Administrative Assistant📣 Job Ad

نظرة عامة على الوظيفة

تبحث شركة الثروة المستدامة للاستثمار عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في الجبيل، المنطقة الشرقية. هذا الدور بدوام كامل ويستهدف المرشحين ذوي الخبرة من 0 إلى 1 سنة. يركز الدور على تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وتنظيم، بما في ذلك متابعة القرارات وتنسيق المواعيد وإدارة المراسلات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

يتولى المساعد الإداري مجموعة من المهام الحيوية لدعم العمليات الإدارية وضمان سلاسة سير العمل، وتشمل:

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• إنجاز الأعمال الإدارية العامة المتعلقة بسير العمل، مثل أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها أو معالجة الاستفسارات حسب الحاجة.
• تنظيم المواعيد اليومية للرئيس المباشر وإدارة جدول أعماله.

إدارة المراسلات والوثائق

يضطلع شاغل الوظيفة بمسؤولية إدارة جميع أشكال المراسلات والوثائق لضمان سهولة الوصول إليها وتنظيمها، بما في ذلك:

• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين.
• فتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• تنظيم الملفات الخاصة وحفظ المعاملات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها.
• العناية بالملفات والوثائق لضمان دقتها واكتمالها.

تنسيق وتنظيم الاجتماعات

يعد تنسيق الاجتماعات جزءاً أساسياً من هذا الدور، حيث يقوم المساعد الإداري بـ:

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

المؤهلات والخبرات

لشغل هذا الدور، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري ذي صلة.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية مع القدرة على إدارة المهام المتعددة.
• إتقان التعامل مع المراسلات الورقية والإلكترونية.
• مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً.
• القدرة على حفظ وتنظيم الملفات والوثائق بكفاءة.

تفاصيل إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل في الجبيل، المنطقة الشرقية. الراتب لهذه الوظيفة غير معلن.