سكرتير تنفيذي📣 إعلان

حول الدور:
بصفتك سكرتيرًا تنفيذيًا في شركة الجري للطاقة، ستقدم دعمًا إداريًا وتنظيميًا حيويًا للمدير العام. دورك أساسي لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة من خلال التنسيق الفعال والتواصل.

المسؤوليات الرئيسية:

• استلام وتصنيف وإدارة البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات الواردة، والرد عليها أو توجيهها حسب الحاجة.
• صياغة وإعداد الرسائل الرسمية والتقارير والمذكرات الداخلية والخارجية.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات للمدير العام وإعداد جداول الأعمال.
• إعداد المواد الضرورية للاجتماعات، وتوثيق محاضر الاجتماعات، ومتابعة القرارات.
• تنظيم وصيانة الملفات والسجلات بطريقة يسهل الوصول إليها وآمنة.
• تحديث قواعد البيانات والمستندات الأساسية وفقًا لسياسات الشركة.
• التواصل مع مختلف الأقسام لضمان تنفيذ المهام والتوجيهات الصادرة عن المدير العام.
• إعداد تقارير دورية تلخص أداء الأقسام أو توفر معلومات أساسية لاتخاذ القرارات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمستوى عالٍ من الاحترافية.
• ضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية بما يتوافق مع سياسات وإجراءات الشركة.

المتطلبات:

• دبلوم أو درجة البكالوريوس في الإدارة أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 7 سنوات من الخبرة في دور السكرتارية التنفيذية أو دعم إداري.
• مهارات قوية في التواصل باللغتين العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثا).
• إجادة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بفعالية.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية، مع القدرة على المتابعة وتنفيذ المهام بكفاءة.

انضم إلى فريقنا كأمين سر المدير التنفيذي!

هل أنت مستعد للخطوة التالية في مسيرتك المهنية؟ في انتلق، وهي شركة تسويق إبداعية رائدة تقع في حي الياسمين بالرياض، نحن نبحث عن شخص موهوب لشغل منصب أمين سر المدير التنفيذي. شركتنا المبتكرة مكرسة لمساعدة الشركات على تحقيق أهداف مبيعاتها من خلال خدمات تسويقية فريدة.

حول الدور:
بصفتك أمين سر المدير التنفيذي، ستلعب دورًا حاسمًا في دعم القيادة التنفيذية. سيتم تحديد مهامك المحددة بعد المقابلة بناءً على مهاراتك وخبرتك. نحن نقدر التعاون ونتطلع إلى رؤية كيف يمكن لمواهبك أن تسهم في نجاحنا.

تفاصيل العمل:

• نوع العقد: دوام كامل
• جدول العمل: 5 أيام في الأسبوع
• الموقع: المكتب الرئيسي في الياسمين، الرياض
• الراتب: راتب شهري ممتاز + مكافآت سنوية
• بيئة العمل: إبداعية وداعمة للتطور المهني
• التدريب: تدريب داخلي مع فرص نمو مهني مستمرة
• ساعات العمل: مرنة

إذا كنت تزدهر في بيئة ديناميكية وإبداعية، نشجعك على التقديم وأن تصبح جزءًا من فريق ملتزم بالتميز.

حول الدور: نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية وفعال لدعم رئيسنا ومديرنا التنفيذي. يجمع هذا الدور بين المهام السكرتارية والإدارية والتنسيقية لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وإدارة الوقت بشكل مثالي للقيادة العليا.

المسؤوليات الرئيسية

• المساعدة التنفيذية
  • تقديم المساعدة السكرتارية والإدارية الكاملة بما في ذلك تنظيم وإدارة التقويم، وتحديد المواعيد وترتيبها، وإرسال الدعوات والتذكيرات، وإعداد ومراقبة النفقات.
  • تحسين إدارة الوقت للرئيس والمدير التنفيذي إلى جانب ضمان حضوره لجميع الاجتماعات الرئيسية.
  • تصفية جميع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمتابعة عند الضرورة.
  • التعامل مع المعلومات السرية والحفاظ على أمان السجلات والملفات.
  • إعداد ترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت.
  • دعم وتنسيق والتعاون في المشاريع الخاصة.
  • المتابعة مع المنظمات الخارجية للاجتماعات والتحديثات والوثائق كما هو موجه.
  • تنسيق الاتصال مع الأطراف الخارجية نيابة عن الرئيس والمدير التنفيذي عند الحاجة.
• المساعدة الإدارية
  • تقديم الدعم في الوثائق مثل النسخ والطباعة والتنسيق والتدقيق اللغوي.
  • تقديم خدمات المراسلات الكاملة لضمان التعامل مع جميع الرسائل بكفاءة.
  • تقديم الدعم اللوجستي للاجتماعات وترتيبات السفر.
  • تنسيق الاجتماعات بما في ذلك الحفاظ على محاضر الاجتماعات.
  • تأسيس والحفاظ على سجلات وأنظمة الملفات، وإدارة الأدوات المكتبية وضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة.
  • تقديم تحديثات دورية حول الأحداث الحرجة والطوارئ في المكتب.
  • العمل بشكل مستقل لضمان إغلاق وصيانة المسؤوليات في الوقت المناسب.
• مسؤوليات إدارة الذات
  • تحديد أهداف الأداء في بداية العام بالتشاور مع المدير المباشر وضمان تحقيق الأهداف خلال العام.
  • تحديد متطلبات التدريب والتطوير لنفسه والاتفاق عليها مع المدير المباشر لضمان تنظيم وحضور التدريبات المطلوبة.
  • السعي لتحقيق أعلى مستويات الكفاءة في جميع الكفاءات والمهارات المطلوبة لأداء الدور.
  • البقاء على اطلاع بالتطورات المهنية والتقنيات الجديدة والقضايا الحالية من خلال التعليم المستمر والنمو المهني.

أداء مسؤوليات ومهام أخرى حسب توجيهات الرئيس والمدير التنفيذي من أجل تحقيق أهداف القطاع.

المؤهلات الدنيا، والخبرة، والمهارات والكفاءات

• المؤهلات
  • درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
• سنوات الخبرة
  • حد أدنى من 3 - 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
• طبيعة الخبرة
  • خبرة سابقة في دور سكرتاري assisting a top executive.
• المهارات الخاصة بالوظيفة
  • مهارات متقدمة في الكتابة والتواصل الشفهي.
  • مهارات جيدة في إدارة التقويم.
  • مهارات إدارة الجدول الزمني.
  • مهارات تنظيم وتخطيط جيدة.
  • مهارات أساسية في مايكروسوفت أوفيس.
  • إجادة جيدة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية أمر أساسي.

الكفاءات التنظيمية والوظيفية

• الكفاءات التنظيمية
  • فريق واحد
  • التوجه نحو الإنجاز
  • التركيز على العميل
  • التواصل المهني
  • إدارة الوقت