وظائف مساعد إداري في الخبر

• تنسيق الجداول والحفاظ على السجلات.
• دعم التواصل داخل الفريق عبر مركز إداري مركزي.
• معالجة المعاملات الإدارية المتعددة بكفاءة.
• ضمان سير العمل بسلاسة داخل الأقسام المختلفة.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة.
• إجادة التواصل باللغتين العربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة.
• موقف مهني ومهارات تواصل شخصية قوية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.

المسمى الوظيفي: مساعد إداري
الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والفني للإدارة والفريق، والمساهمة في تنظيم سير العمل اليومي وضمان فعالية العمليات المكتبية.

المهام والمسؤوليات:

إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية والرد على الاستفسارات العامة.

تنظيم المواعيد والاجتماعات وجدولة المواعيد المهمة للإدارة.

إعداد وكتابة التقارير والمراسلات الرسمية.

حفظ وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية والوثائق الرسمية.

التعامل مع الهاتف والاستقبال وتوجيه المكالمات والزوار.

متابعة طلبات ومشتريات المكتب واللوازم الإدارية.

تقديم الدعم في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية.

المساعدة في إعداد الجداول الزمنية وتقارير الأداء.

تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.

المؤهلات والمهارات:

شهادة الثانوية العامة أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).

خبرة سابقة في مجال الإدارة أو المكاتب.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت بكفاءة.

القدرة على التعامل مع برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

مهارات تواصل قوية كتابيًا وشفويًا.

الالتزام بالمهنية والدقة والسرية في العمل.

الصفات الشخصية:

قدرة على العمل ضمن فريق.

مرونة في التعامل مع المهام المتعددة.

مبادرة وحل المشكلات بفعالية.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة.

• خدمة العملاء:
  • ترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
  • تسجيل الطلاب الذين يزورون المكتب أو يتصلون عبر الهاتف في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بـ IDP.
  • الإجابة على المكالمات الواردة وإعادة توجيهها.
  • مراقبة حساب البريد الإلكتروني للمكتب وتوزيع الرسائل حسب الحاجة.
• دعم العمليات:
  • مساعدة المستشارين في طلبات الالتحاق بالجامعات.
  • الرد على استفسارات الطلاب عبر الهاتف أو واتساب.
  • المساعدة في التخطيط والتحضير للاجتماعات والمؤتمرات.
  • إعداد المواد التسويقية للفعاليات.
• الإدارة:
  • الحفاظ على نسخ محدثة من الإجراءات والقوالب.
  • ترتيب استلام الطرود والبريد.
  • المساعدة في المهام الإدارية كما هو موجه.

• المساعدة في تخطيط المشاريع والجدولة والتوثيق.
• الحفاظ على ملفات المشاريع والتقارير والمراسلات.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد المحاضر، وتتبع عناصر العمل.
• دعم مديري المشاريع في الميزانية وإعداد تقارير التقدم.
• ضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومعايير المشروع.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة.
• خبرة في الدعم الإداري أو المشاريع.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• إجادة استخدام MS Office وأدوات إدارة المشاريع.

• تقديم الدعم الكتابي والإداري للفريق.
• الحفاظ على الجداول الزمنية وإدارة المراسلات.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات.
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية بمهنية.
• ضمان خدمة عملاء ممتازة.
• تقديم المساعدة الإدارية على مستوى التنفيذي عند الحاجة.

• إجادة المساعدة الإدارية والمهارات الكتابية.
• مهارات قوية في المساعدة الإدارية التنفيذية.
• اتصالات ممتازة وآداب الهاتف.
• الاهتمام بالتفاصيل، والقدرات التنظيمية القوية.
• الكفاءة في برامج وأدوات المكتب (مثل مجموعة Microsoft Office).
• قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• الخبرة السابقة في دور مشابه هي ميزة.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الشهادة الإضافية في إدارة المكاتب هي ميزة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

• على الأقل سنة واحدة من الخبرة في الدعم الإداري، ويفضل في العيادات الصحية أو الأسنان.

• تقديم الدعم الإداري والكتابي لضمان العمليات اليومية الفعالة للفرع.
• المساعدة في التنسيق بين قسم الاستقبال والطب والتمريض للحفاظ على سير العمل بسلاسة.
• تنظيم الجداول والمواعيد والاجتماعات، وإعداد التقارير والمستندات ذات الصلة.
• دعم تنفيذ برامج وخدمات العيادة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة والمتابعة.
• المساعدة في مراقبة أداء العيادة وإعداد التقارير الدورية لمراجعة الإدارة.
• الحفاظ على الاتصال مع العملاء لضمان خدمة ممتازة ودعم تعزيز رضا العملاء.
• ضمان التطبيق الصحيح لإجراءات المكتب ومعايير الجودة والامتثال للسياسات.
• إدارة أنظمة الملفات والمستندات والمراسلات بكفاءة (سواء الإلكترونية أو الورقية).
• تقديم الدعم المباشر لمدير الفرع والفريق في التعامل مع المهام الإدارية اليومية.
• القدرة على القيام بعدة مهام في آن واحد، والعمل تحت الضغط، والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحتراف.