مقدمة:تبحث كلية البترجي الطبية عن مدير مكتب لتقديم دعم إداري وتنظيمي عالي المستوى لفريق المدير التنفيذي وفريق كبار المسؤولين. يتطلب هذا الدور شخصًا ديناميكيًا يمكنه إدارة العمليات اليومية للمكتب ودعم التنسيق التنفيذي، بما في ذلك المهام الأساسية المتعلقة بالتصميم الجرافيكي وديكور المكتب.
المسؤوليات الرئيسية:- الدعم التنفيذي وإدارة المكتب:
- إدارة العمليات اليومية لمكتب المدير التنفيذي، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإعداد الوثائق.
- تنسيق الاجتماع الداخلي، وتدوين المحاضر، ومتابعة عناصر العمل.
- الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والمراسلات.
- العمل كحلقة وصل بين الأقسام ومكتب المدير التنفيذي والأطراف الخارجية.
- المهام الإدارية والتقارير:
- إعداد وتجميع التقارير التنفيذية، والعروض التقديمية، ومواد الاجتماعات.
- دعم إدارة الوثائق، وإدخال البيانات، وأنظمة إدارة الملفات (رقمية ومادية).
- تتبع المواعيد النهائية، ومؤشرات الأداء الرئيسية، وسير العمل بالمكتب.
- تنسيق التصميم والمشاريع:
- تقديم دعم التصميم الجرافيكي الأساسي للتقارير الداخلية والعروض التقديمية والدعوات والإعلانات.
- التنسيق مع البائعين أو فرق المرافق أو المقاولين بشأن عناصر التصميم الداخلي المتعلقة بتحديثات المكتب أو أحداث الكلية.
- الحفاظ على الجودة الجمالية والوظيفية لمساحات العمل التنفيذية.
- مهام أخرى:
- المساعدة في تخطيط الفعاليات والوظائف الجامعية التي تنظمها الإدارة التنفيذية.
- إدارة المخزون وشراء مستلزمات المكتب لفريق الإدارة التنفيذية.
- أداء واجبات إضافية كما هو موكل من قبل المدير التنفيذي.
المتطلبات:- المطلوب:
- درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة 3 سنوات أو أكثر في دور إداري تنفيذي أو إدارة مكاتب.
- إتقان مجموعة مايكروسوفت أوفيس وأدوات التصميم الجرافيكي الأساسية (مثل كانفا، باور بوينت، أدوبي سويت).
- مهارات كتابية وشفوية قوية (يفضل الإنجليزية والعربية).
- قدرات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- المفضل:
- خبرة في العمل في بيئة أكاديمية أو طبية.
- معرفة بمبادئ التصميم الداخلي أو تنسيق المشاريع.
- معرفة بتنسيق الوثائق / التقارير للاستخدام التنفيذي والمؤسسي.
الكفاءات الرئيسية:- الاحترافية والتقدير.
- اهتمام بالتفاصيل وقدرة على حل المشكلات.
- القدرة على التكيف والمبادرة.
- تحSensitivity degree for cultural and interpersonal aspects.
