Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث شركة محور الشبكات التجارية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة عالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة، وهو متاح بدوام كامل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة القرارات الإدارية.
• إدارة البريد الوارد (الورقي والإلكتروني) وتوزيعه والرد عليه حسب التوجيهات.
• إنجاز أعمال الطباعة، الرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات.
• حفظ المعاملات والوثائق بطريقة منظمة تسهل الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وموظفي الوحدة التنظيمية، وتدوين محاضرها وتوزيعها.
• إدخال وتحديث بيانات الشركة والموظفين بدقة في الأنظمة والسجلات المعتمدة.
• متابعة معاملات الشركة والموظفين عبر المنصات الحكومية مثل قوى، مدد، التأمينات الاجتماعية، ومقيم.
• متابعة مواعيد انتهاء العقود والإقامات ورخص العمل، والتنسيق لإجراءات التجديد.
• إعداد وتنسيق الخطابات والمستندات باستخدام Microsoft Word، وتجهيز الجداول والتقارير باستخدام Microsoft Excel.
• تنظيم ومتابعة البريد الإلكتروني الإداري والمراسلات باستخدام Microsoft Outlook.
• أرشفة ملفات الموظفين والعقود والمستندات مع الحفاظ على سريتها.
• التنسيق مع الإدارة والمحاسبة لاستكمال البيانات والمستندات اللازمة للمعاملات.
• إعداد تقارير دورية بالمهام المنجزة والمعاملات المعلقة ومواعيد استحقاقها.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية في استخدام المنصات الحكومية وشؤون الموظفين.
• خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال إداري ذي صلة.

المهارات المطلوبة

• الدقة والسرعة في إدخال البيانات.
• القدرة على تنظيم الملفات ومتابعة المهام المتعددة.
• مهارات تواصل جيدة وفعالة.
• القدرة على كتابة المراسلات الإدارية بوضوح واحترافية.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري بدوام كامل ضمن فريق شركة محور الشبكات التجارية في مدينة جدة، مكة المكرمة، مما يوفر بيئة عمل داعمة ومتعاونة.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذا الدور.