نظام إدارة الموارد البشرية

نظام إدارة الموارد البشرية من الأدوات الفعالة التي تستخدمها المؤسسات في إدارة العمليات اليومية للقوى العاملة، فمع زيادة حجم فريق العمل داخل المؤسسة، تزداد صعوبة إدارته، ويصبح من الصعب الحفاظ على بيانات جميع الموظفين في مصدر واحد، وبالتالي تظل المعلومات الحساسة مشتتة عبر عدة مجلدات أو أنظمة غير متكاملة، وهنا يأتي دور نظام إدارة الموارد البشرية الذي يساعد على تنظيم عمليات التوظيف، وإدارة البيانات، ومتابعة الأداء، وتطوير الكفاءات داخل المؤسسة، وفي هذا المقال نوضح ما هو نظام إدارة الموارد البشرية ومكوناته وفوائده.

نظام إدارة الموارد البشرية:

نظام إدارة الموارد البشرية HRMS وهي اختصارًا لـ human resource management system، هو عبارة عن مجموعة من البرامج التي تستخدمها المؤسسات في أتمتة العمليات الأساسية للموارد البشرية طوال دورة حياة الموظف، حتى تكون موحدة رقميًا، إذ يُعد هذا النظام هو البديل الأمثل للعمليات التقليدية التي تعتمد على الأوراق وجداول البيانات، ومن خلاله تتم أتمتة المهام اليدوية المتكررة والمستهلكة للوقت، مما يقلل من فرص حدوث أخطاء بشرية.

وتستخدم إدارة الموارد البشرية بالمؤسسات نظام إدارة الموارد البشرية كمنصة رقمية تدعم إدارة المهام اليومية، مثل إدارة كشوف الرواتب والمزايا وتعيين الموظفين الجدد وتتبع طلبات الإجازات، وتخزين بيانات الموظفين، وتتبع الحضور والغياب، وإدارة الأداء، والتخطيط للتعاقب الوظيفي، وغير ذلك من العمليات.

ويُعد نظام إدارة الموارد البشرية عنصرًا أساسيًا في إدارة القوى العاملة بالنسبة للمؤسسات التي يعمل لديها عدد كبير من الموظفين، نظرًا لدوره البارز في تحسين إدارة الموظفين وتقليل الوقت وخفض التكاليف، ولا يقتصر استخدامه على قسم الموارد البشرية فحسب؛ بل هو متاح أيضًا للاستخدام من قِبل الموظفين والمدراء عن طريق الوصول إلى الخدمة الذاتية لتنفيذ المهام الشائعة، كما يمكن للمديرين التنفيذيين استخدامه للحصول على بيانات حول اتجاهات القوى العاملة وتأثيراتها على الأعمال.

وتختار المؤسسات نظام إدارة الموارد البشرية بناءً على احتياجاتها، إذ يمكن للمؤسسة الاعتماد على برنامج إدارة الموارد البشرية الأساسي الذي يتولى المهام الإدارية اليومية مثل إدارة الموظفين وإدارة الإجازات، وغيرها، أو الاعتماد على حل متقدم لمعالجة الجوانب الاستراتيجية لإدارة الموارد البشرية، مثل التوظيف وإدارة الأداء والتدريب والتطوير.

مكونات نظام الموارد البشرية للموظفين:

هناك العديد من العناصر الأساسية التي تدخل في تكوين نظام إدارة الموارد البشرية وهي تساعد في أتمتة وتحسين إدارة القوى العاملة داخل المؤسسة وتختلف باختلاف احتياجات كل مؤسسة، وتشمل ما يلي:

1- التوظيف والاختيار

يُعد التوظيف والاختيار من أهم مكونات نظام الموارد البشرية، إذ يُستخدم النظام في تنظيم جميع مراحل عملية التوظيف وتحسين كفاءتها، عن طريق إنشاء الوصف الوظيفي لكل وظيفة بشكل تلقائي، ونشر إعلانات الوظائف عبر منصات وقنوات متعددة، وعند استقبال الطلبات يقبل النظام الطلب أو يرفضه بناءً على مدى توافق السيرة الذاتية للمرشح مع متطلبات الوظيفة.

ومن أبرز الأمثلة على برنامج إدارة الموارد البشرية نظام تتبع المتقدمين (ATS) الذي يساعد في نشر الوظائف، واستقطاب المواهب، وإجراء المقابلات، واختيار المرشحين المناسبين بكفاءة أكبر.

ومع استخدام نظام إدارة الموارد البشرية، بات من الممكن تنظيم عملية التوظيف بشكل أكثر كفاءة، وأصبحت البيانات أكثر وضوحًا وسهولة في الوصول إليها، مما يقلل من تعقيد عملية التوظيف.

2- إدارة بيانات الموظفين

تعتمد المؤسسات بشكل أساسي على نظام إدارة الموارد البشرية في إدارة بيانات الموظفين، إذ يحتوي النظام على وحدات مخصصة لتخزين جميع بيانات الموظفين رقميًا، بما في ذلك المعلومات الشخصية لكل موظف، والراتب، وسجل العمل، التاريخ الوظيفي، والمعلومات المصرفية والضريبية، والتأمين، وطلبات الإجازات، وأي معلومات أخرى ذات صلة بعمل الموظفين داخل المؤسسة.

ومن خلال التخزين الرقمي لبيانات الموظفين، يمكن الوصول إلى أي بيانات أو سجلات بسهولة في أي وقت.

3- إدارة الأداء

يتكون نظام إدارة الموارد البشرية من برنامج إدارة أداء الموظفين الذي يُستخدم في تحديد الأهداف، ومتابعة التقدم، ومراجعة الأداء وتحليله، وتنظيم جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد، وهو ما يساعد المؤسسات على تقييم أداء الموظفين بسهولة، ومقارنة الأداء بالمعايير والمؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) المحددة مسبقًا في النظام.

4- إدارة المزايا

من المكونات الأساسية في أي نظام إدارة موارد بشرية، نظام إدارة المزايا، الذي تعتمد عليه المؤسسات في تقديم المزايا للموظفين، بما في ذلك المكافآت الإضافية، والتأمين الصحي، وخطط المعاشات التقاعدية، وغير ذلك، إذ يسهل النظام إدارة جميع المزايا المستحقة للموظفين، مع توضيح التكاليف المرتبطة بها، كما يتيح تتبع البيانات لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، مما يجعل تلك العمليات أكثر سهولة.

5- إدارة التأهيل الوظيفي

يحتوي نظام إدارة الموارد البشرية على وحدة التأهيل الوظيفي التي تساعد على أتمتة عملية دمج الموظفين الجدد داخل المؤسسة بكفاءة، إذ تفيد تلك الوحدة في تسهيل تقديم الموظفين الجدد إلى مديريهم وزملائهم في أقل وقت وجهد، من خلال إرسال الإشعارات تلقائيًا إلى الأقسام المختصة وإنشاء حسابات المستخدمين ومنح تصاريح الوصول والأمان وإصدار بطاقات الدخول، مما يقلل من الوقت المُهدر في إكمال الإجراءات الورقية، ويمكّن الموظفين الجدد من الاندماج سريعًا في العمل، ويساعد قسم الموارد البشرية في التركيز على توفير تجربة إيجابية للموظفين الجدد.

6- إدارة التدريب والتطوير

عندما تقرر المؤسسات إخضاع موظفيها للتدريب من أجل تطوير مهاراتهم؛ فإن نظام إدارة الموارد البشرية هو الحل الأمثل لتنفيذ تلك العملية بكفاءة، فمن خلال هذا النظام يمكن إنشاء برامج تدريبية فردية مخصصة لكل موظف، سواء كانت تلك البرامج محتوى تدريبي من جهات خارجية أو مواد تعليمية داخلية، ومنح الموظفين إمكانية الوصول إليها بسهولة، كما تتضمن وحدة التدريب والتطوير بالنظام ميزة تقديم توصيات تدريبية لتحسين الأداء المهني للموظفين.

