مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية هي أداة حيوية تمكّن قسم الموارد البشرية بالمؤسسات من إدارة الصلاحيات والمسؤوليات داخله، لضمان توزيع المسؤوليات بكفاءة، وتجنب التداخل بين الأدوار، مما يعزز من مستويات المساءلة بالقسم، وفي بيئة العمل الحديثة التي تتسم بالتعقيد والتغير السريع، باتت تلك الأداة من العناصر الأساسية التي تسمح لإدارات المؤسسة فهم حدود دور الموارد البشرية وتفاعلها مع العمليات التشغيلية، مما يسهم في بناء بيئة عمل متكاملة وشفافة، وفي هذا المقال نوضح تعريف مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية ومن يستخدمها وكيفية إنشائها وأهميتها.

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية:

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية هي عبارة عن أداة قد تكون جدول أو وثيقة يستخدمها قسم الموارد البشرية بالمؤسسات في توزيع الأدوار والمسؤوليات وتفويض المهام لأعضاء الفريق، وبالتالي تحدد المصفوفة كل وظيفة في قسم الموارد البشرية، ومهام شاغلها، سواء كانت مرتبطة بالتوظيف، أو التدريب، أو الرواتب، أو إنهاء الخدمات، وغيرها، ومن ثم يتضح من يحق له تنفيذ إجراءات معينة أو اتخاذ قرارات محددة وفقًا لصلاحياته.

وتحتوي مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية على مجموعة من الخانات تشمل: رقم المهمة، وصف المهمة، الشخص المكلف بالمهمة، الدور والمسؤولية، مستوى الصلاحية، الحالة، المدير المسؤول، الموعد النهائي، وتتبع التقدم.

وباستخدام مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية، يتأكد القسم من أن كل المهام تسير حسب الخطة وبالسرعة المطلوبة، مما يساهم في الحد من التداخل في الأدوار، ويضمن الشفافية في جميع إجراءات الموارد البشرية، ويمنح لأعضاء الفريق القدرة على إصدار القرارات ضمن الصلاحيات المُحددة دون الحاجة إلى الرجوع للإدارة العليا.

اقرأ أيضًا: إدارة الموارد البشرية وأسسها - دليل شامل

من خلال صبّار يمكنك تعيين مسؤول توظيف محترف يعرف كيف يجذب أفضل المواهب، يسرّع عمليات التوظيف، ويقلل من تكلفة التعيين.

من يستخدم مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية؟

لا يقتصر استخدام مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية على قسم الموارد البشرية فحسب؛ بل يستفيد منها عدة أطراف داخل المؤسسة، لضمان تنفيذ العمليات بشكل منظم ودقيق وفقًًا للسياسات التي تعتمدها المؤسسة، تشمل تلك الأطراف ما يلي:

1- قسم الموارد البشرية

يستخدم متخصصو الموارد البشرية مصفوفة الصلاحيات عند تنفيذ الإجراءات اليومية مثل تسجيل الإجازات وإصدار العروض الوظيفية وإعداد مستندات إنهاء الخدمة، فهي بمثابة المرجع الذي يسترشدون به للتأكد من عدم تخطي الصلاحيات المُحددة ، كما يستخدمونها في تتبع تقدم الموظفين في التدريب وغيره من المهام المتعلقة بالموارد البشرية.

وتُعد مصفوفة الصلاحيات أداة رئيسية بالنسبة لمديري الموارد البشرية، إذ يستعينون بها في توزيع المهام داخل الفريق، والتنسيق بين الإدارات الأخرى والإدارة العليا، لضمان تطبيق السياسات بعدالة وعدم التعدي على صلاحيات الآخرين.

2- المدراء وقادة الفرق

يستفيد المدراء وقادة الفرق من مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية في التأكد من أن كل فرد يعرف دوره ومسؤولياته، وأن المهام تُنجز في الوقت المحدد، وفي معرفة دورهم قبل إصدار أي قرارات تخص فرقهم، ومن خلال تلك الأداة يحددون الصلاحيات المتعلقة بالتدريب، والترقيات، والإجازات، وتقييم الأداء، وغيرها.

3- المديرون التنفيذيون والإدارة العليا

من خلال مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية، يتمكن المديرون التنفيذيون والإدارة العليا بالمؤسسة من مراقبة مدى التزام قسم الموارد البشرية بالصلاحيات المحددة، واقتراح أي صلاحيات جديدة، مما يتيح لهم اتخاذ قرارات استراتيجية تستند إلى سلسلة الصلاحيات المُعتمدة.

على سبيل المثال، يحتاج المدير التنفيذي إلى مراجعة المصفوفة قبل التوقيع على قرار فصل موظف صادر من قسم الموارد البشرية.

4- مديري المشاريع

يحتاج مديري المشاريع إلى استخدام مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية في توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق، ومتابعة المهام المختلفة، ومواعيد تسليمها، والمسؤولين عنها، وتوضيح من يملك سلطة الموافقة أو التنفيذ، وبالتالي فهي تمنع تداخل الأدوار أو اتخاذ قرارات من قبل أشخاص غير مخولين.

وتضمن مصفوفة الصلاحيات التزام كل عضو في الفريق بدوره المحدد، ومن ثم تصبح عملية مراجعة القرارات المتعلقة بالموارد البشرية في المشروع أكثر سهولة.

استفد من خدمات صبّار في توظيف مدير موارد بشرية يمتلك رؤية استراتيجية، يبني سياسات واضحة، ويقود فرق العمل بكفاءة.

خطوات إنشاء مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية:

هناك مجموعة من الخطوات المنظمة الواجب تنفيذها عند إنشاء مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية لضمان احترافيتها ودقتها وتحقيق الغرض منها، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- تحديد الهدف

في البداية، لا بد من تحديد الغرض من إنشاء مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية، سواء كان توضيح الأدوار والمسؤوليات والحد من تداخلها، أو تسريع عملية اتخاذ القرار، أو تحسين الرقابة وتعزيز المساءلة داخل فريق العمل، مع ضرورة تحديد الجهات المعنية بتلك الصلاحيات، سواء قسم الموارد البشرية أو مديري الأقسام أو الإدارة العليا.

2- تحديد العمليات الرئيسية في الموارد البشرية

بعد ذلك، لا بد من تحديد العمليات أو الإجراءات التي يختص قسم الموارد البشرية بتنفيذها وتحتاج إلى قرار أو موافقة، مثل: التوظيف، إنهاء الخدمة، الترقية، الإجازات، الرواتب، التدريب، مع تحديد الإجراءات الواجب تنفيذها في كل عملية.

3- تحديد الجهات صاحبة القرار

في كل عملية من عمليات الموارد البشرية، لا بد من تحديد الجهة المسؤولة عن التنفيذ، إذ يتحدد من يطلب التنفيذ، ومن ينفذ فعليًا، والشخص الذي يتولى مراجعة القرار، ومن يوافق أو يعتمد القرار النهائي.

4- تصميم مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية

في هذه الخطوة، يتم تصميم مصفوفة الصلاحيات على شكل جدول يتضمن مجموعة من العناصر وهي: الإجراء، الطلب، التنفيذ، المراجعة، الاعتماد، ومن الأفضل وضع رمز بجانب اسم كل خانة لتوضيح نوع الصلاحية.

5- المراجعة والتحقق من الامتثال

قبل إصدار مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية، لا بد من مراجعتها للتأكد من امتثالها للوائح العمل المحلية والسياسات الداخلية بالمؤسسة، ومن أنها توضح الأدوار والصلاحيات بدقة دون غموض، ثم تتم مشاركتها مع المديرين التنفيذيين والإدارة العليا ثم اعتمادها رسميًا.

سواء كنت مبتدئًا أو خبيرًا، وتبحث عن فرصة عمل في الموارد البشرية تناسب طموحاتك ومهاراتك، يمكنك تصفح الوظائف الشاغرة في صبّار المُقدمة من كبرى الشركات في السعودية.

أهمية مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية:

هناك العديد من الفوائد التي تقدمها مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية للموظفين والمؤسسة ككل، وهي تشمل ما يلي:

1- تحديد المسؤوليات بوضوح

تُعد مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية أداة بالغة الأهمية في تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، إذ توضح من يملك صلاحية اتخاذ قرار أو تنفيذ إجراء معين، مثل التوظيف، الترقية، الفصل، أو اعتماد الإجازات، مما يساعد على القضاء على حالات الغموض، ويضمن أن كل فرد يعرف ما هو مطلوب منه، ويترتب على ذلك رفع كفاءة الفريق بشكل ملحوظ.

2- تعزيز المساءلة

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية مهمة في تعزيز المساءلة داخل فريق العمل، لأنها تسهل تتبع المسؤول عن كل مهمة، فيمكن رصد ماذا فعل وكم من الوقت استغرق، ومدى التزام كل عضو بحدود صلاحياته، مما يجعل من السهل تحميل الأفراد مسؤولية أعمالهم.

3- تحسين التواصل

تعمل مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية كمركز موحد لجميع الاتصالات المتعلقة بالمهام، مما يضمن أن الجميع على دراية بما يحدث، وأنهم يعرفون ما لهم وما عليهم، وبالتالي تزداد إنتاجية الفرق والأقسام والمؤسسة بالكامل.

4- زيادة الشفافية

توفر مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية أعلى مستويات الشفافية، لأنها توضح التسلسل الإداري لصنع القرار، وبالتالي فهي تعزز الشفافية في اتخاذ القرارات وتمنع أي تحيز أو تدخل غير رسمي، مما يسهل على الجميع فهم سير العمل وآلية اتخاذ القرارات بالمؤسسة.

5- تبسيط تتبع المهام

تتجلى أهمية مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية في كونها تحتوي على ميزة تتبع التقدم، وبالتالي فهي تسهل مراقبة حالة كل مهمة، مما يساعد مديري الأقسام ومتخصصي الموارد البشرية على متابعة كل التفاصيل والتأكد من عدم تفويت أي شيء.

6- تسريع اتخاذ القرارات

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية هي أداة حاسمة في تسريع اتخاذ القرارات داخل المؤسسة، لأنها توفر مرجعًا سريعًا لتحديد من يملك الصلاحية، وبالتالي فهي تحد من إهدار الوقت في مراجعة من هو الشخص المخول، كما أنها توفر على المسؤولين الرجوع للإدارة العليا في كل قرار.

7- تعزيز الثقة داخل المؤسسة

من أبرز فوائد مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية، دورها في تعزيز الثقة داخل المؤسسة، لأنها توفر لكل موظف هيكلًا واضحًا لاتخاذ القرار، وبالتالي يشعر الموظفون بعدالة القرارات المُتخذة، وخلوها من شبهة تحيز أو مجاملة.

تعاون مع صبّار ووظف أخصائي عمليات موارد بشرية يدير الملفات، الرواتب، الامتثال، وإجراءات التوظيف بسلاسة ودقة.

وظف أفضل محترفي الموارد البشرية مع صبّار

إذا كنت تبحث عن فريق موارد بشرية يصنع الفارق، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تدعم شركتك بفريق موارد بشرية جاهز لإعداد أنظمة العمل، وجذب الكفاءات، وتخطيط الهيكل الإداري بما يتماشى مع نموك.

تحتوي صبّار على عدد هائل من السير الذاتية لأفضل المرشحين بالمملكة من الجنسين، السعوديين والأجانب المؤهلين للعمل الفوري وفقًا لشروط عملك، بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد، تواصل معنا على الفور.

الخاتمة:

مصفوفة صلاحيات الموارد البشرية هي أداة تنظيمية فعّالة تُستخدم لتحديد وتوزيع المهام والمسؤوليات داخل قسم الموارد البشرية، من خلال توضيح من يملك صلاحية اتخاذ قرارات محددة أو تنفيذ إجراءات معينة مثل التوظيف، التدريب، الرواتب، وإنهاء الخدمات. تُصمَّم المصفوفة عادة على هيئة جدول يوضح الإجراء، والمسؤول عنه، ودوره، ومستوى صلاحيته، مما يساعد في تقليل التداخل بين الأدوار، وتسريع اتخاذ القرارات، وتعزيز الشفافية داخل المؤسسة.

ولا تقتصر أهمية مصفوفة الصلاحيات على قسم الموارد البشرية فقط، بل تشمل جميع الأطراف المعنية كالإدارة العليا، ومديري المشاريع، وقادة الفرق، حيث تساعدهم في تنفيذ العمليات وفقًا للسياسات المعتمدة، وتعزيز المساءلة، وتحسين التواصل، وتوفير بيئة عمل أكثر وضوحًا وعدالة. كما تساهم في بناء الثقة بين الموظفين، ورفع كفاءة الأداء المؤسسي من خلال تتبع التقدم وضمان التزام كل طرف بصلاحياته المحددة.