Office Manager📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة اتقان الرتيل عن مدير مكتب للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يتولى مدير المكتب الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية واللوجستية، ويضمن سير العمليات بكفاءة وفعالية عالية. يهدف هذا الدور إلى توفير الدعم اللازم لضمان توافر الموارد التقنية والبشرية المطلوبة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة وتوجيه عمليات تنسيق الاجتماعات واللقاءات الخاصة بالمسؤول.
• تنسيق الاتصالات والمراسلات بين المسؤول والجهات الداخلية والخارجية، والتأكد من فعاليتها.
• متابعة استقبال الزوار والرد على استفساراتهم، والإشراف على الرد على المكالمات الهاتفية.
• مراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة، وتوجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص ومتابعتها.
• ضمان وجود قنوات تواصل فعالة لمتابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول.
• الإشراف على إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الصادرة والواردة.
• متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب، وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية.
• ضمان توافر المتطلبات اللازمة للموظفين لأداء عملهم، ورفع التقارير الدورية للرئيس المباشر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو دور إداري مشابه.
• القدرة على الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية والتنظيمية.
• مهارات ممتازة في التخطيط والتنظيم والمتابعة.
• القدرة على إدارة الموارد البشرية والتقنية بكفاءة.

المهارات والكفاءات

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وإدارة الوقت بفعالية.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتقديم الدعم اللازم.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في المدينة المنورة. يعمل مدير المكتب ضمن بيئة ديناميكية تتطلب التنسيق المستمر مع مختلف الأقسام والجهات لضمان سير العمليات بسلاسة.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة في مؤسسة اتقان الرتيل.