سياسات الموارد البشرية وتطبيقها من المهام الأساسية لقسم الموارد البشرية داخل المؤسسات، فمن خلالها يحدد القسم توقعات المؤسسة من الموظفين وملامح بيئة العمل وطبيعة العلاقة بين الموظفين والإدارة، وبالتالي تُتخذ القرارات بناءً على عوامل العمل ومعايير موضوعية، بدلاً من الأسباب الشخصية أو التحيزات، وكلما كانت تلك السياسات واضحة وشفافة، قلت احتمالية حدوث سوء الفهم والصراعات داخل مكان العمل، لذلك نوضح في هذا المقال دليل سياسات وإجراءات الموارد البشرية، ونماذج لها.
سياسات الموارد البشرية:
تُعرف سياسات واجراءات الموارد البشرية بأنها القواعد والإرشادات والتعليمات التفصيلية التي تضعها المؤسسة ممثلة في قسم الموارد البشرية لإدارة الموظفين، إذ تحدد تلك السياسات الإطار الواجب اتباعه عند التعامل مع مختلف القضايا المتعلقة بالموظفين في بيئة العمل، وتوفر هيكلًا واضحًا يحدد التوقعات المتعلقة بالسلوك المهني والمعايير التنظيمية، وبالتالي فهي تلعب دورًا بارزًا في إدارة الموظفين بالمؤسسات بطريقة متسقة، لضمان تقليل المخاطر القانونية.
وتركز سياسات الموارد البشرية على توضيح رسالة وأهداف وقيم المؤسسة، وما هي فرص التقدم المهني، والإرشادات اللازمة التي يتعين على المديرين والموظفين الإشرافيين اتباعها، كما تعمل على إنشاء إطار عمل يتم الرجوع إليه عند اتخاذ القرارات لضمان صحتها وقانونيتها وتوافقها مع رسالة المؤسسة وأهدافها، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز بيئة عمل صحية وإيجابية.
ويقوم قسم الموارد البشرية بتضمين تلك السياسات في دليل الموظف، كما يتولى مسؤولية تدريب الموظفين عليها بشكل مناسب لضمان الالتزام بما جاء بها، وعادة ما يقوم القسم بتحديث سياسات الموارد البشرية لضمان بقائها ذات صلة ومتوافقة مع طبيعة الأعمال المتغيرة.
سياسة الموارد البشرية في الشركات:
تشمل سياسات الموارد البشرية مجموعة متنوعة من جوانب إدارة الموارد البشرية، أبرزها ما يلي:
1- سياسة التوظيف في إدارة الموارد البشرية
من خلال سياسة التوظيف التي يضعها قسم إدارة الموارد البشرية بالمؤسسة، يتبع القسم مجموعة من المبادئ التوجيهية عند البحث عن المرشحين المناسبين لشغل الوظائف الشاغرة، إذ تحدد تلك السياسة معايير اختيار المرشحين الذين تتناسب مؤهلاتهم العلمية وخبراتهم ومهاراتهم مع متطلبات الوظيفة، وتوضح عملية انضمام الموظف الجديد، وبالتالي فهي تغطي عملية التوظيف بالكامل، بداية من نشر إعلان الوظيفة وحتى تعيين المرشح المناسب لها.
ووضع سياسة التوظيف واتباعها بدقة يضمن تقديم تجارب جيدة للمرشحين، ويؤدي إلى تنفيذ عمليات توظيف سليمة باتباع قوانين التوظيف المعمول بها، مما يجنب وقوع المؤسسة في أي مشكلات تلحق الضرر بسمعتها.
2- سياسة التدريب في الموارد البشرية
الهدف من وضع سياسة التدريب في الموارد البشرية هو توضيح الإرشادات الواجب اتباعها عند إشراك الموظفين في برامج تدريبية من أجل تطوير مهاراتهم وتحسين أدائهم الوظيفي بما يتماشى مع احتياجات العمل.
وتحدد سياسة التدريب كيفية تحليل الفجوات في المهارات وتحديد مجالات التحسين، وما هي أنواع التدريب المطلوب لتحسين أداء الموظفين سواء كان التدريب في أثناء العمل أو التدريب الفني والتقني أو التدريب على المهارات الشخصية وغير ذلك، وكيفية تنفيذ التدريب سواء عن طريق ورش العمل والبرامج التدريبية الداخلية أو التدريب الإلكتروني أو المؤتمرات والندوات المهنية.
