عمليات الموارد البشرية وكيفية إدارتها بفاعلية

عمليات الموارد البشرية عنصرًا أساسيًا تعتمد عليه المؤسسات في التعامل مع قوتها العاملة واحتفاظها بأفضل المواهب حتى تتمكن من تحقيق أهدافها قصيرة وطويلة المدى، وفي الحفاظ على سير العمل بسلاسة، نظرًا لدور تلك العمليات في تحقيق النظام وتحسين الكفاءة، وبناء بيئة عمل إيجابية، وتوفير الهيكل الذي يسمح للأعمال بالنمو والتوسع، وكلما كانت عمليات الموارد البشرية أكثر فعالية؛ كانت المؤسسات أكثر إنتاجية ونجاحًا، وفي هذا المقال نناقش تعريف عمليات الموارد البشرية وأنشطتها، ومن هو مدير عمليات الموارد البشرية ومهامه، وأخصائي عمليات الموارد البشرية ومهامه، والفرق بين أخصائي موارد بشرية واخصائي عمليات موارد بشرية.

عمليات الموارد البشرية:

عمليات الموارد البشرية هي مجموعة من الأنظمة والإجراءات التي تتخذها المؤسسات لإدارة موظفيها بكفاءة، إذ تغطي تلك الإجراءات جميع الأنشطة المتعلقة بتوظيف وجذب وتدريب وتقييم الموظفين، والاحتفاظ بهم وإنهاء خدمتهم، وتعمد أقسام الموارد البشرية إلى تنفيذ تلك العمليات لتحسين مشاركة الموظفين وتطوير أدائهم ومن ثم زيادة رضاهم الوظيفي.

وينطوي تنفيذ عمليات الموارد البشرية على تصميم مجموعة من الاستراتيجيات المخصصة لدعم الموظفين، بداية من مرحلة التوظيف وحتى التقاعد، وهو ما يضمن تحسين دورة حياة الموظف بالكامل وتعزيز تجربته بشكل عام، وبالتالي تزداد قدرة المؤسسات على جذب أفضل المواهب وتطويرها بفعالية، فتكسب ميزة تنافسية.

وكل عملية من عمليات الموارد البشرية تتبع مسارًا دقيقًا يتطلب تخطيطًا استراتيجيًا وفقًا لأهداف محددة مسبقًا، وعلى الرغم من أن لكل عملية إجراءاتها الخاصة؛ إلا أنها مترابطة وتعتمد على بعضها البعض، بما يضمن نجاح المؤسسة في بلوغ أهدافها من تنفيذها.

مهام عمليات الموارد البشرية:

تتضمن عمليات الموارد البشرية مهامًا متعددة تهدف إلى تحسين إدارة القوى العاملة وزيادة كفاءة المؤسسة. تبدأ هذه العمليات بتخطيط الموارد البشرية، حيث يتم تحديد الاحتياجات المستقبلية من الموظفين، وتحليل الفجوات في المهارات، والتخطيط للتوظيف بناءً على أهداف العمل. يلي ذلك عملية التوظيف التي تتطلب استقطاب أفضل المواهب باستخدام استراتيجيات فعالة، مثل الإعلانات الوظيفية، وفلترة السير الذاتية، والمقابلات الشخصية. كما تشمل تهيئة الموظفين الجدد، لضمان اندماجهم في بيئة العمل بسرعة وسلاسة، من خلال تعريفهم بالثقافة المؤسسية وتوفير الأدوات والتدريبات اللازمة لهم.

إضافةً إلى ذلك، تركز الموارد البشرية على إدارة الأداء عبر التقييمات الدورية، وتحديد نقاط التحسين، وتقديم التغذية الراجعة للموظفين، بالإضافة إلى تطويرهم عبر برامج تدريبية مخصصة تساعدهم على اكتساب مهارات جديدة. كما تشمل العمليات إدارة التعويضات والمزايا لضمان تقديم حوافز تنافسية، وتعزيز علاقات الموظفين من خلال سياسات تضمن بيئة عمل إيجابية. ومن الجوانب المهمة أيضًا، الاحتفاظ بالموظفين من خلال توفير فرص نمو ومسارات مهنية واضحة، وضمان التوافق مع اللوائح القانونية عبر الامتثال التنظيمي. وختامًا، يتم تنفيذ إجراءات إنهاء الخدمة بشكل احترافي للحفاظ على سمعة المؤسسة وحقوق الموظفين.

تشمل تلك المهام ما يلي:

1- تخطيط الموارد البشرية

يُعد تخطيط الموارد البشرية من أهم الاستراتيجيات التي تساعد على توفير القوى العاملة التي تحتاج إليها المؤسسة مستقبلًا، إذ تنطوي تلك العملية على تحديد جميع احتياجات التوظيف الخاصة بالمؤسسة وإدارتها، يتضمن ذلك تحليل القوى العاملة الحالية، وتحديد الطلب المستقبلي، والتعرف على الفجوات في المهارات، ثم التنبؤ بالاحتياجات الوظيفية، ووضع استراتيجيات لتلبية المتطلبات المستقبلية، وذلك بناءً على تحليل أهداف العمل واتجاهات السوق.

ولضمان فعالية تخطيط الموارد البشرية، لا بد من توافق احتياجات التوظيف قصيرة وطويلة المدى مع أهداف العمل وظروف السوق، مع تنفيذ ممارسات تشمل:

• تحديد أهداف المؤسسة لتحديد عدد الموظفين اللازمين ومستويات المهارات والخبرات المطلوبة.
• التواصل مع رؤساء الأقسام لفهم تأثير التوظيف من حيث الطلب وتوزيع الموارد.
• استخدام برامج تخطيط القوى العاملة في تحسين عمليات التوظيف وتبسيط إدارة الأداء وإعداد التقارير.
• عدم الاعتماد على التوظيف الخارجي فقط والعمل على تطوير مهارات الموظفين الحاليين وإنشاء مسارات وظيفية وخطط إحلال وظيفي للمواهب الداخلية.
• تعيين موظفين جدد قبل ظهور الحاجة إلى موارد إضافية، لتجنب تعرض المؤسسة لأي أزمة في نقص القوى العاملة، ولضمان عدم إجهاد الموظفين الحاليين.

تعاون مع صبّار ووظف أفضل المواهب والكفاءات في جميع التخصصات، واستفد من خدمات التوظيف المميزة التي تسهل لك إجراءات التعيين.

2- التوظيف

من انشطة الموارد البشرية الأساسية عملية التوظيف والاختيار، وهي العملية التي ينفذها قسم الموارد البشرية من أجل جلب المرشحين المؤهلين لشغل الوظائف الشاغرة في مختلف الأقسام، عن طريق الإعلان عن الوظائف الشاغرة عبر مختلف الوسائل، ثم فحص الطلبات والسير الذاتية باستخدام نظام تتبع المتقدمين ATS، ثم إجراء المقابلات مع المرشحين، يليها اختيار المرشحين الأكثر تطابقًا مع متطلبات كل وظيفة بعد تقييمهم في المقابلات، ومن ثم تقديم عروض العمل الأولية لهم.

وحتى تصبح عملية التوظيف فعالة؛ لا بد من توافقها مع أهداف المؤسسة وخطة التوظيف، مع كتابة إعلان وظيفي يحدد بوضوح مواصفات المرشح المطلوب، وفرز المرشحين باستخدام أدوات مثل المقابلات الهاتفية واختبارات المهارات لضمان وصول الأفضل إلى القائمة المختصرة.

3- استقطاب المواهب

تتضمن مهام عمليات الموارد البشرية استقطاب المواهب، وهي عملية استراتيجية استباقية طويلة المدى، تركز المؤسسة من خلالها على تحديد احتياجاتها من الموظفين مستقبلًا، حتى تكون مستعدة لملء شواغرها الوظيفية بشكل فوري، وبالتالي فهي تعتمد على بناء قاعدة بيانات للمواهب المناسبة لتلك الأدوار، مع مراعاة الأهداف الاستراتيجية طويلة المدى للمؤسسة.

وينفذ قسم الموارد البشرية عملية استقطاب المواهب بالبحث عن المرشحين المناسبين من خلال برامج الإحالة الداخلية، ووسائل التواصل الاجتماعي، وفعاليات التواصل، وغير ذلك من القنوات، وتطوير علاقات مستمرة مع المرشحين المُحتملين حتى في حال عدم توفر فرص شاغرة في الوقت الحالي.

تضمن لك صبّار إمدادك بأصحاب المواهب التي تبحث عنها في أي تخصص، المؤهلين للعمل الفوري وفقًا لمتطلبات العمل لديك.

