دليل الموظف الموارد البشرية هو المستند الذي لا غنى عنه في أي مؤسسة، فعندما يتم تعيين موظف جديد، لا بد من إمداده بجميع المعلومات التي يرغب في معرفتها، وكذلك المعلومات التي يرغب صاحب العمل في إيصالها للموظفين، وبدلًا من الاعتماد على المذكرات العشوائية أو رسائل البريد الإلكتروني غير المنظمة.
يقوم دليل الموظف بتجميع كافة الوثائق المهمة في مكان واحد، مثل السياسات الداخلية للمؤسسة، والمزايا الوظيفية، وإجراءات الموارد البشرية، ومن خلاله تتمكن المؤسسات من وضع توقعات واضحة من حيث السلوك المهني وطريقة التعامل في مكان العمل، تستخدمها في تقييم الأداء الوظيفي، وفي هذا المقال نوضح ما هو دليل الموظف وعناصره.
دليل الموظف الموارد البشرية:
دليل الموظف هو الكتيب الورقي أو الرقمي الذي تمنحه إدارة الموارد البشرية للموظف الجديد كجزء من عملية التوجيه الوظيفي، يتضمن معلومات حول سياسات المؤسسة وإجراءاتها ومزاياها وتوقعاتها من الموظفين، ويستخدمه الموظف كمرجع له طوال فترة عمله، وغالبًا ما يأتي الدليل مرفقًا بنموذج توقيع يفيد بأنه الموظف قرأه ووافق على ما ورد فيه.
وتشمل عناصر دليل الموظف معلومات عامة عن العمل داخل المؤسسة والقواعد، والإرشادات والإجراءات المتعلقة بسلوك الموظفين وتوقعات الأداء، وقسمًا خاصًا يوضح رسالة ورؤية المؤسسة، والمعلومات القانونية والتنظيمية اللازمة، فضلًا عن تعليمات محددة يجب على الموظفين اتباعها قبل أو في أثناء أو بعد حدوث مواقف معينة.
ويساعد دليل الموظف على تسهيل التواصل والمشاركة بين الموظفين، ويوفر مصدرًا موحدًا وسهل الوصول إليه للمعلومات المهمة داخل المؤسسة، كما أنه يساعد على الامتثال لسياسات المؤسسة، ويوفر لها الحماية القانونية اللازمة في حال نشوب أي نزاعات.
وبخلاف ما سبق، فمن المهم أن يكون لدى الموظف هذا الدليل حتى يفهم منه ما هو متوقع منه من حيث طريقة أداء المهام والسلوكيات في مكان العمل، حتى تكون التوقعات واضحة منذ البداية ويسهل على فريق العمل الالتزام بها، كما يُظهر هذا الدليل أن هناك سياسات موحدة تطبق على الجميع لضمان التعامل بعدالة، مما يساهم في تعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة وآمنة.
اقرأ أيضًا: دليل الموظف في القطاع الخاص مع نماذج جاهزة
عناصر دليل الموظف الموارد البشرية:
يتكوّن دليل الموظف في الموارد البشرية من مجموعة عناصر أساسية تهدف إلى تعريف الموظف الجديد بمكان عمله وتمكينه من الاندماج بسلاسة. يبدأ الدليل بمقدمة ترحيبية تتضمن معلومات تمهيدية حول ما يمكن توقعه في الأيام الأولى، يليها قسم عن المؤسسة يشمل تاريخها، رسالتها، قيمها، وثقافتها المؤسسية لتعزيز انتماء الموظف.
كما يغطي السياسات العامة مثل مدونة السلوك، أوقات العمل، قواعد الحضور والانصراف، اللباس، التدخين، استخدام التكنولوجيا، بالإضافة إلى شرح مفصل لعمليات التوظيف من بدايتها وحتى التهيئة الوظيفية. كما يُسلط الضوء على سياسات الإجازات المدفوعة والعطلات الرسمية، ويشرح المزايا المقدمة للموظفين مثل الرعاية الصحية، التقاعد، والتدريب.
