الافتتاح التجريبي Soft Opening للمطاعم والمقاهي والمتاجر

الافتتاح التجريبي وتنفيذه للمطاعم خطوة حاسمة في نجاح هذا المشروع، إذ يتيح الافتتاح التجريبي للمطعم اكتشاف نقاط الضعف في أثناء التشغيل، والحصول على تعليقات من الزبائن حول جودة الطعام والخدمة، ومنحهم نظرة أولية عمّا يمكن توقعه من المطعم، ومن خلاله تتمكن المطاعم من اختبار قائمتها وجودة خدماتها وعمليات التشغيل في بيئة منخفضة الضغط قبل استقبال الجمهور العام، حتى يكون لديها فرصة تحسين الأداء قبل الافتتاح الكبير، لذا، نتناول في هذا المقال تعريف الافتتاح التجريبي وخطواته وأهميته وعيوبه.

الافتتاح التجريبي Soft Opening:

يشير الافتتاح التجريبي Soft Opening للمطعم إلى الفعالية التي ينظمها المطعم قبل أيام من افتتاحه الرسمي أو الكبير، يستقبل خلالها مجموعة مختارة من الضيوف، من الأهل والأصدقاء والمؤثرين، من أجل اختبار عمليات التشغيل وقائمة الطعام، حتى يتسنى جمع الملاحظات وإجراء التحسينات اللازمة، واكتشاف الثغرات في الأداء، ومعالجتها بشكل فوري، وكل ذلك قبل الفتح الرسمي للجمهور.

ويمكن اعتبار الافتتاح التجريبي بمثابة بروفة قبل فتح المطعم للجمهور بشكل كامل، وقد يُنظم خلال يوم واحد أو يستمر إلى بضعة أيام أو أسابيع، وذلك بحسب طبيعة المطعم، وهويته التجارية، وميزانيته، ويعلن المطعم خلال تلك المرحلة أنه لا يزال في مرحلة التجربة والتطوير، ويطلب من العملاء تقييم تجربتهم وتقديم ملاحظاتهم.

ويُعد الافتتاح التجريبي للمطعم خطوة بالغة الأهمية قبل الشروع في افتتاحه رسميًا، ليس فقط لتقييم الطعام والكفاءة التشغيلية للمطعم، بل أنه يوفر فرصة لفريق العمل للتمرن على العمليات اليومية، وفهم أدوارهم ضمن السياق العملي الحقيقي، من خلال تنفيذ تجارب عملية تكسبهم الكفاءة التشغيلية المطلوبة لضمان الأداء بكفاءة عند بدء العمل الفعلي.

والهدف من الافتتاح التجريبي هو اكتساب الدروس ومعرفة الأساليب التي تعزز من الأرباح مستقبلًا، لأنه يتيح السيطرة على جميع جوانب الخدمة، واستكشاف أفضل الطرق لتطوير آلية العمل، والتعرف على المشكلات المحتملة التي قد تظهر خلال العمل اليومي والاستعداد جيدًا لها.

اقرأ أيضًا: مشروع مطعم وكيف إنشاءه وخطة عمله

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب اتباعها عند تنفيذ الافتتاح التجريبي لضمان تحقيق أقصى استفادة منه، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- تحديد نوع قائمة الطعام

أولى خطوات تنفيذ الافتتاح التجريبي للمطعم هي إعداد قائمة طعام مناسبة للحدث، إذ تُحدد تلك القائمة بناءً على عدة عوامل من الواجب أخذها في الاعتبار، وهي حجم الطعام المُقرر تحضيره في كل محطة من محطات المطبخ، عدد الحصص المتاحة لكل طبق، التوازن بين الأطباق التقليدية المميزة والابتكارات الجديدة، تقديم قائمة محددة السعر أو اختيارية.

ولا بد من مراعاة أن تمنح تلك القائمة كل من الطهاة وفريق الخدمة فرصة لتقديم الأداء الجيد مع عدد مناسب من الطلبات، وأن تعكس شخصية العلامة التجارية ونوعية الطعام الذي يمكن للعملاء توقعه مستقبلاً، مع ثقة فريق العمل في إمكانية تنفيذها بكفاءة.

