Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن شركة خيل المدى للصناعة عن حاجتها لتوظيف سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، ويشمل ذلك إعداد الوثائق، وإدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة إملاءً بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ثم مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، تسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودوري.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهارات الأساسية

• إتقان مهارات الاختزال (الكتابة السريعة) والقدرة على تدوين الملاحظات بدقة.
• مهارات ممتازة في صياغة وتنسيق المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
• القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية والتعامل مع الزوار بمهنية.
• مهارات تنظيمية عالية في إدارة الجداول الزمنية وتنسيق الاجتماعات.
• القدرة على إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات بكفاءة.

تفاصيل الوظيفة وموقع العمل

• نوع الوظيفة: دوام كامل.
• موقع العمل: جدة، مكة المكرمة.
• الراتب: غير معلن.

التقديم على الوظيفة

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم. سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين لإجراء المقابلات.