كما يتضمن الدليل عناصر تتعلق بإدارة الموارد البشرية مثل آليات الترقية والتعويضات، تقييم الأداء، والانضباط وإنهاء الخدمة. يتم توضيح الإجراءات التأديبية، شروط الاستقالة، الدفع النهائي، والتعويضات. كذلك، يُفرد الدليل قسماً للصحة والسلامة في بيئة العمل، بما يشمل التعامل مع الطوارئ والتدريبات الوقائية.
ويُختتم بتوضيح المتطلبات القانونية، مثل قوانين الإجازات، تعويضات إصابات العمل، وعدم التمييز، إلى جانب إخلاء المسؤولية القانونية عن التعديلات المحتملة في السياسات، لضمان الشفافية وحماية حقوق الطرفين.
يُعد الهدف الرئيسي من إعداد دليل الموظف هو تقديم نظرة شاملة حول كل جوانب العمل داخل المؤسسة، لذا لا بد من تضمينه بمجموعة من العناصر الأساسية، وهي كما يلي:
1- معلومات تمهيدية
يجب أن يبدأ دليل الموظف بقسم تمهيدي يساعد على تهيئة القارئ لمحتوى الدليل ويسهل عليه التنقل داخله، فيتضمن رسالة ترحيبية، وهي رسالة بسيطة ترحب بالموظف الجديد ضمن الفريق، وتشجعه على قراءة الدليل والاستفادة منه حتى يصبح ذو قيمة بالنسبة للمؤسسة.
كما يحتوي هذا القسم على معلومات عما يمكن أن يتوقعه الموظف الجديد في يومه الأول، أو فترة عمله الأولى بالمؤسسة، مع توضيح بعض التفاصيل العملية مثل متطلبات موقع المؤسسة، الدخول للمبنى، موقف السيارات، وسائل الوصول إلى المكتب.
2- معلومات عن المؤسسة
من العناصر الأساسية في دليل الموظف، وجود قسم يشرح خلفية المؤسسة ومبادئها الأساسية، ويتضمن ما يلي:
تاريخ المؤسسة
يتم تقديم نبذة عن تاريخ إنشاء المؤسسة وكيف تطورت إلى الوقت الحالي، وهو ما يشعر الموظف الجديد بأنه جزءً من هذا التاريخ الممتد، وبالتالي يزداد داخله الحماس للعمل.
رسالة المؤسسة
يتضمن هذا العنصر بيان واضح يشرح للموظف الجديد رسالة المؤسسة وماذا تفعل وما هي أهدافها، مما يظهر اهتمام المؤسسة بتحقيق أهدافًا أكبر من المهام اليومية.
قيم المؤسسة
في هذا العنصر توضح المؤسسة مبادئها الأساسية التي توجه أساليب العمل بها، وتشرح كيف تتوقع من الموظف أن يعكس تلك القيم في سلوكه المهني اليومي.
ثقافة المؤسسة
يصف هذا العنصر بيئة العمل والأجواء العامة داخل المؤسسة، وكيف يتم تعزيز روح العمل الجماعي للفريق، مما يمكّن الموظف من التكيف بسرعة مع فريق العمل.
3- سياسات المؤسسة
يحتل قسم سياسات المؤسسة جزءً كبيرًا من دليل الموظف، إذ يحتوي على معلومات أساسية توضح السياسات التي تنتهجها المؤسسة في تنظيم سير العمل اليومي داخلها، وما هي السلوكيات المتوقعة من الموظفين، لذا يشتمل على عناصر وهي:
مدونة السلوك المهني
يوضح هذا الجزء ما هي السلوكيات المقبولة وغير المقبولة خلال ساعات العمل الرسمية.
ساعات العمل
لا بد من توضيح ساعات العمل الرسمية، مع الإشارة إلى أي استثناءات تخص العمل عن بُعد أو نظام الساعات المرنة، وتوضيح لنظام المستخدم لتسجيل الحضور والانصراف، وكيفية تتبع ساعات العمل لجميع الموظفين.
