Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة ام للحديد عن توفر وظيفة سكرتير بدوام كامل في مدينة رابغ، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم دعم إداري وتنظيمي شامل لمدير العمليات، مع التركيز بشكل خاص على المهام التي تتطلب إتقاناً عالياً للغة الإنجليزية في المراسلات والتقارير. تتطلب الوظيفة خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة.

الهدف من الدور

يهدف شاغل هذه الوظيفة إلى ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وفعالية ضمن إدارة العمليات. يشمل ذلك تسهيل التواصل والتنسيق بين الإدارة والجهات الداخلية والخارجية، مع التأكيد على أهمية إعداد ومراجعة كافة المراسلات والتقارير والاجتماعات باللغة الإنجليزية بمستوى احترافي عالٍ لدعم الأهداف التشغيلية للشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

يتولى السكرتير مجموعة من المهام الإدارية والتنظيمية والتنسيقية، وتشمل ما يلي:

• إدارة مكتب مدير العمليات وتنظيم جدول المواعيد والاجتماعات والزيارات.
• تنسيق الاجتماعات الدورية والتشغيلية، وإعداد الدعوات والمحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات.
• تنظيم وحفظ الملفات والمراسلات والعقود والوثائق التشغيلية مع ضمان السرية التامة.
• متابعة المعاملات الواردة والصادرة والتأكد من إنجازها ضمن الجداول الزمنية المحددة.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والنماذج الإدارية حسب الحاجة.
• التنسيق اليومي الفعال بين إدارة العمليات والإدارات الأخرى داخل الشركة.
• استقبال الاتصالات والاستفسارات وتوجيهها إلى الأقسام المختصة.
• متابعة البريد الإلكتروني لمدير العمليات والرد على المراسلات وفقاً للتوجيهات.
• التنسيق مع العملاء والموردين والجهات الحكومية عند الضرورة.

إتقان اللغة الإنجليزية (مسؤولية أساسية)

تعتبر الكفاءة العالية في اللغة الإنجليزية حجر الزاوية في هذا الدور، وتشمل المسؤوليات المتعلقة بها ما يلي:

• إعداد وصياغة جميع المراسلات الرسمية باللغة الإنجليزية بمستوى احترافي عالٍ.
• ترجمة المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات من العربية إلى الإنجليزية والعكس بدقة.
• مراجعة الخطابات والعقود والتقارير التشغيلية لضمان سلامتها اللغوية والنحوية.
• إعداد محاضر الاجتماعات باللغة الإنجليزية ورفعها إلى الإدارة.
• التواصل المباشر والفعال مع الجهات الأجنبية والعملاء الدوليين والموردين باللغة الإنجليزية.
• إعداد التقارير التشغيلية الأسبوعية والشهرية باللغة الإنجليزية.
• تمثيل إدارة العمليات في المراسلات الرسمية الدولية عند الحاجة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

لشغل هذه الوظيفة، يجب أن تتوفر لدى المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• إتقان تام للغة الإنجليزية كتابة ومحادثة، بمستوى احترافي.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة، والقدرة على إدارة المهام المتعددة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية عالية.
• مهارات تواصل قوية وفعالة، شفهياً وكتابياً.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

تفاصيل إضافية عن الوظيفة

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة رابغ، مكة المكرمة. الراتب غير معلن وسيتم تحديده بناءً على المؤهلات والخبرة خلال المقابلة.