3- سياسة الحضور والتأخير
تحدد سياسات الحضور والتأخير توقعات المؤسسة من الموظفين فيما يخص الالتزام بالحضور إلى العمل في الأوقات المُحددة والاستعداد للعمل خلال الساعات المُحددة، والإجراءات الواجب اتباعها عند التأخر أو عدم القدرة على الحضور، وما هي عدد مخالفات التأخير المسموح بها قبل اتخاذ المؤسسة إجراءات تأديبية حيال الموظف المخالف.
4- سياسة الإجازات
تحدد سياسة الإجازات عدد أيام الإجازات المسموحة للموظف على مدار العام، وأنواع تلك الإجازات ومزاياها والتي تتنوع ما بين إجازة سنوية وإجازة مرضية وإجازة حداد وإجازة أبوة وأمومة وغير ذلك، وكيفية تقديم طلبات الإجازات الطويلة لأسباب مختلفة، وبالتالي تساعد تلك السياسة في تنظيم غياب الموظفين لضمان عدم تعطل سير العمل.
5- سياسة الصحة والسلامة
توضع سياسة الصحة والسلامة بهدف توضيح إجراءات السلامة والطوارئ الخاصة بالمؤسسة، التي تُنفذ لحماية الموظفين من المخاطر المُحتملة في مكان العمل، لضمان توفير بيئة عمل آمنة وخالية من المخاطر بقدر الإمكان، إذ تشمل تلك السياسة إجراءات الإبلاغ عن الحوادث أو الحوادث المُحتملة، والمعلومات الخاصة بمرافق مكان العمل، وما هي الخطوات التي يجب على الموظفين اتخاذها في حال وقوع إصابة أثناء العمل.
6- سياسة وسائل التواصل الاجتماعي
بعدما برز دور وسائل التواصل الاجتماعي في تحسين سمعة المؤسسات أو العكس، بات هناك حرصًا من قِبل العديد من المؤسسات على تضمين تلك السياسة في دليل الموظفين كوسيلة لحماية سمعتها، فمن خلال تلك السياسة، تحدد المؤسسة الموضوعات المحظور على الموظفين مشاركتها عبر وسائل التواصل الاجتماعي، وما هي الإجراءات التأديبية التي تُتخذ في حال مخالفة تلك القواعد، إضافة إلى قواعد بشأن استخدام الموظفين وسائل التواصل الاجتماعي في أثناء العمل، مما يضمن امتثال الموظفين بطريقة تتوافق ورؤية ورسالة المؤسسة.
7- سياسة عدم التمييز
عندما تضع المؤسسة سياسة تمنع التمييز في مكان العمل؛ فهي تسعى لتوفير بيئة عمل آمنة لجميع الموظفين، إذ تتكون تلك السياسة من مجموعة من الإرشادات توضح التزام المؤسسة بمعاملة جميع الأفراد بإنصاف ومساواة دون النظر إلى الدين أو العرق أو الجنس أو الخلفية الثقافية،، واتخاذ الإجراءات اللازمة في حال مخالفة تلك الإرشادات وثبوت معاملة الموظفين بشكل غير عادل فيما يخص التوظيف أو التدريب أو الترقية أو توزيع المهام وحتى إنهاء الخدمة، وبذلك ترسي المؤسسة التنوع والمساواة والشمول والانتماء في مكان العمل.
8- سياسة العمل عن بُعد
بعدما بات العمل عن بُعد هو نهج العمل المُفضل لدى العديد من المؤسسات والموظفين أيضًا؛ أصبح أسلوب العمل هذا عنصرًا أساسيًا في دليل الموظفين، إذ تضع المؤسسة سياسة شاملة للعمل عن بُعد توضح الإرشادات المتعلقة به، لضمان زيادة إنتاجية الموظفين، تشمل تلك السياسة الوظائف المؤهلة للعمل عن بُعد والقيود المرتبطة بها، وكيفية مراقبة أداء الموظفين العاملين عن بُعد، وسياسة الرواتب في حال العمل عن بُعد، والحالات التي يجوز فيها للمؤسسة فيها إنهاء العمل عن بُعد.