الانضباط والالتزام بالحضور
يوضح هذا الجزء سياسة الحضور والغياب، وحالات المغادرة مبكرًا والتأخر عن العمل، والمسؤول الواجب الرجوع إليه في حال حدوث ظروف طارئة.
فترات الراحة
يجب الإشارة إلى الفترات المخصصة للراحة وتناول الطعام من حيث المدة وعدد المرات، فضلًا عن أماكن الاستراحة بالمؤسسة والخدمات المتوفرة بها.
قواعد اللباس
يحدد هذا العنصر معايير اللباس المهني سواء كانت طبيعة العمل تتطلب زيًا رسميًا أو ملابس معينة.
قواعد التدخين
لا بد من وجود تعليمات خاصة للموظفين المدخنين، مثل الأماكن المخصصة للتدخين وأوقات الاستراحة المخصصة لذلك خلال يوم العمل.
استخدام التكنولوجيا
لا بد من تضمين دليل الموظف بقواعد استخدام التكنولوجيا في بيئة العمل، سواء كانت الأجهزة والبرامج، أو الهواتف المحمولة والإنترنت، إذ يتم توضيح كيفية الاستخدام المسموح به للتكنولوجيا لأغراض العمل أو الأغراض الشخصية ضمن الحدود المسموح بها.
4- قواعد عمليات التوظيف
يجب أن تستغل المؤسسة دليل الموظف لإبراز مدى حرصها على تنفيذ عمليات التوظيف بشفافية، إذ توضح من خلاله جميع خطوات عملية التوظيف التي تتبعها، بدءًا من تقديم الطلب وإجراء المقابلات، ووصولًا إلى المستندات السابقة للتوظيف وغيرها من الإجراءات ذات الصلة.
وينطبق ما سبق على عمليات التوظيف الداخلية، إذ ينبغي أن توضح المؤسسة آلية جمع وتقديم الطلبات الداخلية، مع توضيح سياستها بشأن برامج الإحالة ومكافآت التوظيف.
وبعد التوظيف، لا بد من توضيح إجراءات التهيئة والتوجيه الخاصة بالموظفين الجدد، حتى يكون الموظف الجديد ملمًا بما هو متوقع منه خلال هذه الفترة التجريبية.
اطلع على: مراحل وخطوات عملية التوظيف والمعايير المعتمدة فيه وعوامل نجاحهم
من خلال صبّار يمكنك تعيين مسؤول توظيف يفهم السوق، ويتعامل بذكاء مع أدوات الاستقطاب والتقييم، لضمان اختيار الأشخاص المناسبين في الوظائف المناسبة بشركتك.
5- سياسات الإجازات المدفوعة
يجب أن يقدم دليل الموظف معلومات تفصيلية حول سياسة المؤسسة في التعامل مع الإجازات، من حيث كيفية تقديم طلبات الإجازات، وكيفية إخطار المديرين في حال الغياب المرضي، والفترة المسموح تقديم الطلب خلالها قبل الحصول على الإجازة فعليًا.
كما يجب أن توضح المؤسسة ما إذا كانت تدمج أيام الإجازة المرضية وإجازة السنوية في رصيد موحد أو يُحسب كل نوع على حدة، مع ضرورة وضع قائمة تتضمن العطلات الرسمية المدفوعة المُعتمدة لدى المؤسسة رسميًا.
6- مزايا الموظفين
يجب أن يوضح دليل الموظف المزايا التي تقدمها المؤسسة للموظف، وتفاصيل تلك المزايا التي تشمل برامج الرعاية الصحية، خطط التقاعد، والمزايا المالية الإضافية مثل مكافآت الأداء والحوافز الشهرية أو السنوية، وكذلك التطوير المهني والتدريب الوظيفي.
ومن المهم أن يوضح هذا العنصر نسبة مساهمة المؤسسة في أي من هذه الخطط في حال تطبيقها، مع تحديد الموعد الذي يصبح فيه الموظف مؤهلًا للحصول على هذه المزايا.
