Secretary

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة ابتكار الانماء للمقاولات والتجارة عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الخبر، المنطقة الشرقية. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال اليومي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بسرعة، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وفعال.

المؤهلات والخبرة المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بكفاءة.
• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على إدارة الوقت بفعالية.

المهارات والكفاءات

• إتقان مهارات الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة الخبر بالمنطقة الشرقية، وتوفر بيئة عمل داعمة ضمن مؤسسة ابتكار الانماء للمقاولات والتجارة.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات، ولن يتم الإفصاح عنه في هذه المرحلة.