Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث مؤسسة أعمال زام للخدمات اللوجستية عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري شامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية للمكتب بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المختصرة ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة، بما في ذلك فرزها وتوجيهها، وتلقي الرسائل، والإجابة على الاستفسارات، وتحويل المكالمات إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على المستلمين.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، بما في ذلك فحص الطلبات، وتحديد جداول المشاركين، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية وإدارية قوية لترتيب المواعيد وتنظيم سير العمل.
• قدرة عالية على إدارة الاتصالات الشفهية والمكتوبة بكفاءة.
• إتقان إعداد وتنسيق الخطابات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
• مهارة في تدوين الملاحظات وحفظ السجلات والوثائق.
• القدرة على التعامل مع أنظمة حفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

موقع العمل ونوعه

يقع مقر العمل في جدة، مكة المكرمة. الوظيفة بدوام كامل، وتتطلب التواجد في المكتب لدعم العمليات اليومية وضمان استمرارية سير العمل.

التقديم للوظيفة

ندعو المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذه الفرصة ضمن مؤسسة أعمال زام للخدمات اللوجستية.