Secretary

نبذة عن الدور

تبحث الجامعة العربية المفتوحة عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الدمام، المنطقة الشرقية. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال تنظيم المهام المكتبية اليومية، وإدارة الاتصالات، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في دور سكرتير أو مساعد إداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار بكفاءة.
• مهارات ممتازة في تنظيم المواعيد وتنسيق الجداول الزمنية.

المهارات والكفاءات

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغة العربية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل وتقع في مدينة الدمام بالمنطقة الشرقية. سيعمل السكرتير ضمن بيئة أكاديمية داعمة في الجامعة العربية المفتوحة، حيث يساهم في سير العمل الإداري اليومي بسلاسة وفعالية.

تقديم الطلبات

نرحب بالمرشحين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه لتقديم طلباتهم. سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين لمناقشة الخطوات التالية في عملية التوظيف.