Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة المحطه للمقاولات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري، وهو متاح بنظام الدوام الكامل.

الغرض من الوظيفة

يتمثل الغرض الأساسي لهذه الوظيفة في دعم الإدارة من خلال تنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية. يشمل ذلك إعداد الوثائق، إدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية للمكتب.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي وفرز وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منتظم ومنظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال ونسخها بدقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة للوقت والمهام.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية وإدارة الملفات والسجلات.

موقع العمل ونوعه

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في جدة، ضمن منطقة مكة المكرمة. الوظيفة بدوام كامل، مما يتطلب التزاماً كاملاً بساعات العمل المحددة لضمان استمرارية الدعم الإداري الفعال.

التقديم للوظيفة

إذا كنت تمتلك المؤهلات والخبرات المطلوبة لهذا الدور، ندعوك للتقديم والانضمام إلى فريق شركة المحطه للمقاولات.