Administrative Assistant

نبذة عن الدور

يبحث مصنع وائل حسن فارسي للغازات الصناعية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقه في المدينة المنورة. يركز هذا الدور بدوام كامل على دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى سنة واحدة.

الغرض من الوظيفة

تتمثل المهمة الأساسية للمساعد الإداري في متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم المراسلات والمواعيد اليومية، وإنجاز جميع الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل. يشمل ذلك أيضاً تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر لضمان كفاءة التواصل الداخلي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى سنة واحدة في مجال إداري ذي صلة.
• القدرة على متابعة تنفيذ القرارات الإدارية بفعالية.
• مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة البريد والمواعيد.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على إنجاز الأعمال الإدارية المتنوعة بدقة.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية عالية.
• القدرة على حفظ الملفات والمعاملات بطريقة منظمة.

بيئة العمل

هذا الدور بدوام كامل ويقع في المدينة المنورة. سيعمل المساعد الإداري ضمن فريق المصنع لدعم العمليات اليومية وضمان الكفاءة الإدارية.