4- تهيئة الموظف الجديد

عندما تعين المؤسسة موظف جديد، تقوم بتنفيذ عملية تُسمى تهيئة الموظف، التي تُعد بمثابة الخطوة الأولى لدمج الموظف في ثقافة المؤسسة، إذ يستقبله مدير فريقه وفريق الموارد البشرية، ويتم تعريفه بمكان العمل وفريق العمل، والإجابة عن استفساراته حول دوره وتوقعات الأداء، والمعدات المقدمة، والتدريبات المطلوبة، والمزايا الوظيفية، وسياسات وإجراءات المؤسسة، مع تجهيز جميع المستندات الضرورية، وإبلاغ الأقسام ذات الصلة بانضمام الموظف الجديد.

ومن خلال عملية تهيئة الموظف، تساعد المؤسسة الموظف الجديد على التأقلم مع بيئة العمل، من أجل تعزيز شعوره بالانتماء منذ اليوم الأول للعمل، وهو ما ينعكس على إنتاجيته بالإيجاب، ويخلق داخله شعورًا بالرضا الوظيفي مع الوقت.

5- إدارة الأداء الوظيفي

تشير عملية إدارة الأداء إلى المراجعات المنتظمة التي تجريها المؤسسة لأداء الموظفين من أجل قياس أدائهم وتقييم إنتاجيتهم، ومن ثم قياس مدى تحقيق الموظفين لمعايير المؤسسة، إذ يقوم مدير كل فريق بعقد اجتماعات دورية مع الموظفين لتحديد الأهداف، وتقييم التقدم، وتقديم الملاحظات لمساعدتهم على تحسين أدائهم وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، ثم يرفع المديرون تقاريرهم إلى الإدارة، وهي التقارير التي تتضمن ملاحظات حول أداء كل موظف، بما في ذلك نقاط القوة، والإنجازات، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، والأهداف المستقبلية التي يجب أن تتوافق والأهداف العامة للمؤسسة.

6- التدريب والتطوير للموظفين وبيئة العمل

يشمل هيكل عمليات الموارد البشرية التدريب والتطوير، وهي العملية التي ينفذها قسم الموارد البشرية بعد مراجعة الأداء وتقييمه التي ينتج عنها تحديد الفجوات في مهارات الموظفين، إذ تبدأ المؤسسة في توفير التدريب والمواد التعليمية التي تُصمم خصيصًا لتساعد على تطوير المهارات الحالية للموظفين، واكتساب مهارات ومعارف جديدة تساعد في تحسين أدائهم الوظيفي وزيادة إنتاجيتهم، فضلًا عن دور تلك العملية في إعداد الموظفين لشغل مناصب مستقبلية داخل المؤسسة. 

وحتى تؤتي عملية التدريب والتطوير بثمارها؛ يتعين على قسم الموارد البشرية تصميم البرامج التدريبية لتلائم احتياجات كل موظف، التي تتنوع ما بين ورش العمل، الندوات، الدورات الإلكترونية، أو التدريب في أثناء العمل، مع اختيار وتوفير مقدمي خدمات التدريب ذوي الخبرة، وبعد انتهاء التدريب يُقاس مدى نجاحه في تحسين مهارات الموظفين ومساهمته في تحقيق أهداف المؤسسة عبر تقييم الأداء المستمر.

7- الاستحقاقات والمزايا للموظفين

من أبرز أنشطة عمليات الموارد البشرية، إدارة استحقاقات ومزايا الموظفين، باعتبارها من الاستراتيجيات التي تساعد في جذب الموظفين والاحتفاظ بهم، وهي العملية التي ينفذها قسم الموارد البشرية، إذ يقوم بتصميم هيكل تعويضات ومزايا يتوافق مع القدرات المالية للمؤسسة، مع إجراء مراجعة دورية للسوق لضمان أن حزمة التعويضات والمزايا تظل جذابة وتنافسية، مما يساعد على زيادة الرضا الوظيفي وتعزيز الاحتفاظ بالمواهب واستقطاب موظفين جدد.

وتشمل استحقاقات الموظفين التي تديرها المؤسسة الرواتب وأنواع أخرى منها مثل العمل الإضافي والعمولات والمكافآت والحوافز، أما المزايا، فهي جميع الامتيازات الإضافية الأخرى، مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد والإجازات المدفوعة.

