مدير مكتب📣 إعلان

شركة رائدة في مجال العقارات في الرياض تبحث عن مدير مكتب لدعم مكتب الرئيس التنفيذي. سيكون المرشح المختار مسؤولاً عن إدارة جميع الخدمات السكرتارية والإدارية، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة والحفاظ على أعلى مستوى من الاحترافية والسرية.

المسؤوليات الرئيسية:

• العمل كنقطة الاتصال والتنسيق الأساسية بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين والخارجيين.
• التعامل مع الأمور الإدارية اليومية، والمستندات، وتفاعلات الزوار بشكل مستقل.
• إدارة ترتيبات سفر الرئيس التنفيذي، وجداول الاجتماعات، والاتصالات الواردة.
• إعداد المعلومات والتقارير والبيانات المطلوبة لاجتماعات الرئيس التنفيذي الداخلية والخارجية.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد المحاضر والتأكد من المتابعة على الأمور الرئيسية.
• الحفاظ على أنظمة أرشفة وإدارة البيانات آمنة وفعالة لمكتب الرئيس التنفيذي.
• ضمان توافر وصيانة معدات المكتب والموارد واللوجستيات بشكل جيد.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة والمعايير ومتطلبات التقارير.
• المساهمة في تحسين مستمر لأنظمة المكتب والممارسات.

المتطلبات:

• دبلوم أو درجة البكاليروس في مجال ذي صلة.
• 35 سنوات من الخبرة في دور مشابه كمدير مكتب أو مساعد تنفيذي.
• إتقان متقدم في العربية والإنجليزية (المحادثة والكتابة).
• مهارات تنظيم وتواصل وقدرة على التعامل مع مهام متعددة.
• حس عالٍ من urgency والاحترافية والسرية.
• القدرة على التكيف مع جدول تنفيذي ديناميكي ومتطلبات السفر.

انضم إلى فريقنا كمدير مكتب في J:OIL.
كمدير مكتب، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان التواصل الفعال والسريع بين فروع الشركة، والمعارض، والمكاتب الداخلية والخارجية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم جداول الأعمال التنفيذية والمساعدة في التخطيط للمواعيد والاجتماعات والمؤتمرات.
• حجز وإعداد غرف الاجتماعات للمشرف المباشر.
• إرسال الدعوات وترحيب الحضور لاجتماعات المشرف المباشر.
• تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات وإعداد وتوزيع محاضر الاجتماع.
• تخزين واسترجاع الوثائق والملفات بطريقة فعالة.
• الحفاظ على النزاهة والسرية في التعامل مع أنواع مختلفة من البيانات.
• صياغة المراسلات باللغة العربية والإنجليزية بمستوى عالٍ.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس.
• حد أدنى من 10 سنوات من الخبرة العملية في مجال العمل ذات الصلة.
• إجادة اللغة العربية (المحادثة والكتابة) ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية.

حول الوظيفة
يلعب مدير المكتب في التميمي وشركاه دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة. يت报告 مباشرةً إلى مدير الإدارة ورئيس المكتب، ويكون هذا المحترف مسؤولاً عن مجموعة واسعة من المهام الإدارية، مع التركيز على تعزيز الأهداف الاستراتيجية ورؤية الشركة.

المسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على العمليات المكتبية اليومية، وضمان الإدارة الفعالة لمحطات العمل، والإمدادات، والمرافق.
• تنسيق التواصل والتفاعل مع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة، بما في ذلك جهود الاستدامة البيئية.
• الإشراف على تدريب موظفي المكتب لتقديم خدمة عملاء ممتازة.
• إدارة تحضيرات الفعاليات والمساعدة في المهام المتعلقة بالموارد البشرية طوال دورة حياة الموظف.
• مراقبة الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية التي تؤثر على العمليات المكتبية.

المتطلبات:

• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة الإدارية أو في الإدارة العليا في بيئة عمل مؤسسية.
• قدرة مثبتة على إدارة التحديات الإدارية المعقدة والعمل تحت الضغط.
• مهارات تقنية المعلومات القوية والخبرة في نظم إدارة الوثائق.
• مهارات التواصل والتفاعل الفعالة باللغة الإنجليزية؛ العربية ميزة إضافية.
• قدرات قيادية قوية وقدرات عمل جماعي.

تلتزم التميمي وشركاه بتعزيز التنوع وخلق بيئة عمل شاملة. نحن نرحب بالطلبات من المرشحين من خلفيات مختلفة، بما في ذلك أولئك الذين يعانون من إعاقات.