مطلوب مساعدة شخصية وتنفيذية – Full Time

نبحث عن مساعدة شخصية وتنفيذية ذات كفاءة عالية للعمل بشكل مستمر، تكون قادرة على تنظيم وإدارة العديد من جوانب الحياة العملية والشخصية، والمساعدة في تخفيف ضغط المهام اليومية وضمان إنجازها ومتابعتها بكفاءة.

الدور يتطلب شخصية ذكية، منظمة، سريعة البديهة، لبقة جدًا في التواصل، وتتمتع بمهارات قوية في العلاقات العامة والتعامل مع مختلف الأشخاص والجهات، مع مستوى عالٍ من السرية والاحترافية.

المهام والمسؤوليات:

• تنظيم وإدارة جدول المواعيد والاجتماعات والالتزامات اليومية.
• ترتيب الأولويات ومتابعة المهام والتأكد من إنجازها في مواعيدها.
• تنسيق الاجتماعات والمكالمات والمواعيد ومتابعة ما ينتج عنها.
• إدارة وتنظيم المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات عند الحاجة.
• التواصل والمتابعة مع الشركات، الشركاء، الموردين، العملاء والجهات المختلفة.
• المساعدة في العلاقات العامة (PR) وبناء وتنظيم شبكة العلاقات والتواصل المهني.
• تنسيق بعض المواعيد والالتزامات والمهام المتعلقة بالحياة الشخصية.
• تنظيم السفر والحجوزات والترتيبات المختلفة عند الحاجة.
• إعداد الخطابات والمراسلات والتقارير والملفات البسيطة ومتابعتها.
• تذكيري بالالتزامات المهمة ومتابعة الأمور التي تحتاج إلى قرارات أو إجراءات.
• البحث وجمع المعلومات المطلوبة بسرعة وتقديمها بصورة منظمة ومختصرة.
• متابعة عدة مهام ومشاريع في الوقت نفسه والتأكد من عدم نسيان أو تأخير أي منها.
• التعامل مع المهام الطارئة واليومية بسرعة ومرونة.
• المحافظة على سرية تامة لجميع المعلومات الشخصية والتجارية والمالية التي يتم الاطلاع عليها.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة جدًا.
• مهارات قوية في العلاقات العامة والتواصل والتفاوض.
• شخصية اجتماعية ولبقة وتعرف كيف تتعامل مع مختلف الشخصيات والمستويات الإدارية.
• قدرة عالية على المتابعة وعدم انتظار التوجيه في كل تفصيلة.
• سرعة بديهة وقدرة على حل المشكلات واتخاذ التصرف المناسب.
• إجادة التعامل مع البريد الإلكتروني، التقويم، الملفات وبرامج العمل المكتبية.
• القدرة على صياغة رسائل ومراسلات احترافية.
• الدقة الشديدة والانتباه للتفاصيل.
• المرونة والقدرة على التعامل مع ضغط العمل وتغير الأولويات.
• الأمانة والخصوصية والسرية شرط أساسي جدًا.
• يفضّل وجود خبرة سابقة كمساعدة شخصية أو Executive Assistant أو في العلاقات العامة.

نبحث عن شخص يكون بمثابة اليد اليمنى في التنظيم والمتابعة، وليس مجرد منفذ للمهام؛ شخص يفهم الأولويات، يتابع التفاصيل، يبادر، ويضمن أن الأمور تسير بالشكل المطلوب في الحياة العملية والشخصية.

سيتم تقييم المتقدمات بعناية، وقد يتم إجراء مقابلة واختبار عملي قبل التعاقد.