Executive Secretary📣 Job Ad

مقدمة عن الوظيفة

تبحث شركة العوجان للوازم الصناعة والخدمات عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في الدمام، المنطقة الشرقية. يمثل هذا الدور بدوام كامل دعماً أساسياً للإدارة، حيث يتولى تنظيم المواعيد، إعداد المذكرات، إجراء المراسلات، وحضور الاجتماعات لتحرير محاضرها، بالإضافة إلى إعداد وتقديم تقارير العمل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بشكل فعال.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها بمهنية.
• إيصال البريد والمراسلات الرسمية إلى المدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية والمذكرات المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، وتنسيق توقيعها من المدير/الرئيس، وتوزيعها.
• حضور الاجتماعات، وتسجيل محاضرها، وتحريرها بدقة.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة وآمنة.
• إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية، وتوثيقها، وحفظها.

إدارة المراسلات والوثائق

يتضمن الدور مسؤولية محورية في إدارة تدفق المعلومات والمستندات داخل وخارج الشركة. يشمل ذلك صياغة المذكرات الداخلية، وتنسيق المراسلات الخارجية وتوقيعها وتوزيعها، بالإضافة إلى تنظيم وحفظ جميع الوثائق والملفات الهامة المتعلقة بأعمال الإدارة لضمان سهولة الوصول إليها وسريتها.

الخبرة المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو في دور إداري مشابه. يجب أن يمتلك المرشح القدرة على التعامل مع المهام المتعددة بفعالية ودقة، مع إظهار مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.

تفاصيل العمل والموقع

تتوفر هذه الفرصة الوظيفية بدوام كامل في الدمام، المنطقة الشرقية. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن بيئة مهنية داعمة تساهم في تحقيق الأهداف الإدارية لشركة العوجان للوازم الصناعة والخدمات.

دعوة للتقديم

ندعو المرشحين المؤهلين الذين يمتلكون الخبرات والمهارات المطلوبة للتقدم لهذه الوظيفة والانضمام إلى فريق عملنا الملتزم. هذه فرصة للمساهمة في بيئة عمل ديناميكية وداعمة.