Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة فرع شركة المعادلة لتجارة المواد الكيماوية عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة، مما يجعله فرصة مثالية للمبتدئين الطموحين.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم ومنظم.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال اليومي للمدير أو الإدارة.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة مكتبية ديناميكية.

المهارات الأساسية

• مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• قدرة عالية على التواصل الشفهي والكتابي بوضوح وفعالية.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحرفية.

تفاصيل العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في جدة، مكة المكرمة. يتطلب الدور التواجد في المكتب خلال ساعات العمل الرسمية لتقديم الدعم الإداري المطلوب.

التقديم

إذا كنت تستوفي المتطلبات المذكورة أعلاه ولديك الرغبة في الانضمام إلى فريق عمل فرع شركة المعادلة لتجارة المواد الكيماوية، ندعوك للتقديم لهذه الفرصة.