Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة هيلوكسا للمشاريع عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في صبيا، جازان. يتولى شاغل هذا الدور مسؤولية دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. تتطلب الوظيفة خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال إداري ذي صلة، وهي بدوام كامل.

الهدف من الوظيفة

يهدف هذا الدور إلى توفير الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر وللوحدة التنظيمية، من خلال متابعة تنفيذ القرارات، وتنظيم المراسلات والمواعيد، وإنجاز المهام الإدارية المتنوعة. يساهم المساعد الإداري في تنظيم وتنسيق الاجتماعات وتوثيقها، مما يضمن انسيابية العمليات الإدارية داخل المؤسسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية.
• معالجة البريد الوارد، سواء الورقي أو الإلكتروني، وتوزيعه على الأطراف المعنية، والرد على المراسلات الإلكترونية وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم وحفظ الملفات الخاصة بالعمل.
• حفظ المعاملات والوثائق والعناية بالملفات بطريقة منظمة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، بالإضافة إلى طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور مرشحاً يمتلك خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال المساعدة الإدارية أو سكرتارية تنفيذية، مع إظهار القدرة على إدارة المهام المتعددة بفعالية ودقة.

بيئة العمل

تتوفر هذه الفرصة للعمل بدوام كامل في مدينة صبيا بمنطقة جازان، ضمن بيئة عمل داعمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة والإنتاجية.

التقديم

ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الوظيفة.