Executive Secretary📣 إعلان

عن الدور

تبحث كلية الصناعات الغذائية عن سكرتير تنفيذي منظم ومهني للغاية لتقديم دعم إداري شامل لفريق قيادتها العليا. هذا الدور حاسم لضمان التشغيل السلس والفعال للوظائف التنفيذية، والحفاظ على قنوات اتصال فعالة، وتحسين سير العمل. سيتمتع المرشح المثالي بدرجة عالية من المهنية والتقدير والقدرة على إدارة أولويات متعددة بفعالية في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التقويمات المعقدة، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات وتنسيق ترتيبات السفر.
• إعداد وتحرير وتنسيق مجموعة متنوعة من المستندات مثل المراسلات والعروض التقديمية والتقارير بدرجة عالية من الدقة.
• فحص وتحديد أولويات والاستجابة للاستفسارات الواردة من المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة والأطراف الأخرى في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.
• تخطيط وتنسيق الاجتماعات والفعاليات والمؤتمرات الداخلية والخارجية، مع ضمان تغطية جميع الجوانب اللوجستية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات والسجلات والمعلومات السرية بأقصى درجات الدقة والنزاهة.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضر مفصلة، وتتبع بنود العمل لضمان المتابعة.
• التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لتسهيل التسليم في الوقت المناسب للمهام والمشاريع.
• تقديم الدعم للمشاريع الخاصة والمبادرات المشتركة بين الإدارات حسب ما يتطلبه القيادة العليا.
• مراقبة وإدارة سير العمل المكتبي لتحديد مجالات التحسين وتحسين الكفاءة العامة.

المؤهلات والمتطلبات

• حد أدنى من 5 إلى 7 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو المساعدة التنفيذية.
• إتقان مثبت في إدارة التقويمات وتنسيق السفر والمراسلات المهنية.
• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي باللغة الإنجليزية.
• قدرة مثبتة على التعامل مع المعلومات السرية بأعلى مستوى من النزاهة والتقدير.
• يفضل بشدة خبرة في دعم المديرين التنفيذيين من المستوى C.
• تعتبر الخبرة في تنسيق المشاريع وتخطيط الفعاليات ميزة إضافية.
• مهارات متقدمة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) والإلمام بأدوات الإنتاجية الأخرى.
• الراحة والقدرة على العمل ضمن بيئة ديناميكية تتطلب الالتزام بالمواعيد النهائية.

المهارات الأساسية

• قدرات تنظيمية وإدارة وقت فائقة.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل والالتزام بالدقة.
• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على اتخاذ القرارات الاستباقية.
• درجة عالية من المهنية والتقدير والحكم السليم.
• عقلية تعاونية مع مهارات شخصية فعالة.

معلومات إضافية

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو مجال ذي صلة. تعتبر الشهادات في الإدارة الإدارية أو إدارة المكاتب ميزة إضافية.