Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة غواصين الجزيرة التجارية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في القطيف، المنطقة الشرقية. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال الدعم الإداري.

الهدف من الوظيفة

يتولى المساعد الإداري مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم المراسلات والمواعيد، وإنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل، بالإضافة إلى تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر لضمان سلاسة العمليات الإدارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الإلكتروني وتوزيعه على المعنيين، والرد على البريد الإلكتروني بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات الخاصة والرد على رسائل الواتساب الخاصة بالمؤسسة.
• توزيع المهام ومتابعة الأعمال اليومية والإدارية.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب يسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف المشاركة.
• الرد على العملاء وتنظيم المواعيد.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال المساعدة الإدارية أو دور مماثل.
• القدرة على متابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة البريد والمواعيد والملفات.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بكفاءة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت.
• القدرة على العمل ضمن فريق.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة القطيف بالمنطقة الشرقية، ضمن بيئة عمل داعمة في مؤسسة غواصين الجزيرة التجارية.