استفد من خدمات صبّار ووظف مدير موارد بشرية قادر على قيادة التغيير، تطوير المواهب، وتحقيق أقصى استفادة من رأس المال البشري.
7- الترقيات والتعويضات
في هذا القسم من دليل الموظف، توضح المؤسسة تفاصيل صرف الرواتب ومواعيدها، وما هي أنواع المكافآت التي تقدمها للموظفين، مع ضرورة شرح آلية الترقية والتقدم الوظيفي داخلها، من خلال ذكر المعايير المُعتمدة في إصدار قرارات الترقية.
ويوضح هذا القسم أنواع الخصومات التي تُقتطع من الرواتب، مثل: التأمين الصحي، والتقاعد، ومقدار هذه الخصومات في كل دورة رواتب.
وإذا كانت المؤسسة تسمح بصرف سُلف للموظفين، فلا بد من توضيح الظروف التي تُمنح فيها السلفة وآلية التقديم لها.
8- معايير الأداء
عادة ما يتضمن دليل الموظف قسمًا خاصًا بالمعايير التي تعتمد عليها المؤسسة عند تقييم أداء الموظفين دوريًا، ولضمان وضوح هذا القسم، لا بد من توضيح أهمية إجراء تلك التقييمات، وكيف تتم عملية التقييم بالتفصيل، ومواعيد إجرائها.
ومن الأفضل أن يرشد هذا القسم الموظف بالإدارة التي يتوجه إليها أو قسم الموارد البشرية في حال وجود أي استفسار.
اكتشف المزيد حول: معايير تقييم الموظف
9- سياسة الانضباط وإنهاء الخدمة
تشير المؤسسة في قسم سياسة الانضباط وإنهاء الخدمة الأفعال التي تستدعي اتخاذ إجراءات تأديبية حتى يكون الموظف على دراية بها ومن ثم يتسنى له تعديل سلوكياته وفقًا لذلك.
كما يجب أن يشرح هذا القسم الإجراءات التأديبية التي تُتخذ حيال الموظف المخالف، التي تبدأ بتوجيه إنذار وتنتهي بإنهاء الخدمة، ومن الأفضل ذكر كيف يمكن للموظف تقديم شكوى في حال شعوره بعدم الإنصاف في أي إجراء تأديبي يُتخذ ضده.
إذا كنت تبحث عن فرصة عمل في مجال الموارد البشرية، يمكنك تصفح آلاف الوظائف الشاغرة المتاحة على منصة صبّار.
10- الصحة والسلامة في مكان العمل
حتى تبرهن المؤسسة حرصها على سلامة الموظفين وبيئة العمل، لا بد من تضمين دليل الموظف بقسم خاص بالصحة والسلامة في مكان العمل، يشرح تعليمات التعامل مع حالات الطوارئ مثل الحرائق أو العنف في مكان العمل، مع ضرورة الإشارة إلى أدوات الإسعافات الأولية، وأماكن طفايات الحريق، ومسارات إخلاء مكان العمل.
وإذا كانت المؤسسة تقدم للموظفين تدريبات حول قواعد السلامة؛ فلا بد من ذكرها في هذا القسم مع توضيح مواعيدها، وكذلك ذكر أي قواعد خاصة بالسلامة ترتبط بنوع الصناعة، خاصة في القطاعات التي تتطلب أعمالًا خطرة مثل التصنيع أو الرعاية الصحية.
11- قواعد إنهاء الخدمة
من العناصر التي ينبغي تضمينها في دليل الموظف، حالات إنهاء العلاقة الوظيفية مع الموظف، والإجراءات المُتبعة، مع ذكر العناصر التالية:
سياسات إشعار الاستقالة
وهي المدة الزمنية التي يجب على الموظف إبلاغ المؤسسة فيها مسبقًا بنيّته مغادرتها.
شروط الدفع النهائي
وهي قواعد صرف المستحقات المالية للموظف الذي يغادر المؤسسة لأي سبب.
