Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يقدم مكتب مصبح ابن عساف ابن محمد الغامدي للاستشارات الهندسية فرصة عمل بدوام كامل لوظيفة سكرتير في المدينة المنورة. يستهدف هذا الدور المرشحين ذوي الخبرة من 0 إلى 1 سنة، ويهدف إلى توفير الدعم الإداري للمدير والإدارة لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية.

الهدف من الوظيفة

يهدف شاغل هذه الوظيفة إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير والإدارة، من خلال إدارة المهام المكتبية اليومية، وتنسيق الاتصالات، والمساعدة في تنظيم المشاريع الأساسية. يساهم الدور في إدارة المكالمات الهاتفية والزوار، وتنظيم جدول الأعمال، مما يضمن سير العمليات المكتبية بكفاءة وفعالية.

المسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في المدينة المنورة، ضمن بيئة عمل مكتبية منظمة تتطلب الالتزام بالمهام الإدارية اليومية.

التقديم للوظيفة

ندعو المرشحين المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للنظر فيها.