7- إدارة الحضور والانصراف

يحتاج قسم الموارد البشرية بالمؤسسات إلى تتبع جداول الموظفين وساعات عملهم، وهنا يأتي دور نظام إدارة الموارد البشرية الذي يحتوي على وحدة إدارة الوقت والحضور تسمح بتتبع سجلات الوقت والغياب، إذ أن تلك الوحدة مزودة بمجموعة من الميزات منها إدارة جداول العمل وساعات الدوام، متابعة طلبات الإجازة والموافقة عليها، إضافة إلى ميزة الخدمة الذاتية للموظفين التي تتيح لهم مراجعة جداول العمل وتسجيل الدخول والخروج ومعرفة رصيد الإجازات المتاح.

وتُعد وحدة إدارة الوقت والحضور وسيلة فعالة في تعزيز وضوح بيانات الحضور والإجازات، مما يساهم في تحسين فرض الانضباط داخل المؤسسة.

8- إدارة كشوف الرواتب

مع استخدام نظام إدارة الموارد البشرية، لم تعد أقسام الموارد البشرية بالمؤسسات في حاجة إلى إدارة المدفوعات لعدد كبير من الموظفين بشكل يدوي، فمن خلال هذا النظام بات من الممكن أتمتة هذه العملية الأساسية، مما يعزز من الدقة ويقلل من فرص حدوث أخطاء بشرية، ويضمن صرف الرواتب والمستحقات في الوقت المناسب، إذ يحتوي نظام إدارة كشوف الرواتب على ميزات تشمل: حساب وإصدار الرواتب، بما في ذلك الضرائب والخصومات، إدارة تحويل الرواتب، تتبع الأجور، المكافآت، البدلات، وساعات العمل الإضافية.

9- إدارة التخطيط والتعاقب الوظيفي

يُعد نظام إدارة الموارد البشرية من الأدوات الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات في التخطيط للتعاقب الوظيفي، إذ تستخدمه في تحليل احتياجات التوظيف المستقبلية، ووضع خطط لتعاقب المناصب الرئيسية والمهمة داخل كل قسم، ومن ثم تحديد المواهب المحتملة للترقيات المستقبلية.

10- تحليل البيانات وإدارة الوثائق

يعتمد نظام إدارة الموارد البشرية على نهج قائم على البيانات يمكّن المؤسسات من تحليل البيانات في الوقت الفعلي، ومن ثم اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يخص إدارة الموظفين، إذ تشمل البيانات التي يحتوي عليها النظام: الملفات والرسائل الإلكترونية، الصور والمستندات المشتركة، إدارة الوثائق الإلكترونية، تقارير أنظمة المعلومات الإدارية، إدارة عمليات إنهاء الخدمة، وبالتالي فإن الاعتماد على تلك البيانات يساعد على صياغة وتنفيذ استراتيجيات فعالة للموارد البشرية تتماشى مع الأهداف التنظيمية الشاملة.

من يستخدم برنامج إدارة الموارد البشرية:

لا يقتصر استخدام نظام إدارة الموارد البشرية على قسم الموارد البشرية فقط؛ بل بات أداة ضرورية لجميع أفراد المؤسسة لأنه يساعد على تحسين تجربة جميع أعضاء الفريق، بما في ذلك ما يلي:

متخصصو الموارد البشرية

يستخدم قسم الموارد البشرية نظام إدارة الموارد البشرية في إدارة جميع شؤون الموظفين، بداية من كشوف الرواتب وإدارة المزايا وحتى التوظيف وتتبع الوقت، فضلًا عن أتمتة إدارة المواهب، والوصول إلى بيانات الموظفين بسهولة.

مسؤولو التوظيف

يستخدم مسؤولو التوظيف النظام في إنشاء بوابة مركزية لنشر الوظائف وإدارة عمليات البحث عن المواهب، والتواصل مع المرشحين، ومتابعة عمليات المقابلات، وتحسين عمليات تأهيل الموظفين الجدد.

المديرون

يحتاج المديرون لنظام إدارة الموارد البشرية لتتبع حضور وغياب الموظفين، والإشراف على هيكلة فريق العمل، وتتبع ساعات العمل، واستقبال طلبات الإجازات والموافقة عليها، ومراقبة أداء الموظفين وتقديم الدعم والتوجيه لهم عند الحاجة.

الموظفون

يستخدم أعضاء الفريق نظام إدارة الموارد البشرية في الاطلاع على الهيكل التنظيمي، وتقديم طلبات الإجازة، والوصول إلى خطط التعلم وإدارة التطور المهني، إضافة إلى تحديث البيانات الشخصية.

المرشحون للوظائف

يستفيد المرشحون للوظائف من النظام في البحث عن الوظائف الشاغرة والتقديم عليها، ومتابعة مراحل التوظيف وتتبع حالة طلبهم، وتلقي العروض الوظيفية إلكترونيًا والموافقة عليها وتوقيع العقود عن بُعد.

فوائد نظام ادارة الموارد البشرية:

هناك العديد من الفوائد التي يحققها نظام إدارة الموارد البشرية وتجعله عنصرًا مهمًا في تعزيز كفاءة العمل داخل المؤسسات، تشمل تلك الفوائد ما يلي:

1- تحسين إدارة شؤون الموظفين

يلعب نظام إدارة الموارد البشرية دورًا بارزًا في تحسين إدارة شؤون الموظفين بالمؤسسة، إذ يُستخدم في أتمتة العمليات، وبالتالي فهو يقلل من المهام الإدارية اليومية، ويسهل من تجميع البيانات في قاعدة مركزية، مما يحسن من سير العمل ويعزز من كفاءته.

وبخلاف ما سبق، يُعد نظام إدارة الموارد البشرية أداة فعالة في إدارة جميع جوانب دورة حياة الموظف، من خلال تتبع ساعات العمل وضمان التعويض العادل عن العمل الإضافي، وتوفير برامج تدريبية ودورات تعليمية للموظفين، وإدارة كشوف الرواتب وإخراجها دون أخطاء، إلى جانب دور النظام في إدارة أداء الموظفين بسهولة، وإعداد تقارير التغذية الراجعة تلقائيًا، ووضع الأهداف المهنية بشفافية ووضوح، وجميعها مزايا تعزز من قدرة المؤسسة على إدارة شؤون موظفيها.

2- تحسين مشاركة الموظفين

يساهم نظام إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر في تعزيز تفاعل الموظفين، إذ يعمل النظام كمركز اتصال يسهل من تواصل الموظفين مع بعضهم البعض ومع إدارة المؤسسة، مما يخلق بيئة أكثر تفاعلية، كما يتيح لقسم الموارد البشرية إنشاء خطط تعلم شخصية ومناهج تدريبية تساهم في نمو الموظفين وتطورهم، إضافة إلى إمكانية استخدامه من قِبل المدراء التنفيذيون لمشاركة خبراتهم مع الموظفين عبر برامج الإرشاد والتوجيه، واستخدامه من قِبل الموظفين في الحصول على تغذية راجعة فورية بدلاً من انتظار ردود الإدارة لفترات طويلة، وجميعها ميزات تشجع الموظفين على التفاعل مع بيئتهم المهنية.

3- تعزيز الخدمة الذاتية للموظفين

يتيح نظام إدارة الموارد البشرية للموظفين تحديث معلوماتهم الأساسية دون الحاجة إلى التواصل المباشر مع قسم الموارد البشرية، كما يوفر النظام قاعدة بيانات تحتوي على جميع المعلومات المهمة بالنسبة للموظفين، وبالتالي يمكنهم الوصول إليها في أي وقت دون الاضطرار إلى سؤال موظفي الموارد البشرية.

ومن خلال نظام إدارة الموارد البشرية، يمكن لكل موظف الوصول إلى سجله الخاص، والإطلاع على سياسات المؤسسة ولوائحها بسهولة، وتقديم طلبات الإجازة والحصول على إشعارات فورية في حالة القبول أو الرفض، مما يساهم في توفير وقت قسم الموارد البشرية بالمؤسسة حتى يتسنى له بالتركيز على المهام الأكثر أهمية وتعقيدًا، ويعزز من سلاسة بيئة العمل.

4- زيادة إنتاجية الموظفين

من أبرز فوائد برنامج إدارة الموارد البشرية، أنه يساهم في زيادة إنتاجية الموظفين، إذ تستفيد منه المؤسسة في تنفيذ مجموعة من الاستراتيجيات أبرزها تحديد الأهداف وتتبعها مما يحفز الموظفين على بذل المزيد من الجهد لتحقيقها، وتنفيذ برامج التدريب التي تعزز من قدرات الموظفين وتطور مهاراتهم وتحسن أدائهم في العمل، وبرامج إدارة الأداء التي تمنح الموظفين فرصًا للنمو الوظيفي، وجميع تلك الاستراتيجيات تبرهن على مدى حرص المؤسسة على الاستثمار في موظفيها، وبالتالي يعملون على استثمار مهاراتهم، وجهدهم ووقتهم في نجاح المؤسسة وتحسين إنتاجيتها.

5- أتمتة المهام الروتينية

ثمة ميزة أخرى يوفرها نظام إدارة الموارد البشرية للمؤسسات وهي أتمتة العديد من المهام الروتينية التي تشكل عبئًا على قسم الموارد البشرية عند تنفيذها بشكل يدوي، مثل تتبع ساعات العمل، والإجازات، وإدارة كشوف الرواتب والمزايا، وتقارير تقييم الموظفين، وغيرها من المهام التي ينفذها النظام بشكل آلي يوفر من الوقت والجهد، ويضمن تنفيذ تلك المهام دون أخطاء بشرية، ويتيح لفريق الموارد البشرية التركيز على المهام الاستراتيجية بدلاً من الأعمال الروتينية المرهقة.

6- تعزيز أمن البيانات

يُعد استثمار المؤسسات في نظام إدارة الموارد البشرية وسيلة فعالة لحماية بياناتها والبيانات الشخصية للموظفين، فعندما تستخدم المؤسسات نظامًا مشفر مزود ببرامج حماية مناسبة؛ فهي تضمن عدم وصول أي متسلل إلى المعلومات المخزنة داخله، وبالتالي فهو يوفر مستوى متقدمًا من الأمان يعزز من شعور الموظفين بالثقة تجاه أمان بياناتهم الشخصية، ويضمن الامتثال لمعايير الحماية الحديثة.

7- تسهيل التوظيف والتأهيل

تستعين المؤسسات بنظام إدارة الموارد البشرية في تسهيل عملية التوظيف، فمن خلاله يمكن للقائمين بالتوظيف التواصل مع المرشحين إلكترونيًا، ويسهل عليهم توظيف المواهب المناسبة لأنه يساعد على فهم الأدوار والمسؤوليات الوظيفية بوضوح، كما يساهم النظام في جعل عملية الإعداد الوظيفي سلسة، حيث يحصل الموظفون الجدد على وثائق تتضمن تفاصيل ثقافة العمل وإجراءاته، ويحصلون على إشعارات تتيح لهم التعرف على الفريق وإبقائهم على اطلاع بالأحداث الوظيفية.

8- تحسين مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية

من مميزات استخدام نظام إدارة الموارد البشرية، أنه يعمل على أتمتة مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل مدة البقاء في الوظيفة، معدل الاحتفاظ بالموظفين، الوقت المُستغرق في تحقيق الأهداف، نسبة الغياب، مما يساعد في تحسين تحليل الأداء واتخاذ قرارات تعتمد على بيانات دقيقة لتعزيز نمو المؤسسة.