9- سياسة السرية
من خلال سياسة السرية التي يضعها قسم الموارد البشرية، تحدد المؤسسة الموضوعات التي يتعين على الموظفين الالتزام بالحفاظ على سريتها، مع تقديم أمثلة عليها، وتضمين تلك السياسة بالعواقب المترتبة في حال مخالفتها، كما تشمل سياسة السرية الخطوات الواجب على الموظفين اتباعها للإبلاغ عن الممارسات غير الأخلاقية لفريق الموارد البشرية، مع التأكيد على توفير الحماية الكاملة لهم من أي عواقب قد تترتب على ذلك.
10- سياسة مدونة قواعد السلوك
تشير سياسة مدونة قواعد السلوك إلى توقعات المؤسسة من موظفيها فيما يخص سلوكياتهم داخل مكان العمل، وما هو مقبول وغير المقبول في تلك السلوكيات، بما يضمن الحفاظ على بيئة عمل آمنة ومريحة للجميع وضمان تعزيز المساءلة، وتشمل تلك السياسة قواعد اللباس، ومكافحة التحرش والتنمر، والالتزام بالمواعيد والانضباط، وقواعد استخدام مواقع التواصل الاجتماعي، والالتزام بالمواعيد، كما يتم تضمين السياسة بالإجراءات التأديبية المقرر اتخاذها حيال الموظفين المخالفين، مثل التنبيهات أو الإيقاف أو حتى إنهاء الخدمة.
11- سياسة مكافحة التحرش
تُعد سياسة مكافحة التحرش من أهم سياسات الموارد البشرية التي تحرص المؤسسات على وضعها بهدف تهيئة بيئة عمل مريحة وآمنة للموظفين، إذ تزود تلك السياسة الموظفين بمعلومات عن التحرش من حيث تعريفه سواء كان ذو طابع جنسي أو غير جنسي أو كان جسديًا أو لفظيًا، كما تتضمن الإرشادات الواجب اتباعها للإبلاغ عن حالات التحرش، والتأكيد على وجود ضمانات للتحقيق في أي شكاوى أو ادعاءات بجدية ومهنية.
12- سياسة العنف في مكان العمل
تحرص المؤسسات الناجحة على تبني سياسات مكافحة العنف في مكان العمل، من أجل خلق بيئة عمل صحية ومحفزة على الإنتاج، وضمان سلامة ورفاهية الموظفين، فمن خلال تلك السياسة يتم تعريف الموظفين ما هو العنف الذي قد يتعرضون له في مكان العمل، وما هي السلوكيات المحظورة، والإجراءات التأديبية المقرر اتخاذها عند مخالفة تلك السياسة.
13- سياسة التعويضات والمزايا
تُعد سياسة التعويضات والمزايا من أهم سياسات الموارد البشرية، فمن خلالها تحدد المؤسسة كيفية هيكلة رواتب الموظفين، من حيث موعد وطريقة صرف الرواتب للموظفين، مع توضيح تصنيفات الوظائف المختلفة، مثل الموظفين بدوام كامل ودوام جزئي والمعايير التي تحدد كل تصنيف، وكذلك رواتب الموظفين المؤقتين والمستقلين، بما يضمن توفير نهج منظم وعادل وشفاف يحقق الإنصاف والاتساق في الرواتب والمزايا.
وتشمل التعويضات والمزايا المذكورة في تلك السياسة: الرواتب، التأمينات، المكافآت، أجر العمل الإضافي، بدل السفر اليومي، التعويض عن المخاطر، خطط التقاعد.
14- سياسة الانضباط
تشير سياسة الانضباط إلى الإجراءات التأديبية التي يتخذها قسم الموارد البشرية عند التعامل مع الموظفين المخالفين لسياسات المؤسسة، إذ تحدد تلك السياسة مستويات الإجراءات التأديبية، والمدة الزمنية لكل منها، وما هي المستندات الواجب توافرها في كل مرحلة، كما تتضمن الإجراءات التي يتم اتباعها عند إبلاغ الموظفين بالقرارات التأديبية، وكيفية تظلم الموظف على أي إجراء تأديبي يراه غير عادل، وبالتالي فإن وضع سياسة الانضباط يؤدي إلى إرساء العدالة في مكان العمل.
15- سياسة فترات الاستراحة
يُعد حصول الموظفين على فترات استراحة خلال يوم العمل، حق أصيل من الحقوق التي نصت عليها قوانين العمل، الأمر الذي فرض على المؤسسات وضع سياسة خاصة تحدد مدة فترات الاستراحة وعدد الفترات التي يحق للموظف الحصول عليها، وما هي القواعد والقيود المتعلقة بها، مما يضمن حصول الموظفين على فترات راحة كافية لتجنب الإرهاق أو العمل الزائد دون استغلال الوقت الزائد أو إهداره، مما يساعد كل موظف على تنظيم يومه الوظيفي بكفاءة.
16- سياسة المحسوبية
تكلف المؤسسة قسم الموارد البشرية بإنشاء سياسة المحسوبية كوسيلة مهمة لتعزيز بيئة عمل قائمة على الجدارة والاستحقاق، ومن ثم تحسين سمعتها في سوق العمل، إذ تهدف تلك السياسة إلى منع المحاباة التي قد تحدث نتيجة وجود علاقات شخصية بين الموظفين، عند اتخاذ قرارات مثل التوظيف والترقية وصرف المكافآت، وغير ذلك.
وتتضمن سياسة المحسوبية تعريف المحسوبية والعلاقات المشمولة، وما هو تضارب المصالح المُحتمل، والمواقف المسموح بها أو المحظورة فيما يخص توظيف الأقارب، والإجراءات الواجب اتباعها عند تعيين أفراد من العائلة في نفس القسم أو المؤسسة، والإجراءات التأديبية الواجب اتخاذها عند انتهاك تلك السياسة.
17- سياسة الاتصالات الإلكترونية
يضع قسم الموارد البشرية سياسة الاتصالات الإلكترونية من أجل تنظيم التفاعلات الرقمية عبر الموارد الإلكترونية المستخدمة داخل المؤسسة، مما يضمن الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة من أي مخاطر إلكترونية مُحتملة، تشمل تلك السياسة التوقعات والمعايير المقبولة ومتطلبات الامتثال والإجراءات الأمنية عند استخدام البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والسجلات الإلكترونية السرية وبرامج المراسلة الفورية، وتوضح المؤسسة في سياسة الاتصالات حقها في مراقبة الموظفين خلال استخدامهم أجهزة الكمبيوتر والإنترنت الخاص بها.
18- سياسة إنهاء الخدمة
تحتاج عملية إنهاء العلاقة الوظيفية بين الموظف والمؤسسة إلى قواعد تحدد كيفية تنفيذها، لضمان حصول الموظف المغادر على حقوقه والتعامل معه بعدالة، وتجنب تعرض المؤسسة لأي مشكلة قانونية، لذلك يضع قسم الموارد البشرية السياسة الخاصة بإنهاء خدمة الموظف، التي تشمل أنواع إنهاء الخدمة سواء كانت نتيجة الاستقالة أو الإقالة أو انتهاء العقد، وفترة الإشعار قبل إنهاء الخدمة، والأسباب التي تؤدي إلى الفصل من الخدمة، والخطوات الواجب اتباعها في عملية الإنهاء، وما هي إجراءات ما بعد إنهاء الخدمة.
19- سياسة ساعات العمل والعمل الإضافي
توضع سياسة ساعات العمل والعمل الإضافي من قِبل قسم الموارد البشرية لأجل توضيح ساعات العمل اليومية، وآلية تسجيل الحضور والانصراف، وكيفية التعامل مع ساعات العمل الإضافية وآلية التعويض عنها سواء عن طريق الأجر الإضافي أو أي بدائل أخرى تعتمدها المؤسسة، مما يساهم في فهم كل موظف حقوقه وواجباته فيما يخص هذا الشأن.
20- سياسة الشكاوى
تُعد سياسة الشكاوى من أهم سياسات الموارد البشرية التي تساهم في خلق بيئة عمل صحية وإيجابية، فهي توضح إلى من يلجأ الموظف عندما يواجه مشكلة ما في عمله، وما هي الخطوات التي يجب اتباعها عند تقديم شكوى، وماذا يتعين على المؤسسة فعله عند تلقي أي شكوى من أي موظف، مما يضمن التعامل مع الشكاوى بسرعة وسرية واتخاذ قرارًا فوريًا حيالها.
