سكرتير📣 إعلان

نبذة عن الدور

تعلن شركة عتيق الرحمن للمقاولات والأعمال الميكانيكية و الكهربائية عن حاجتها لتعيين سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة الخبر، بالمنطقة الشرقية. يتولى شاغل هذا الدور تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، ويُطلب خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.

الهدف من الوظيفة

يهدف هذا الدور إلى دعم سير العمليات الإدارية بسلاسة وكفاءة من خلال إدارة المراسلات، وتنظيم الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يساهم السكرتير بشكل مباشر في تنظيم بيئة العمل وتسهيل التواصل الداخلي والخارجي، مما يضمن فعالية العمليات اليومية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات، التي يتم إملاؤها، بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم ومنظم لضمان سهولة الوصول إليها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في دور سكرتير أو مساعد إداري.
• مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية (مثل مجموعة Microsoft Office).
• قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل قوية ولباقة في التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار.

بيئة العمل والموقع

يقع مقر العمل في مدينة الخبر بالمنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية، ضمن بيئة عمل احترافية في شركة عتيق الرحمن للمقاولات والأعمال الميكانيكية و الكهربائية. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب الالتزام بجدول العمل المحدد.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للنظر فيها.