Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة أشجان نجد عن حاجتها لتعيين سكرتير للانضمام إلى فريق عملها في الرياض. هذه الوظيفة بدوام كامل وتهدف إلى توفير دعم إداري شامل لضمان سلاسة العمليات اليومية وفعالية سير العمل.

الهدف من الدور

يهدف هذا الدور إلى تقديم دعم إداري فعال وموثوق للمدير أو الإدارة العليا. يشمل ذلك المساهمة في تنظيم سير العمل من خلال إعداد الوثائق، إدارة الاتصالات الهاتفية واستقبال الزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال بكفاءة عالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق لسهولة الرجوع إليها.

المؤهلات والخبرات

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يجب أن يمتلك المرشح القدرة على إدارة المهام المتعددة بفعالية والعمل ضمن بيئة مكتبية منظمة، مع إتقان مهارات الاتصال والتنظيم.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في الرياض. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن فريق داعم في بيئة عمل منظمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة والإنتاجية في جميع المهام الإدارية.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة غير معلن وسيتم تحديده بناءً على المؤهلات والخبرة العملية للمرشح. ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم الشروط للتقديم لهذه الفرصة المهنية.