8- علاقات الموظفين

ثمة مهمة أخرى من مهام عمليات الموارد البشرية التي تُحظى باهتمام كبير وهي علاقات الموظفين، إذ يعمل قسم الموارد البشرية بالمؤسسة على تنفيذ الاستراتيجيات التي تساعد على تعزيز اندماج الموظفين في المؤسسة وزيادة رضاهم الوظيفي وتحسين معدلات الاحتفاظ بهم، تشمل تلك الاستراتيجيات تسهيل التواصل ثنائي الاتجاه بين الموظفين والإدارة، والعمل على حل النزاعات التي تنشب بينهم بعدالة وإنصاف، وإنشاء آلية رسمية يستخدمها الموظف في حال الرغبة في تقديم شكوى، والاستجابة للشكاوى بشكل فوري، ووضع سياسات عادلة مثل التوازن بين العمل والحياة، والتأمين الوظيفي، والصحة والسلامة المهنية، وبرامج رفاهية الموظفين والدعم النفسي، وجميع تلك الاستراتيجيات تساهم في خلق بيئة عمل صحية، ومن ثم يقل معدل الدوران الوظيفي بالمؤسسة.

9- الاحتفاظ بالموظفين

عملية الاحتفاظ بالموظفين هي الاستراتيجية التي تتبعها المؤسسة من أجل تقليل معدل الدوران الوظيفي قدر الإمكان خلال فترة زمنية محددة، إذ تستخدم مجموعة من الأساليب في المراحل الأولى من دورة حياة الموظف لضمان الاحتفاظ به، مثل:

• إنشاء أوصاف وظيفية دقيقة لضمان توافق توقعات الموظفين مع واقع العمل الفعلي.
• إشراك الموظفين في قرارات المؤسسة والاستعانة بآرائهم وتنفيذها إن أمكن.
• خلق بيئة عمل إيجابية قائمة على الدعم والتعاون بين الفرق والاعتراف بالإنجازات ومكافأة الأداء المتميز.
• توفير مسارات مهنية واضحة للموظفين، وتقديم فرص تدريب إضافية.
• تقديم تعويضات شاملة تناسب كفاءات وخبرات ومهارات كل موظف، وتدعمه ماليًا وجسديًا وعقليًا.

10- إجراءات إنهاء الخدمة

تشير إنهاء خدمة الموظف إلى مغادرة الموظف المؤسسة بسبب استقالته أو فصله من العمل أو إحالته إلى التقاعد، ويتولى قسم الموارد البشرية بالمؤسسة تنفيذ تلك العملية بطريقة منظمة ومهنية من أجل ترك انطباعًا إيجابيًا لدى الموظف المغادر، مما يعزز سمعة المؤسسة وقيمتها في سوق العمل كمكان عمل محترم وجاذب للكفاءات، ويحميها من المخاطر القانونية والقضايا الأمنية.

وتشمل إجراءات إنهاء الخدمة ما يلي:

• نقل مهام الموظف المغادر إلى موظف آخر لضمان عدم تأثر سير العمل.
• استعادة معدات المؤسسة التي كانت بحوزة الموظف المغادر مثل أجهزة الحاسوب والهواتف وبطاقات الدخول.
• إلغاء وصول الموظف إلى حساباته على الأنظمة الداخلية للمؤسسة للحفاظ على الأمان والخصوصية.
• تسوية المستحقات المالية للموظف المغادر، ومنحه جميع المستندات الخاصة به.
• إجراء مقابلة خروج مع الموظف لفهم أسباب مغادرته، بهدف الحصول على ملاحظات يمكن استخدامها لاحقًا في تحسين بيئة العمل.

11- الامتثال التنظيمي

يُعد الامتثال التنظيمي عملية بالغة الأهمية من عمليات الموارد البشرية، إذ يعمل قسم الموارد البشرية على تنفيذ مجموعة من الإجراءات التي تضمن التزام المؤسسة وموظفيها بجميع اللوائح القانونية والتنظيمية ذات الصلة، وبالتالي تتجنب الغرامات والعقوبات القانونية، بما يضمن خلق بيئة عمل قانونية ومستقرة.

وتشمل مجالات الامتثال التنظيمي ما يلي:

• قوانين التوظيف وما تشمله من حقوق الموظفين وساعات العمل وإنهاء الخدمة وغير ذلك من القضايا التي يجب أن يهتم بها قسم الموارد البشرية، لضمان توافق عقود العمل مع قوانين العمل المحلية.
• اللوائح الضريبية التي تنص بفرض ضرائب على الرواتب ومساهمات الضمان الاجتماعي، والالتزامات الضريبية الأخرى الواجب إدارتها بدقة لتجنب المشكلات القانونية.
• الامتثال لمعايير الصحة والسلامة المهنية من أجل حماية الموظفين.
• الحفاظ على خصوصية بيانات الموظفين وفقًا للوائح الخصوصية المحلية.

إدارة عمليات الموارد البشرية:

تشير إدارة عمليات الموارد البشرية إلى البرامج والأدوات التقنية التي يستخدمها قسم الموارد البشرية في أتمتة وتبسيط العمليات الخاصة بالموارد البشرية، من أجل تقليل الوقت المُستغرق في المهام الإدارية، وتحسين التواصل بين مختلف الأقسام، مما يؤدي إلى تعزيز مستويات الإنتاجية داخل المؤسسة.

وتواجه أقسام الموارد البشرية بالمؤسسات تحديًا فيما يخص إدارة عمليات الموارد البشرية، نظرًا لصعوبة تلك العمليات والحاجة إلى المرونة والتكيف دون الإخلال بمعايير الجودة المطلوبة، وبالتالي ليست هناك طريقة واحدة مثالية لتنفيذ تلك العمليات، الأمر الذي يتطلب امتلاك فريق الموارد البشرية خبرة رقمية كبيرة تساعده على إدارة عمليات الموارد البشرية بكفاءة والاستفادة من الأدوات الرقمية المتاحة.

وهناك طريقتين لاستخدام الأدوات الرقمية في تحسين إدارة عمليات الموارد البشرية وهما:

1- إنشاء خريطة رقمية للعمليات

تنطوي هذه الاستراتيجية على إنشاء خريطة رقمية توضح جميع عمليات الموارد البشرية من حيث المدخلات والمخرجات، ونقاط الاتصال مع العمليات الأخرى، بما يمكن من تحديد المشكلات وحلها بكفاءة عن طريق أتمتة بعض المهام أو تحسين تصميم العمليات لزيادة كفاءتها.

2- أتمتة المهام اليومية للموظفين

في هذه الاستراتيجية، تُستخدم قاعدة معرفة الموارد البشرية، وهي عبارة عن برامج توفر ردودًا فورية على رسائل البريد الإلكتروني، وبالتالي توفر الكثير من الجهد والوقت المُستغرقين في الرد على تلك الرسائل يدويًا، بما يمكن الموظفين من التركيز على جوانب أخرى مهمة في العمل.

وظف أصحاب المواهب مع صبّار

تدرك صبّار أن التوظيف المثالي هو مفتاح التفوق في أي مجال، لذلك تقدم لك أفضل خدمات التوظيف التي تمكنك من استقطاب أفضل الكفاءات بسهولة وسرعة، باستخدام أحدث استراتيجيات البحث والاختيار والترشيح.

تعتمد صبّار على الذكاء الاصطناعي في التعامل مع طلبات التوظيف الخاصة بك، حتى تضمن لك العثور على الموظفين الأكثر ملاءمة لاحتياجات شركتك، سواء كان نظام العمل لديك بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد، ومهما كان مستوى الخبرة الذي تبحث عنه.

الخاتمة:

عمليات الموارد البشرية هي مجموعة من الأنشطة الاستراتيجية التي تهدف إلى إدارة الموظفين بكفاءة، بدءًا من التخطيط والتوظيف وحتى التقييم والتطوير، مما يضمن تحسين بيئة العمل وزيادة الإنتاجية. تشمل هذه العمليات استقطاب المواهب، تأهيل الموظفين الجدد، إدارة الأداء، وتوفير برامج التدريب والتطوير لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية. كما تساهم إدارة استحقاقات الموظفين، تعزيز علاقات العمل، وتطوير استراتيجيات الاحتفاظ بالكفاءات في تعزيز رضا الموظفين وتقليل معدل الدوران الوظيفي.

تلعب التكنولوجيا دورًا محوريًا في أتمتة وتحسين عمليات الموارد البشرية، من خلال استخدام أنظمة تتبع المتقدمين، وبرامج تخطيط القوى العاملة، ومنصات إدارة الأداء. كما يعد الامتثال التنظيمي جزءًا أساسيًا لضمان التوافق مع القوانين، مما يسهم في استقرار المؤسسة وحمايتها قانونيًا. وفي هذا السياق، يعد مدير عمليات الموارد البشرية مسؤولًا عن تنفيذ السياسات، الإشراف على الميزانيات، وتحسين تجربة الموظفين، بما يضمن تفاعلًا فعالًا بين الأفراد والمؤسسة، ويساعدها على تحقيق ميزة تنافسية مستدامة.