Executive Secretary

📣 Job Ad

20 days ago

	Salary	5,000 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Madinah

Job Description

نبذة عن الدور

تبحث شركة منهج الحقوق عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل، مع التركيز على إدارة مجلس الإدارة والشؤون النظامية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية.

المسؤوليات الرئيسية

تنظيم وتنسيق اجتماعات مجلس الإدارة واللجان المتخصصة.
إعداد جداول الأعمال وملفات الاجتماعات وتوزيعها في الأوقات المحددة.
توثيق محاضر الاجتماعات وقرارات المجلس وضمان دقتها القانونية.
متابعة تنفيذ قرارات المجلس والإجراءات المترتبة عليها.
الحفاظ على سجلات المجلس والوثائق الرسمية وفق المتطلبات القانونية والنظامية.
إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي / رئيس مجلس الإدارة والاجتماعات والمواعيد.
تحضير التقارير والعروض الإحاطية والمستندات التنفيذية.
إدارة المراسلات الرسمية والحساسة.
تنسيق العلاقات مع الأطراف الخارجية والهيئات الحكومية.
ضمان الامتثال للمتطلبات النظامية وقواعد حوكمة الشركات.
متابعة التزامات الإفصاح والإبلاغ للهيئات الرقابية.
إدارة الملفات والوثائق الحساسة بسرية تامة.
التنسيق مع الجهات الخارجية مثل الهيئة العامة للاستثمار وتداول ووزارة التجارة.
تنسيق الفعاليات والعروض التقديمية.
إدارة الموارد والمكاتب.

المهام اليومية

تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها.
التعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات.
إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من المدير/الرئيس وتوزيعها.
حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.
إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.