9- توفير التكاليف

يتيح نظام إدارة الموارد البشرية للمؤسسات تقليل التكاليف التشغيلية وإلغاء الحاجة إلى استخدام الورق، بفضل دوره الفعال في أتمتة المهام الإدارية التي تستهلك الكثير من الوقت، فمن خلاله باتت جميع العمليات رقمية بالكامل، وهو ما يوفر على المؤسسات الكثير من نفقات توظيف موظفين إضافيين لمراقبة تلك العمليات، والتوفير في تكاليف تكنولوجيا المعلومات، إذ لا يحتاج النظام إلى بنية تحتية مكلفة أو فرق تقنية كبيرة للصيانة والدعم، فضلًا عن توفير الخسائر المالية التي تتسبب فيها الأخطاء الناجمة عن تنفيذ مختلف المهام والعمليات يدويًا.

10- تتبع البيانات وإدارتها بكفاءة

هناك فائدة قيمة أخرى لنظام إدارة الموارد البشرية، وهي أنه يتيح لقسم الموارد البشرية الوصول الفوري إلى المعلومات المهمة فقط، وتجاهل المعلومات القديمة وغير الدقيقة التي تعيق اتخاذ القرار المستنير، إذ يقوم النظام بجمع البيانات وتحديثها تلقائيًا، مما يساعد على الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان من قبل المستخدمين المصرح لهم، وتقديم تقارير لحظية تتيح اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات.

11- إدارة الموظفين عن بُعد

مع نظام إدارة الموارد البشرية، باتت عملية إدارة الموظفين العاملين عن بُعد أسهل من ذي قبل، إذ يعمل النظام كوسيلة تواصل فعالة بين الموظفين وفريق الموارد البشرية من خلال الفعاليات الافتراضية، والدردشة الفردية والجماعية، والتذكيرات التلقائية، ومشاركة البيانات مما يضمن استمرار عمليات الموارد البشرية المهمة، أينما كان الموظفون. 

12- إدارة الامتثال القانوني

يساعد نظام إدارة الموارد البشرية في تحقيق الامتثال القانوني، لأنه يتضمن ميزات تعمل على الوصول إلى المستندات بسهولة، وتسجيل ومتابعة إجراءات الامتثال، وتقليل مخاطر الدعاوى القضائية المكلفة، كما يمكّن المؤسسات من البقاء محدثة ومتوافقة مع القوانين التنظيمية الخاصة بصناعتها.

وفر وقت التوظيف مع صبّار

إذا كنت تسعى لتكوين فريق عمل دون إهدار وقتك الثمين في عملية التوظيف؛ يمكنك الاعتماد على صبّار التي تؤمن لك أفضل الكفاءات في سوق العمل السعودي خلال فترة قياسية.

تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة من أصحاب المواهب في جميع التخصصات، المؤهلين للعمل وفقًا لنظام العمل لديك سواء كان بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، كما تتيح لك المنصة إجراء مقابلة مع كل مرشح لاتخاذ القرار السليم بشأنه.

الخاتمة:

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو أداة رقمية تُستخدم في المؤسسات لأتمتة العمليات الرئيسية المتعلقة بالموظفين طوال دورة حياتهم المهنية، مما يقلل من الحاجة إلى الإجراءات الورقية التقليدية. يساعد هذا النظام في تبسيط المهام اليومية مثل إدارة الرواتب، تتبع الحضور والغياب، تخزين بيانات الموظفين، وإدارة الأداء، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الأخطاء البشرية. بالإضافة إلى ذلك، يوفر HRMS بيئة عمل أكثر تنظيمًا من خلال تعزيز الشفافية بين الموظفين والمديرين، ودعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

يتألف النظام من عدة مكونات رئيسية، مثل إدارة التوظيف، بيانات الموظفين، الأداء، المزايا، التدريب والتطوير، إضافةً إلى الحضور والانصراف وكشوف الرواتب. كما يتيح للموظفين الوصول إلى معلوماتهم وتقديم الطلبات عبر الخدمة الذاتية، مما يسهم في تحسين تجربة العمل وتعزيز الإنتاجية. وبفضل قدرته على أتمتة المهام الروتينية وتحليل البيانات في الوقت الفعلي، يساعد HRMS المؤسسات على خفض التكاليف، تحسين الامتثال القانوني، وتسهيل إدارة القوى العاملة حتى في البيئات التي تعتمد على العمل عن بُعد