Secretary📣 Job Ad

19 days ago

	Salary	4,500 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Jeddah

Job Description

نبذة عن الدور

تعلن شركة خيل المدى للصناعة عن حاجتها لتوظيف سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، ويشمل ذلك إعداد الوثائق، وإدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

تدوين الملاحظات المكتوبة إملاءً بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ثم مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، تسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودوري.