Secretary

نبذة عن الدور

يبحث معهد الخوارزمي للتدريب عن سكرتير بدوام كامل للانضمام إلى فريقه في الطائف، مكة المكرمة. يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، بما في ذلك إعداد الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، وتنظيم جدول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال ونسخها بدقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد بكفاءة.

بيئة العمل

يعمل السكرتير في بيئة مكتبية ديناميكية في معهد الخوارزمي للتدريب بمدينة الطائف. يتطلب الدور التزاماً بالعمل بدوام كامل، وتقديم الدعم المستمر للإدارة لضمان سير العمليات بسلاسة وفعالية.

معلومات إضافية

الراتب الخاص بهذا الدور سيتم تحديده ومناقشته خلال عملية المقابلة.