Executive Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة درجة مئوية الطبية عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم الإدارة العليا من خلال تنظيم المهام الإدارية اليومية وضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وتذكير المدير/الرئيس بالمواعيد والجداول الزمنية.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها، وتوجيه البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية والمذكرات المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، وتنسيق توقيعها من المدير/الرئيس، وتوزيعها.
• حضور الاجتماعات وتسجيل وتحرير محاضرها.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بشكل منظم.
• إعداد وتقديم تقارير العمل، وتوثيقها، وحفظها.

إدارة الاتصالات والتوثيق

• استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتنظيم البريد الإلكتروني والمذكرات الرسمية الواردة والصادرة.
• إعداد جداول أعمال المدراء، وترتيب الاجتماعات، وحجز القاعات، ومتابعة الالتزامات اليومية.
• إعداد التقارير، وطباعة وتحرير الخطابات، وحفظ وترتيب الأرشيف (الورقي والإلكتروني).

الدعم اللوجستي والتنسيق

• التنسيق لترتيبات السفر والإقامة، واستقبال الضيوف وتنظيم الفعاليات.
• التنسيق الفعال مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمل.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو دور إداري مشابه.
• القدرة على تنظيم المواعيد وإدارة الجداول الزمنية بفعالية.
• مهارات ممتازة في إعداد المراسلات، تحرير المحاضر، وكتابة التقارير.
• القدرة على التعامل مع الوثائق والملفات وحفظها بدقة.

المهارات الشخصية

• الالتزام التام بالحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالعمل والإدارة.
• مهارات تواصل قوية وقدرة على التنسيق مع مختلف الأقسام.
• القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق وفي بيئة عمل ديناميكية.