مشرف مستودع (نظام شفتات)

1. الملخص الوظيفي

يتولى مشرف المستودع مسؤولية الإشراف الكامل على العمليات اليومية للمستودع، بما في ذلك استلام وتخزين وصرف المخزون، وإدارة فريق عمل يعمل على نظام الشفتات. يضمن المشرف كفاءة العمليات، دقة المخزون، الالتزام بمعايير السلامة والجودة، ويسهل التواصل والانتقال السلس للعمل بين الشفتات المختلفة.

2. المسؤوليات الرئيسية

أ. إدارة العمليات والإشراف على الشفتات:

• الإشراف المباشر على جميع أنشطة المستودع بما في ذلك الاستلام، التخزين، الجرد، التعبئة، والتحميل/التفريغ.

• توزيع المهام وتحديد أولويات العمل لفريق الشفت لضمان تحقيق الأهداف اليومية.

• ضمان التنسيق والاتصال الفعال بين شفت العمل الحالي والشفت القادم لضمان تسليم المهام والمعلومات بشكل سلس ودقيق.

• مراقبة أداء الموظفين خلال الشفت وتقديم التدريب والدعم اللازمين.

• إعداد تقارير نهاية الشفت وتلخيص الإنجازات وأي مشكلات عالقة تحتاج إلى متابعة.

ب. إدارة المخزون والدقة:

• الإشراف على عمليات الجرد الدوري والمفاجئ لضمان دقة سجلات المخزون ومطابقتها مع النظام (WMS/ERP).

• تحديد وإدارة المخزون الراكد أو التالف، واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقاً للسياسات المتبعة.

• ضمان التخزين السليم والمنظم للبضائع وفقاً لمتطلبات السلامة والتخزين.

ج. السلامة والجودة:

• ضمان التزام جميع موظفي الشفت بلوائح وإجراءات الصحة والسلامة المهنية.

• الحفاظ على نظافة وترتيب المستودع ومنطقة الشحن والتفريغ.

• الإشراف على صيانة المعدات والأجهزة المستخدمة في الشفت (مثل الرافعات الشوكية).

د. إدارة الأفراد والتطوير:

• جدولة عمل الموظفين في الشفتات وتغطية الاحتياجات التشغيلية.

• تقييم أداء موظفي الشفتات وتقديم التغذية الراجعة البناءة.

• تحديد احتياجات التدريب وتوفير التدريب اللازم للموظفين الجدد والحاليين.

3. المتطلبات والمؤهلات

• المؤهلات العلمية: شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الأعمال، أو سلسلة الإمداد، أو مجال ذي صلة.

• الخبرة: خبرة لا تقل عن [سنتين الى خمس] سنوات في إدارة المستودعات، منها سنة على الأقل في دور إشرافي، ويفضل في بيئة عمل بنظام الشفتات.

• المعرفة التقنية: إجادة استخدام أنظمة إدارة المستودعات (WMS) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

• المهارات:

  • مهارات قيادية وإشرافية ممتازة.

  • قدرة مثبتة على إدارة فرق العمل في بيئة سريعة الوتيرة وتعدد الشفتات.

  • مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات تحت الضغط.

  • إجادة مهارات التواصل الكتابي والشفوي.

4. شروط العمل الخاصة

• الاستعداد للعمل بنظام الشفتات المتناوبة، بما في ذلك الشفت الليلي وعطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة.

• القدرة على تحمل ضغوط العمل وإدارة الأولويات المتغيرة بين الشفتات.

• إدارة العمليات اليومية للمستودع، بما في ذلك استلام وتخزين وإصدار وشحن المواد إلى مواقع المشاريع.
• الإشراف على موظفي المستودع وتعيين المهام اليومية لضمان تنفيذ الطلبات بدقة وفي الوقت المناسب.
• الحفاظ على سجلات المخزون محدثة ودقيقة من خلال أنظمة إدارة المخزون ERP أو أنظمة إدارة المستودعات.
• التنسيق مع فرق الشراء والمشاريع واللوجستيات لتوقع متطلبات المواد وتحسين مستويات المخزون.
• ضمان التعامل السليم، ووضع العلامات، وتخزين المواد وفقاً لمعايير السلامة والجودة.
• إجراء فحوصات جرد مادية دورية وتسوية الفروقات.
• تنفيذ ورصد أنظمة تتبع المواد لدعم السيطرة على تكاليف المشاريع ومساءلة المواد.
• الإشراف على تحركات المعدات والمركبات المتعلقة باللوجستيات في المستودع.
• تطبيق ممارسات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) داخل المستودع ومناطق الساحة.
• إعداد تقارير دورية عن نشاط المستودع وحالة المخزون لمراجعة الإدارة.

• درجة البكاليوس في إدارة سلسلة الإمداد، أو اللوجستيات، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5-8 سنوات في إدارة المستودعات، مع ثلاث سنوات على الأقل في صناعة البناء.
• معرفة قوية بمواد وأدوات ومعدات البناء.
• إجادة أنظمة إدارة المخزون (ERP، Oracle، SAP، أو ما يعادلها).
• مهارات تنظيمية وقيادية وتواصل ممتازة.
• القدرة على التنسيق مع فرق متعددة التخصصات عبر مواقع بناء متعددة.
• مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية.
• معرفة بمعايير HSE وأفضل ممارسات التعامل مع المواد.

• خبرة في مشاريع البناء الضخمة أو البنية التحتية.
• شهادة في إدارة المستودعات أو عمليات سلسلة الإمداد تعتبر ميزة.
• إلمام بمعايير شراء المواد المحلية والدولية.

• درجة البكالوريوس في المحاسبة أو إدارة الأعمال أو الهندسة.
• سنتان من الخبرة في إدارة المخازن أو المستودعات أو قطع الغيار.
• مهارة في إعداد تقارير الجرد.
• معرفة بإدارة المخازن والتكلفة الأساسية.

• خبرة في مجموعة MS Office.
• إلمام بـ MS Dynamics 365 أو أنظمة ERP الأخرى.

• الحفاظ على إمدادات قطع الغيار الفنية في المتجر/المستودع بالتعاون مع المشرف.
• إجراء فحص الاستلام والتحقق من الطلبات.
• تنفيذ التخزين، ووضع العلامات، وتحديث النظام عند استلام العناصر.
• تسجيل وإصدار قطع الغيار يوميًا بدقة.
• إجراء جرد دوري والحفاظ على مستويات المخزون وفقًا للنطاقات المحددة.
• الإشراف على الطلبات المحلية للإصلاح والتصنيع والخدمات.
• التواصل بشأن الفروقات والمخزون التالف على الفور.