهم حول الأطباق المحددة في القائمة.

8- مراقبة التكاليف

لتحسين إدارة المخزون وتعظيم ربحية المطعم، لا بد من مراقبة تكاليف الطعام عن كثب، وتعديل أسعار القائمة بناءً على ذلك، إذ تشمل تلك الاستراتيجية مراقبة تكاليف شراء المواد، وتكاليف التخزين، وكذلك التكلفة الإجمالية للمخزون مقارنةً بالعائدات من المبيعات، حتى يتسنى وضع آليات للتحكم في الحصص، وبما يضمن الحفاظ على مخزون كافٍ وتجنب الفائض، وبالتالي تقل التكاليف وتزداد الأرباح.

9- منع هدر الطعام

تُعد مشكلة هدر الطعام من أبرز التحديات التي تواجه إدارة المخزون، إذ يكتشف المطعم وجود كميات كبيرة من نفايات الطعام التي كان يمكن استخدام موادها الخام بشكل أفضل في أطباق أخرى، وهو ما يحدث نتيجة الإفراط في طلب المنتجات، أو الإفراط في التحضير بسبب التقدير المفرط للمبيعات المتوقعة لأحد الأطباق، أو تلف المنتجات، أو أخطاء الطهاة في قراءة الطلب وتحضير طبقًا مختلف.

وتتطلب الإدارة الفعالة للمخزون منع هدر الطعام، عن طريق تحديد كمية ونوع النفايات التي ينتجها المطعم من أجل تحديد مصادرها، ومن ثم يتم تحسين نظام التخزين لتقليل النفايات غير المُستهلكة، أو إعادة تدوير النفايات المُستهلكة باستخدامها في وصفات جديدة أو تقديمها كمقبلات خاصة لفترة محدودة.

10- إدارة الموردين

يُعد بناء علاقات قوية مع الموردين استراتيجية مهمة في إدارة مخزون المطاعم، إذ يحتاج المطعم إلى إنشاء خطوط تواصل واضحة مع الموردين المعتمدين لضمان تسليم المواد في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة، كما أن تلك العلاقات تسهل من التفاوض على شروط مريحة للحصول على المنتجات بطرق دفع أفضل.

وظف متخصصين في إدارة المخزون لتعزيز أداء مطعمك مع صبّار

هل يعاني مطعمك من مشاكل في إدارة المخزون؟ سواء كانت الفائض أو النقص في المواد الغذائية، أو حتى التكاليف الزائدة بسبب هدر الطعام، تمتلك صبّار الحل الأمثل الذي يضمن لك إدارة مخزون مطعمك بدقة لتفادي كل تلك المشكلات.

تمتلك صبّار سير ذاتية لمجموعة من أفضل المتخصصين في إدارة المخزون على مستوى المملكة، من السعوديين وغير السعوديين، أصحاب المهارات في تتبع المواد الغذائية والإمدادات وتقليل الهدر وزيادة الكفاءة التشغيلية، القادرين على تصميم استراتيجيات فعالة لتقليص التكاليف وتحقيق أرباح أعلى، مع إمكانية إجراء مقابلة سريعة مع كل مرشح لضمان إنهاء إجراءات التوظيف في أقل من 48 ساعة.

الخاتمة:

إدارة مخزون المطاعم هي عملية متكاملة تهدف إلى تتبع المواد والإمدادات المستخدمة في المطعم لضمان الكفاءة وتقليل الهدر. من خلال تصنيف المخزون، ومراقبته بانتظام، يمكن للمطعم التأكد من توافر المكونات الأساسية دون زيادة أو نقص، مما يساعد في تقليل الخسائر الناتجة عن السرقة أو التلف أو هدر الطعام. 

هذه الممارسات تشمل تنظيم المكونات في أماكن محددة، متابعة استهلاكها اليومي، وتحليل البيانات لضبط عمليات الشراء بشكل فعال، وبالتالي تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة الأرباح.

يتطلب تطبيق إدارة المخزون الفعالة استخدام التكنولوجيا مثل أنظمة نقاط البيع لتتبع المبيعات والمخزون بشكل دقيق، بالإضافة إلى التدريب المستمر للموظفين على تقنيات التخزين والإدارة المناسبة. 

استخدام أساليب مثل تدوير المخزون وفقًا لنظام "FIFO" والمراجعة الدورية لقائمة الطعام لضمان تحديث المخزون بما يتوافق مع تفضيلات العملاء، كلها عوامل مهمة للمساهمة في تحسين عملية إدارة المخزون، وتقليل الفاقد، وزيادة الربحية للمطعم.