Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة عبدالعزيز محمود الطقيقي للنقليات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في تبوك. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يجب أن يكون المرشح قادراً على أداء المهام المذكورة بكفاءة واحترافية.

المهارات والكفاءات

• مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• القدرة على تنظيم وإدارة المراسلات والوثائق.
• مهارات تواصل قوية للتعامل مع المكالمات والزوار.
• القدرة على تنسيق الجداول الزمنية وتنظيم الاجتماعات.
• إتقان استخدام أنظمة حفظ الملفات والسجلات.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة تبوك، المملكة العربية السعودية. ستعمل ضمن فريق داعم في بيئة مهنية منظمة.

معلومات إضافية

الراتب لهذا المنصب سيتم تحديده ومناقشته خلال عملية المقابلة.