21- سياسة تقييم الأداء والترقيات
يتعين على المؤسسات إرساء سياسة شفافة وعادلة حول كيفية تقييم الأداء الوظيفي للموظفين ومنحهم مكافآت على إنجازاتهم وأدائهم الجيد عن طريق الترقيات، إذ توضح سياسة تقييم الأداء والترقيات المعايير التي يتم على أساسها تقييم أداء كل موظف مثل مؤشرات الأداء الرئيسية والإنجازات الفردية ومدى التفاعل في بيئة العمل، وتحدد آليات التقييم وأنواع الترقية سواء كانت رأسية أو أفقية أو استثنائية، وكذلك آلية تنفيذ الترقية، مما يؤدي في النهاية إلى تحفيز الموظفين، وتعزيز الإنتاجية، وضمان نمو المؤسسة بكفاءة وعدالة.
22- سياسة استخدام ممتلكات المؤسسة
تتضمن تلك السياسة الإجراءات التي توضح كيفية استخدام الموظفين ممتلكات المؤسسة مثل الأدوات والمعدات والأجهزة، وما هي الشروط الواجب توافرها عند إعادة تلك الممتلكات، وكذلك العواقب المترتبة في حال عدم إعادة المعدات أو إعادتها تالفة أو غير صالحة للاستخدام.
نماذج سياسات الموارد البشرية
- يوضح لك نموذج سياسات الموارد البشرية بصيغة pdf التالي كيفية صياغة السياسات التي تساعد على إدارة الموظفين وتنظيم سير العمل داخل المؤسسة.
- من خلال نموذج سياسات الموارد البشرية بصيغة word، يمكنك التعرف على القواعد المُتبعة داخل المؤسسة فيما يتعلق بالتعامل مع الموظفين وإدارتهم.
كوّن فريق العمل المثالي مع صبّار
سواء كنت تبحث عن موظفين لتكوين فريق عمل استثنائي يحدث الفارق في عملك، أو تعاني نقصًا في الكوادر ولا ترغب في توقف شركتك بسبب نقص الموظفين؛ فإن صبّار للتوظيف هي خيارك الأفضل في كل الأحوال.
تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة من أفضل الكفاءات في مختلف التخصصات الجاهزة للانضمام إلى فريقك فورًا، سواء كان نظام العمل لديك بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو أون لاين، وتضمن لك دقة عالية في اختيار الموظفين باستخدام أحدث الأساليب في تحليل الكفاءات، كما تمكنك من إجراء مقابلة سريعة مع كل مرشح لاتخاذ قرارًا بشأن توظيفه.
الخاتمة:
تشكل سياسات الموارد البشرية مجموعة من القواعد والإرشادات التي تضعها المؤسسة لتنظيم بيئة العمل وإدارة الموظفين بشكل فعال. تهدف هذه السياسات إلى تحديد الإطار العام للسلوك المهني، وتعزيز الالتزام بالمعايير التنظيمية، مما يساعد على تقليل المخاطر القانونية وتحقيق العدالة بين الموظفين. تشمل هذه السياسات جوانب عديدة مثل التوظيف، التدريب، الحضور، الإجازات، والصحة والسلامة، حيث تحدد حقوق الموظفين وواجباتهم بوضوح لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
إلى جانب تنظيم بيئة العمل، تساهم سياسات الموارد البشرية في تحقيق أهداف المؤسسة وتعزيز ثقافتها، من خلال توفير الإرشادات اللازمة للمديرين والموظفين، وضمان اتخاذ قرارات عادلة ومتسقة. كما تغطي هذه السياسات مجالات حديثة مثل العمل عن بُعد، استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، عدم التمييز، ومكافحة التحرش، مما يساعد على بناء بيئة عمل إيجابية تحفّز الإنتاجيةوالاستقرار الوظيفي. يقوم قسم الموارد البشرية بتحديث هذه السياسات باستمرار لتواكب التطورات في سوق العمل وتلبي احتياجات المؤسسة والموظفين.
