Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث شركة درع المدينة للمقاولات عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة، مما يجعله فرصة ممتازة للمرشحين الطموحين في بداية مسيرتهم المهنية.

الغرض من الوظيفة

يتولى المساعد الإداري مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية. كما يشمل الدور إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر، مما يساهم في دعم الكفاءة التشغيلية للوحدة التنظيمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على الأطراف المعنية.
• فتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات الخاصة وحفظ المعاملات بأسلوب يسهل الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال إداري ذي صلة.
• القدرة على متابعة تنفيذ القرارات الإدارية بفعالية.
• مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة البريد والمواعيد والملفات.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إنجاز المهام الإدارية.
• القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء.

بيئة العمل

يقع مقر العمل في المدينة المنورة، ويكون الدوام بنظام الدوام الكامل. هذه الفرصة مناسبة للمرشحين الذين يبحثون عن دور إداري داعم في بيئة عمل منظمة.