Secretary

نبذة عن الدور

تعلن شركة مصنع بن لادن لنجارة الخشب عن حاجتها لتعيين سكرتير للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير والإدارة، ويتطلب خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

الغرض من الوظيفة

يتمثل الغرض الأساسي لهذه الوظيفة في دعم العمليات اليومية للمدير والإدارة من خلال إدارة الوثائق، وتنظيم الاتصالات الهاتفية والتعامل مع الزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال بكفاءة وفعالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات والمراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين القاعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات، وضمان تنظيم جميع المستندات بشكل منهجي.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في دور سكرتير أو مساعد إداري.
• مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• القدرة على إدارة الاتصالات الهاتفية والبريد بفعالية.
• مهارات تنظيمية عالية والقدرة على إدارة الجداول الزمنية والمواعيد.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.

موقع العمل ونوع التوظيف

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في مكة المكرمة، وتتطلب التزاماً بالعمل بدوام كامل ضمن بيئة مكتبية منظمة. سيعمل شاغل الوظيفة بشكل وثيق مع الإدارة العليا لضمان سير العمليات بسلاسة.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة غير معلن وسيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات خلال عملية التوظيف. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.