وهناك نوعين من قائمة الطعام يمكن الاختيار من بينهما وهما:

قائمة الطعام المحدودة

وهي القائمة التي تركز على عدد مختار من الأطباق الرئيسية تُقدم لمجموعة صغيرة من الزبائن، ما يساعد على تحسين جودة التنفيذ وجمع الملاحظات بكفاءة، لأنه كلما زادت كمية الطعام التي يجب تحضيرها وتقديمها، زادت احتمالية حدوث الأخطاء في المطبخ أو في خدمة الزبائن.

قائمة الطعام الكاملة

وهي القائمة الأكثر صعوبة لأنها توفر عرضًا شاملاً لتجربة المطعم، إذ يقدم المطعم في الافتتاح التجريبي كل شيء دفعة واحدة، الأمر الذي يحد من تحديد نقاط الضعف ويؤدي إلى ضغط أكبر وأخطاء محتملة.

تعرف على: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح

2- تحديد الإطار الزمني للافتتاح التجريبي

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد ما إذا كان الافتتاح التجريبي سيكون حدثًا واحدًا رئيسيًا، أم سلسلة من الفعاليات تمتد من عدة أيام إلى بضعة أسابيع، وهي المدة التي يتم تحديدها بناءً على عدة عوامل، وهي مواعيد الافتتاح المخطط لها، والميزانية المتاحة، إذ أن محدودية الميزانية تجعل فترة الافتتاح التجريبي قصيرة.

كما تشمل تلك الخطوة تحديد بداية انطلاق الافتتاح التجريبي، ويُفضل أن تكون ليلة الجمعة أو السبت، نظرًا لكون هاتين الليلتين من أكثر الأوقات التي يخرج فيها الناس لتناول الطعام، مما يتيح للمطعم اختبار الأداء الفعلي خلال فترة مزدحمة.

3- اختيار نموذج التسعير المناسب

بعد تحديد قائمة الطعام وتحديد الإطار الزمني للافتتاح التجريبي، تأتي خطوة اختيار نموذج التسعير لأصناف قائمة الطعام، وهناك ثلاثة نماذج يمكن الاختيار من بينها على النحو التالي:

الافتتاح التجريبي المجاني

في هذا النموذج، يقدم المطعم مختلف أصناف الطعام في القائمة المُعتمدة مجانًا، وعلى الرغم من أن هذا النموذج هو الأعلى تكلفة؛ إلا أنه يحقق عدة فوائد، أبرزها أنه يمنح الضيوف فرصة طلب أي طبق من القائمة والاستمتاع بالتجربة بشكل كامل، ويشجع على اختيار أطباق متنوعة مما يزيد من فرص الحصول على تعليقات إيجابية، كما أن الافتتاح المجاني يجذب أكبر عدد من الزبائن لاختبار العمل.

ولكن يُنصح باختيار نموذج الافتتاح التجريبي المجاني إذا كانت مدة الافتتاح يومًا واحدًا فقط، لأن تقديم الطعام مجانًا لأكثر من يوم سيؤدي إلى ارتفاع التكاليف بسرعة.

السعر الكامل

في نموذج السعر الكامل، تُقدم قائمة الطعام بأسعار كاملة مع دعوة العملاء فقط لحضور الحدث، ولكن في حال عدم وجود حافز للمدعوين على تجربة المطعم؛ فقد لا يحقق هذا النموذج النجاح المرجو، وبالتالي يحد من القدرة على جمع تعليقات كافية وإجراء تحسينات قبل بدء العمليات الفعلية، على الرغم من تقليل التكاليف على صاحب المطعم.

يمكن استخدام هذا النموذج مع تنفيذ استراتيجيات تساعد على جذب المدوعين، مثل تقديم بعض الهدايا الرمزية أو العينات المجانية تقديرًا لحضورهم ودعمهم.

السعر المخفض

يشير نموذج السعر المخفض إلى إتاحة دخول الضيوف للافتتاح وطلب الطعام والشراب بسعر مخفض، أو بنظام التذاكر، أي يقوم الضيوف بحجز تذاكر ودفع ثمنها مقابل حضور الافتتاح والاستمتاع بالوجبات والمشروبات، ويفيد هذا النموذج في توزيع التكاليف بين صاحب المطعم والضيوف، كما أنه يشعرهم بالمشاركة وبالتالي يقدمون تعليقات مفيدة وأكثر صدقًا.

اعرف أكثر عن: أنواع المطاعم - 20 نوع تختار من بينهم

4- إعداد قائمة المدعوين

الخطوة التالية هي إعداد قائمة بأسماء الأشخاص المقرر دعوتهم لحضور الافتتاح التجريبي للمطعم، إذ يجب أن يقتصر الحضور على مجموعة محددة من الأشخاص وهم:

العائلة والأصدقاء

يدعو صاحب المطعم العائلة والأصدقاء لحضور الافتتاح التجريبي، نظرًا لسهولة متابعة آرائهم والحصول على ملاحظات بناءة، كما أنهم أكثر تسامحًا في حال ارتكاب أي أخطاء، فضلًا عن أهم أفضل من يكونوا سفراء للعلامة التجارية للمطعم.

المؤثرين

يمكن استغلال امتلاك المؤثرين قاعدة جماهيرية على مواقع التواصل الاجتماعي في دعوتهم لحضور الافتتاح التجريبي، والحصول منهم على تعليقات إيجابية إذا نالت التجربة إعجابهم، فضلًا عن دورهم في توليد ضجة كبيرة حول المطعم إذا ذكروا في حساباتهم، وتشجيع المتابعين على زيارته.

الشركات المحلية

لا بد من تضمين قائمة المدعوين بأعضاء مختارين من المجتمع المحلي، مثل أصحاب الأعمال أو أعضاء جمعيات الأعمال المحلية، نظرًا لتسهيل إقامة شراكات تسويقية مشتركة في المستقبل، وأهمية ذلك في بناء شعور بالانتماء للمجتمع في المنطقة الجديدة، كما أن هؤلاء الأعضاء يكونوا أكثر صدقًا عند تقديم التعليقات والملاحظات البناءة مقارنة بالعائلة والأصدقاء.

الموردين والمزارعين

قبل الشروع في إطلاق أي مطعم، من المهم بناء علاقات إيجابية مع الموردين والمزارعين ومختلف المصادر التي يعتمد عليها المطعم في الحصول على الطعام والمواد الغذائية لضمان سير العمل بسلاسة، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال دعوتهم لحضور الافتتاح التجريبي، حتى تُتاح لهم فرصة رؤية منتجاتهم وهي تتحول إلى أطباق ومشروبات لذيذة.

وسائل الإعلام

يفضل الكثير من أصحاب المطاعم الترويج للعلامة التجارية للمطعم من خلال دعوة وسائل الإعلام لتغطية الافتتاح التجريبي، وهي الاستراتيجية التي تفيد في زيادة التعريف بالمطعم بتكلفة منخفضة نسبيًا.

اكتشف المزيد حول: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات

5- إعداد فريق العمل

من الخطوات التي لا يجب الإغفال عنها عند التجهيز للافتتاح التجريبي، التأكد من أن فريق العمل جاهز لهذا الحدث، وذلك من خلال تدريبهم على تنفيذ الوصفات، وخدمة العملاء، وكيفية استخدام التكنولوجيا مثل نظام نقاط البيع (POS) وأنظمة معالجة الدفع في المطعم.

وخلال فترة الافتتاح التجريبي، لا بد من مراقبة أداء الموظفين وكيفية تعاملهم مع العملاء وأساليبهم في إدارة الأزمات، مع ضرورة جمع آرائهم وملاحظاتهم حول سير العمل، وما إذا كانت هناك أية تعقيدات واجهتهم، مع أخذ تلك الملاحظات في الاعتبار واستخدامها لتحسين الأداء وسير العمل.

6- اختبار التكنولوجيا والأنظمة الآلية الأخرى

لضمان تجهيز المطعم بشكل كامل لاستقبال الافتتاح التجريبي، يجب التأكد من أن أدوات وأنظمة التكنولوجيا في المطعم تعمل بكفاءة، من خلال تجربة نظام نقاط البيع (POS)، ونظام عرض المطبخ، وبرمجيات قوائم الحجز الذكية، وغيرها من التقنيات المقرر الاعتماد عليها في العمل، وفي حال حدوث أي أعطال أو أخطاء؛ لا بد من تدوينها حتى تتم معالجتها على الفور.

7- إرسال دعوات الافتتاح التجريبي

لإعلام المدعوين بالافتتاح التجريبي للمطعم؛ لا بد من إرسال دعوات الافتتاح التي تتضمن مجموعة من المعلومات الأساسية وهي: موقع المطعم، تاريخ ووقت الافتتاح، تعليمات تأكيد الحضور، رابط موقع المطعم، روابط حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالمطعم، الوسوم ذات الصلة.

ويُفضل عند تنفيذ تلك الخطوة استخدام الدعوات الرقمية لتقليل التكاليف، وحتى يتسنى لصاحب المطعم معرفة من فتح الدعوة عبر البريد الإلكتروني، وهو أمر مفيد للمتابعة مع المدعوين لتأكيد الحضور.

اطلع على: إدارة المطاعم - دليل شامل لجميع الجوانب

8- جمع الملاحظات والتعليقات

في هذه الخطوة، لا بد من جمع الملاحظات والتعليقات من المدعوين، وتشجيعهم على مشاركة آرائهم حول كل شيء، من المكان والديكور والطعام والخدمة والأجواء ومستوى الصوت والإضاءة، حتى يتم تقييم التجربة، مع إتاحة نماذج استبيان سواء ورقية أو إلكترونية وطلب تعبئتها.

ولضمان نجاح التجربة، يجب أن يكون صاحب المطعم منفتحًا على جميع التعليقات سواء كانت إيجابية أو سلبية، والاستفادة من البيانات المتاحة في تحسين العمليات وتطوير المطعم ومستوى الخدمة فيه.

فوائد الافتتاح التجريبي للمطعم:

يُعد الافتتاح التجريبي للمطعم وسيلة فعالة تتيح الحصول على ملاحظات وآراء حيوية حول مستوى الخدمة وجودة الطعام قبل تنفيذ الافتتاح الرسمي وإتاحة المطعم للجمهور، فضلًا عن تحقيق عدة فوائد تشمل ما يلي:

1- زيادة الوعي بالعلامة التجارية للمطعم

الافتتاح التجريبي للمطعم يُعتبر بمثابة أداة تسويقية فعالة لبناء الوعي بالعلامة التجارية، فعندما يقوم صاحب المطعم بدعوة مجموعة مختارة من الأشخاص لتجربة قائمة طعام خاصة قبل أن تتاح للجمهور؛ فهو يعمل على جذب الانتباه للمطعم، خاصة إذا كان الضيوف من المؤثرين المحليين، ومدوني الطعام الذين يقومون بالترويج للمطعم وجذب عملاء جدد إذا استمتعوا بتجربتهم.

2- خلق حالة من الترقب حول المطعم

من خلال الافتتاح التجريبي، يمكن خلق حالة من الترقب حول المطعم، لأنه وسيلة للفت الانتباه قبل الافتتاح الرسمي، إذ يمنح صاحب المطعم العملاء المحتملون فرصة لتجربة ما ينتظرهم لاحقًا، كما أن دعوة وسائل الإعلام والمؤثرين يزيد من الاهتمام بالمطعم مقارنة بمنشورات على مواقع التواصل الاجتماعي.

3- تحديد المشكلات وحلها

هناك العديد من السلبيات التي قد تحدث خلال الافتتاح الرسمي للمطعم، من مشكلات سير العمل في المطبخ، وتأخيرات الخدمة، وتعطل المعدات، وطول أوقات الانتظار، وغيرها من المشكلات التي يمكن تفاديها عبر تنفيذ الافتتاح التجريبي لأنه يتيح استكشاف تلك المشكلات وإيجاد حلول لها، كما أنه يوفر فرصة لفهم ردود فعل العملاء على القائمة، ومن ثم إجراء التعديلات الدقيقة عليها قبل الافتتاح الكبير.

4- تدريب الموظفين

من أبرز الفوائد التي يجنيها أصحاب المطاعم من الافتتاح التجريبي، أنه يُشكل فرصة لتدريب الموظفين واختبار أدائهم في بيئة عمل حقيقية، إذ يحصل الجميع على فرصة لتطبيق مهاراتهم والتأقلم مع العمليات اليومية، وبالتالي يكتسبون خبرة عملية في أدوارهم، ومن خلال هذا الافتتاح يتعرف صاحب المطعم على الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب إضافي سواء في المعرفة بقائمة الطعام، أو خدمة العملاء، أو استخدام نظام نقاط البيع، أو تقنيات البيع، وهو ما يضمن تقديم تجربة مرضية للعملاء تعزز رضاهم.

تساعدك صبّار على توظيف فريق عمل يمتلك المهارات والخبرة للتعامل مع الضغط، وتقديم خدمة سلسة، وتقديم تجربة لا تُنسى لضيوفك قبل الافتتاح الرسمي.

5- تحسين قائمة الطعام

الهدف الأساسي من تنفيذ الافتتاح التجريبي هو جمع التعليقات والآراء حول جميع جوانب المطعم وأهمها قائمة الطعام، فضلًا عن الاستفادة من هذا الافتتاح في معرفة مدة تحضير الأطباق والأطباق التي تم إرجاعها، والأطباق الأكثر والأقل طلبًا، والأطباق التي تحتاج تعديلات متكررة، تلك البيانات التي يمكن استخدامها في إجراء تعديلات على الوصفات أو قائمة الطعام قبل الافتتاح الرسمي.

6- تقليل الضغط يوم الافتتاح الرسمي

يفيد الافتتاح التجريبي للمطعم في تقليل الضغط والفوضى يوم الافتتاح الرسمي، إذ لا يُشغل المطعم رسميًا إلا بعد تنفيذ الافتتاح التجريبي والتأكد من جاهزيته بالكامل، وكذلك من أن تصميم المكان يسمح باستيعاب كامل العملاء براحة، كما يلعب الافتتاح التجريبي دورًا مهمًا في زيادة العمليات وعدد الموظفين تدريجيًا بدلاً من البدء بكامل الطاقة، مما يسهل الانتقال للعمل بكامل القدرة عند الافتتاح الرسمي.

7- تحقيق إيرادات مستقبلية

يعتبر أصحاب المطاعم أن الافتتاح التجريبي فرصة لجذب المزيد من العملاء وتعظيم الإيرادات مستقبلًا، فقد يشهد هذا الافتتاح توزيع كوبونات أو تسجيل الزبائن في برنامج الولاء، وهو ما يشجعهم على تكرار الزيارة، ويساعد على تحويل الضيوف والزوار الأوائل إلى عملاء دائمين.

8- توقع حجم الطلب

يمنح الافتتاح التجريبي صاحب المطعم فرصة توقع حجم الإقبال على المطعم بعد الافتتاح الرسمي، فإذا امتد الافتتاح التجريبي لعدة أيام أو أسابيع، يمكن معرفة الأوقات التي يزداد فيها إقبال الزبائن، وهو ما يفيد في تعديل ساعات العمل ومن ثم توفير التكاليف التشغيلية.

سلبيات الافتتاح التجريبي:

على الرغم من تعدد فوائد الافتتاح التجريبي للمطعم؛ إلا أن هناك بعض العيوب المحتملة التي يجب أخذها في الاعتبار قبل تنفيذه، وهي كما يلي:

1- زيادة الأعباء المالية

يشكل الافتتاح التجريبي عبئًا ماليًا على صاحب المطعم، نظرًا لما يتطلبه من تكاليف الطعام ورواتب الموظفين والتسويق والمصاريف التشغيلية، وهو ما يمثل تحديًا للمطاعم ذات الميزانية المحدودة.

2- عرض الأفكار للمنافسين

خلال الافتتاح التجريبي، يتعرف المنافسين على مفاهيم وأفكار المطعم، وهو ما يمكن استغلاله في تقليد تلك الأفكار وتنفيذها في المطاعم المنافسة، خاصة إذا كان هناك فارق زمني كبير بين الافتتاح التجريبي والافتتاح الرسمي، وبالتالي ينظر العملاء إلى المطعم المنافس على أنه صاحب الفكرة المبتكرة.

3- عدم الحصول على ملاحظات بناءة

في بعض الأحيان، قد يتردد أفراد العائلة والأصدقاء في إعطاء ملاحظات صريحة لتجنب إيذاء مشاعر صاحب المطعم، أو قد يركزون على مشكلات ثانوية لا تؤثر فعليًا على تجربة الضيف بالكامل، وهو ما يؤدي إلى ملاحظات ضعيفة لا يمكن اتخاذ قرارات بناءً عليها.

4- احتمالية ترك انطباعًا سلبيًا لدى الضيوف

من الوارد أن يشهد الافتتاح التجريبي أحداثًا غير متوقعة أو غير سارة، مما قد يترك انطباعًا سلبيًا لدى الضيوف، وقد يشاركون تجربتهم السيئة مع الآخرين، وهو ما قد يؤدي إلى تثبيط العملاء المحتملين عن تجربة المطعم، والتأثير سلبًا على سمعته.

نفذ افتتاح تجريبي لمطعمك لا يُنسى مع فريق محترف من صبّار

ندرك في صبّار أن الافتتاح التجريبي هو لحظتك الذهبية لتقديم مطعمك الأول مرة أمام العالم، وفرصتك لصنع تجربة لا تُنسى لضيوفك، لذلك وفرنا لك الفريق الذي يبهرك منذ اليوم الأول.

من خلال صبّار، يمكنك توظيف نُدُل محترفون يتركون انطباعًا راقيًا، وطهاة قادرون على تنفيذ قائمة الطعام بدقة تحت الضغط، وموظفو استقبال يعرفون كيف يرحبون بالضيوف ويُشعرونهم بالتميز، من السعوديين وغير السعوديين المؤهلين للعمل الفوري، مع تنفيذ عملية التوظيف في أقل من 48 ساعة.

الخاتمة:

في مرحلة التجهيز للافتتاح الجزئي للمطعم، تُعتبر هذه الخطوة فرصة مثالية لاختبار جاهزية المشروع بشكل واقعي قبل فتح أبوابه بالكامل للجمهور. خلال هذه الفترة التجريبية، تتم دعوة مجموعة مختارة من الضيوف — سواء من المقربين، أو المؤثرين، أو شركاء المجتمع المحلي — لتجربة خدمات المطعم، وتقديم آرائهم حول الطعام، وأداء الفريق، وجودة الخدمة. هذا التمرين العملي يساهم في اكتشاف الأخطاء، وتحسين تجربة العملاء، وضبط العمليات التشغيلية، كما يمنح الطاقم فرصة للتدريب العملي في أجواء حقيقية، تمهيدًا ليوم الانطلاق الرسمي.

تمثل هذه التجربة أيضًا خطوة تسويقية ذكية، إذ تسهم في خلق حماس حول العلامة التجارية، وتوليد محتوى ترويجي عضوي عبر وسائل التواصل الاجتماعي عند مشاركة الضيوف لتجربتهم. يمكن أن تستمر هذه المرحلة لبضعة أيام أو أسابيع، حسب خطة المطعم وميزانيته، ويُعد نجاحها مؤشرًا مهمًا على مدى جاهزية المكان لاستقبال الزبائن بكفاءة. لهذا السبب، من الضروري الاستفادة الكاملة من هذه المرحلة في جمع الملاحظات، وتحليل بيانات التشغيل، وتعديل القائمة أو طريقة تقديم الخدمة بما يلائم توقعات السوق.