مساعد إداري

تقديم دعم إداري وتنظيمي مباشر للمدير التنفيذي من خلال إدارة الجدول اليومي، وتنسيق الاجتماعات والمراسلات، ومتابعة تنفيذ التوجيهات والمهام مع الإدارات المختلفة لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.

المهام والمسؤوليات

● إدارة وتنظيم جدول أعمال ومواعيد المدير التنفيذي.

● تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وتجهيز المتطلبات والمستندات ذات الصلة.

● إعداد وصياغة الخطابات الرسمية والمراسلات والتقارير والعروض التقديمية.

● متابعة البريد الإلكتروني والمراسلات الخاصة بالمدير التنفيذي والرد عليها أو توجيهها حسب الحاجة.

● متابعة تنفيذ التوجيهات والمهام الصادرة من المدير التنفيذي مع الإدارات المعنية وإعداد تقارير دورية عن التقدم.

● إعداد جداول المتابعة وقوائم المهام والأولويات.

● تنسيق الاتصالات والمكالمات واستقبال الزوار والوفود الرسمية وفق توجيهات المدير التنفيذي.

● حفظ وتنظيم الملفات والمستندات بطريقة آمنة وسرية.

● إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.

● التنسيق مع الإدارات المختلفة (المالية، الموارد البشرية، التشغيلية وغيرها) حسب متطلبات العمل.

● دعم إعداد التقارير الدورية والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرار.

●ضمان التعامل مع جميع المعلومات والمراسلات بسرية تامة.

● تنفيذ أي مهام إدارية أو تنظيمية إضافية يتم تكليفه بها من قبل المدير التنفيذي.

المؤهلات المطلوبة

● دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال،

●إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

● إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.

● مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

● مهارات تواصل وتنسيق عالية.

● القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.