Office Manager📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يبحث مكتب زينب سليم حامد الحجيلي للتطوير والاستثمار العقاري عن مدير مكتب للانضمام إلى فريقه في المدينة المنورة. يتولى شاغل هذا الدور الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية والتنظيمية للمكتب، مع ضمان سير العمليات بكفاءة وفعالية عالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال ذي صلة ويعمل بنظام الدوام الكامل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة وتوجيه عمليات تنسيق اجتماعات ولقاءات المسؤول، بالإضافة إلى إدارة وتنسيق الاتصالات والمراسلات بينه وبين مختلف الجهات الداخلية والخارجية.
• متابعة عمليات استقبال زوار المسؤول والرد على استفساراتهم، والإشراف على المكالمات الهاتفية ومراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة، وتوجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص ومتابعة إنجازها.
• ضمان وجود قنوات تواصل فعالة مع الجهات المعنية لمتابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول والحصول على المعلومات والبيانات ذات الصلة.
• الإشراف على عمليات إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الصادرة والواردة من مكتب المسؤول بالتنسيق مع كافة الجهات المعنية.
• متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب، وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية، وضمان توفر المتطلبات اللازمة لأداء عملهم، ورفع التقارير الدورية للمدير المباشر.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في إدارة المكاتب أو مجال إداري مشابه.
• القدرة على الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية واللوجستية.
• فهم جيد لمتطلبات توفير الموارد التقنية والبشرية لضمان كفاءة العمليات.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• قدرة عالية على التواصل الفعال كتابياً وشفوياً.
• مهارات متابعة وتقييم الأداء.
• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام أدوات وبرامج المكتب الأساسية.

بيئة العمل

يقع مقر العمل في المدينة المنورة، وتتطلب الوظيفة التزاماً بجدول الدوام الكامل. ستعمل ضمن فريق يدعم عمليات التطوير والاستثمار العقاري للمكتب.

التقديم

ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم.