Secretary

نبذة عن الدور

تبحث الجامعة العربية المفتوحة عن سكرتير بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال تنظيم الوثائق، إدارة الاتصالات، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وجداول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار بفعالية.
• مهارات ممتازة في تنظيم الوقت وتنسيق المهام.

المهارات المطلوبة

• إتقان مهارات الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات.
• مهارات اتصال قوية للتعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار.
• القدرة على تنظيم الملفات والسجلات بدقة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إعداد التقارير والمستندات.

بيئة العمل

يعمل السكرتير في بيئة أكاديمية ديناميكية ضمن الجامعة العربية المفتوحة في جدة، مكة المكرمة. يتطلب الدور التزاماً بالعمل بدوام كامل لدعم العمليات الإدارية اليومية.

معلومات إضافية

الراتب لهذا الدور غير معلن وسيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات.