Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة الكيان للديكور عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، ضمن منطقة مكة المكرمة. هذا الدور متاح بنظام الدوام الكامل، ويهدف إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير والإدارة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة.

الغرض من الوظيفة

يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية دعم المدير أو الإدارة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار. كما يساهم الدور في تنسيق المشاريع الأساسية وتنظيم جداول الأعمال، مما يعزز الفعالية التشغيلية للمكتب.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ويسهل الوصول إليه.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تنظيم وإدارة الوثائق والسجلات بكفاءة عالية.
• مهارات تواصل ممتازة للتعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.
• القدرة على تنسيق الجداول الزمنية والمواعيد بدقة وفعالية.

موقع العمل ونوعه

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في مدينة جدة، ضمن منطقة مكة المكرمة. الوظيفة متاحة بنظام الدوام الكامل، مما يتطلب التزاماً كاملاً بساعات العمل المحددة.

معلومات إضافية

الراتب المخصص لهذه الوظيفة غير معلن. ندعو الكفاءات المهتمة التي تستوفي المتطلبات المذكورة للتقدم لهذه الفرصة.