سياسات التعويض
وهي السياسات التي توضح ما إذا كان هناك مستحقات إضافية أو تعويض مالي للموظف المفصول.
12- المتطلبات القانونية
حتى توضح المؤسسة حقوقها وحقوق الموظف داخل بيئة العمل؛ لا بد من تضمين دليل الموظف ببيانات قانونية محددة تشير إلى حقوق الطرفين، مع البنود الخاصة بالوظيفة، وذلك على النحو التالي:
قانون الإجازة العائلية والطبية
من حقوق الموظف التي يتعين على المؤسسة الالتزام بها، منح الإجازات مدفوعة الأجر، مثل الإجازة المرضية، إجازة رعاية مريض، إجازة ولادة، وبالتالي لا بد من توضيح القوانين المحلية الخاصة بتلك الإجازات.
تعويضات إصابات العمل
يبرز هذا الجزء الإجراءات التي تتخذها المؤسسة في حال تعرض الموظف لإصابة خلال العمل، وما هي التعويضات التي تُصرف له في هذه الحالة.
سياسة عدم التمييز في التوظيف
وهي السياسات المحلية التي تلزم المؤسسات بعدم التمييز وضمان تكافؤ الفرص خلال عملية التوظيف، والمعاملة العادلة في بيئة العمل.
خضوع السياسات للتغيير
يجب أن يوضح دليل الموظف أن هذا الكتيب لا يُعدّ عقدًا ملزمًا، وبالتالي يجوز للموظف أو صاحب العمل عدم الاعتداد به في حال الرغبة في إنهاء عقد العمل في أي وقت، مع إمكانية تعديل السياسات الواردة في الدليل وضرورة إخطار الموظفين بتلك التعديلات.
وظف أفضل الكفاءات في الموارد البشرية مع صبّار
إذا كنت تعاني من كثرة المشكلات الإدارية وإهدار الوقت في متابعة شؤون الموظفين؛ فإن صبّار تقدم لك الحل الأمثل، إذ ترشح لك أفضل الكفاءات في مجال الموارد البشرية في السوق السعودي، لضمان إدارة العمليات اليومية بسلاسة، وتحقيق الانضباط والرضا داخل بيئة العمل.
على منصة صبّار ستجد آلاف السير الذاتية للمرشحين من السعوديين والأجانب المتخصصين في الموارد البشرية، أصحاب المواهب التي تحدث فرقًا في عملك، مؤهلين للعمل وفقًا لمتطلباتك سواء بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، يمكنك الاطلاع على السيرة الذاتية لكل مرشح وإجراء مقابلات سريعة قبل اتخاذ قرار التعيين.
الخاتمة:
يُعد دليل الموظف أداة توجيهية شاملة تهدف إلى تعريف الموظف الجديد بثقافة المؤسسة، وسياساتها، ومبادئها العامة. يتضمن هذا الدليل معلومات أساسية عن تاريخ المؤسسة، ورسالتها، وقيمها، وبيئة العمل بداخلها، بالإضافة إلى توضيح ما يمكن أن يتوقعه الموظف خلال فترته الأولى، مثل إجراءات الدخول للمقر، والمزايا الممنوحة، وآلية تقديم الشكاوى والتظلمات، مما يُسهم في تسريع عملية الاندماج، وتعزيز شعور الموظف بالانتماء والانضباط.
ومن الناحية العملية، يشمل الدليل تفاصيل دقيقة حول القواعد السلوكية، وساعات العمل، والحضور والانصراف، والإجازات، والاستخدام المقبول للتكنولوجيا، ومعايير الأداء، وآليات الترقية والخصومات، وكذلك الإجراءات المتبعة في حالات الطوارئ أو إنهاء التوظيف. ويعمل هذا الدليل كمرجع موحد يعزز الاتساق التنظيمي، ويساعد على تقليل النزاعات القانونية المحتملة، ويضمن بيئة عمل آمنة ومنظمة تقوم على العدالة والشفافية لجميع الموظفين.
